Actes de l’état civil

Il s’agit ici des actes de naissance, des actes de mariage, des actes de décès, des actes de reconnaissance d’un enfant et de certains jugements qui concernent ou modifient l’état civil d’une personne.

L’information ci-dessous est destinée aux Belges, qu’ils aient leur résidence en Belgique ou à l’étranger.

Les étrangers qui habitent en Belgique doivent s’adresser directement à l’administration concernée en Belgique ou à l’étranger. Ceci vaut également pour les étrangers qui habitent à l’étranger et pour lesquels un acte de l’état civil a été dressé par une administration communale en Belgique ou en faveur desquels un jugement a été prononcé par un tribunal belge. Ils doivent s’adresser directement à l’administration communale ou au tribunal concerné(e), ou encore faire appel à l’assistance de leur représentation diplomatique ou consulaire en Belgique. Le SPF Affaires étrangères n’intervient en aucun cas pour des personnes ne possédant pas la nationalité belge.

Belges possédant une double nationalité: le SPF Affaires étrangères n’intervient pas pour des Belges possédant également la nationalité du pays où l’acte a été dressé.

Pour une bonne compréhension de l’information ci-dessous: 

  • Un extrait d’un acte de l’état civil est une reproduction écourtée du contenu de cet acte et n’en contient que les éléments essentiels;
  • Une copie littérale, également appelée copie complète ou expédition ou copie intégrale, reproduit le contenu de l’acte dans son intégralité. Une expédition d’un acte/jugement se présente souvent sous la forme d’une photocopie certifiée conforme du document.
  • Légalisation: authentification de la signature apposée sur un document.
  • Apostille: forme de légalisation telle que définie par la Convention de La Haye sur l’Apostille du 05/10/1961. L’Apostille est apposée par les autorités compétentes du pays où le document a été établi (pour les documents belges, il s’agit du service « Légalisations » du SPF Affaires étrangères à Bruxelles - voir légalisation). Les consulats belges de carrière n’apposent donc aucune Apostille sur des documents belges, ni sur des documents étrangers.

 

Comment obtenir un acte de l’état civil ?

1. Acte de l’état civil belge  
2. Acte de l’état civil étranger  
2.1. Acte de décès étranger

 

1. Acte de l’état civil belge

Pour une copie littérale ou un extrait d’un acte de l’état civil dressé en Belgique, veuillez-vous adresser directement à l’administration communale belge qui a dressé l’acte.

Ceci vaut également si vous résidez à l’étranger et êtes inscrit auprès d’un consulat de carrière belge. Vous ne pouvez pas faire appel à ces instances, ni au Service Etat civil du SPF Affaires étrangères, ni à la représentation consulaire belge sur place, pour effectuer les démarches nécessaires.


2. Acte de l’état civil étranger - 3 possibilités

a) L’acte a été transcrit dans les registres de l’état civil d’une commune belge

Les actes étrangers peuvent être transcrits en Belgique dans le registre de l’état civil de votre commune de résidence actuelle ou de la commune où vous vous êtes établi après votre retour de l’étranger.

Si vous n’avez pas de domicile ou de résidence en Belgique, l’acte peut être transcrit au registre de l’état civil, dans l’ordre suivant:

  • de votre dernier domicile en Belgique;
  • du domicile de vos parents en ligne ascendante (père, mère, grand-père, grand-mère);
  • de la commune belge où vous êtes né;
  • de la Ville de Bruxelles.

Sont concernés tous les actes de l’état civil relatifs aux Belges qui sont revenus en Belgique ou qui résident encore toujours à l’étranger.

Il est vivement conseillé de faire transcrire, dans le registre courant de l’état civil, tout acte de l’état civil étranger se rapportant à un Belge ou un membre belge de sa famille (ex. époux/épouse, enfant). La demande de transcription est adressée à l’officier de l’état civil par l’intéressé lui-même, son représentant légal (parent, tuteur) ou le Procureur du Roi.

Le SPF Affaires étrangères et les représentations consulaires belges n’ont pas vocation à intervenir.

Même si l’acte étranger comporte des fautes ou des mentions fautives, il peut être transcrit. Après quoi l’administration communale peut demander une correction à l’intervention du Procureur du Roi.

Pour obtenir des extraits ou des copies d’actes qui ont été transcrits dans les registres de l’état civil d’une commune belge, veuillez-vous adresser directement à l’administration communale.


b) L’acte a été déposé auprès du SPF Affaires étrangères et se trouve actuellement dans les archives de la Ville de Bruxelles

Jusqu’au 4 avril 2011, certains actes de l’état civil dressés hors du Royaume et relatifs à des Belges ayant leur résidence à l’étranger pouvaient être déposés dans les archives du SPF Affaires étrangères.

 
Demande d’une copie/d’un extrait d’un acte déposé auprès de l’officier de l’état civil de Bruxelles :

  • au guichet : Boulevard Anspach, 6, 1er étage – Service état civil – 1000 Bruxelles
  • par e-mail : etatcivil.dem@brucity.be
  • par la poste : Ville de Bruxelles - Service Etat civil - Extraits - Boulevard Anspach 6 - 1000 Bruxelles
  • par fax : + 32 (0)2 279 35 79
  • téléphone pour questions du public : + 32 (0)2 279 34 35

 
Quels actes/jugements de l’état civil étrangers ont-ils été déposés ?

L’acte ou jugement :

  • concerne un Belge;
  • a été dressé ou prononcé par une autorité étrangère compétente;
  • le Belge concerné avait son domicile à l’étranger au moment du dépôt

Lors du dépôt d’un acte de l’état civil étranger concernant un Belge, la référence sous laquelle le document a été conservé a été communiquée à l’intéressé ou son représentant légal (parent, tuteur).

 
Limitation des pays dont les actes/jugements pouvaient être déposés:

  • Depuis le 18/08/1988, plus aucun acte dressé dans les Etats Membres du Conseil de l’Europe, aux Etats-Unis d’Amérique et au Canada ne pouvait être déposé.
  • Depuis le 23/02/2001, plus aucun acte dressé dans les Etats Membres de l’Union Européenne ne pouvait être déposé.
  • A partir du 01/10/2004, seuls les actes du Congo (RDC), du Burundi et du Rwanda pouvaient encore être déposés.
  • Depuis le 04/04/2011, plus aucun acte de l’état civil étranger ne peut être déposé.


c) L’acte n’a pas été transcrit dans une commune belge et ne se trouve pas dans les archives de la Ville de Bruxelles

Vous devez demander vous-même l’acte de l’état civil auprès de l’autorité étrangère.

Vous devez vous informer auprès de l’autorité étrangère quant à la procédure pour obtenir l’acte soit personnellement, soit via votre famille, un avocat ou un notaire sur place.

Vous ne pouvez pas faire appel au Service Etat civil du SPF Affaires étrangères et/ou à une représentation consulaire belge pour accomplir les démarches nécessaires.

Si vous êtes un étranger résidant en Belgique, vous pouvez vous adresser à votre ambassade ou consulat en Belgique pour de plus amples informations.

Les attestations d’état civil délivrées par une ambassade ou un consulat étranger ne sont pas considérées en Belgique comme des actes de l’état civil. 

 

2.1. Acte de décès étranger

Le SPF Affaires étrangères peut intervenir dans la demande d’un acte de décès étranger si:

  • le défunt possédait la nationalité belge;
  • le défunt possédait la double nationalité, à savoir, en plus de la nationalité belge, une nationalité étrangère différente de celle du pays où le décès a eu lieu.

Dans ce cas, vous devez vous adresser à l’administration communale du dernier domicile du défunt en Belgique. L’officier de l’état civil de ce lieu devra adresser une demande au SPF Affaires étrangères (adresse: SPF Affaires étrangères, Service Etat civil, Rue des Petits Carmes 15, 1000 Bruxelles).

La délivrance d’un acte de décès par une autorité étrangère peut entraîner des frais. Dans ce cas, nous demanderons à l’administration communale de verser une provision. Si, après paiement de tous les frais (délivrance de l’acte, légalisation, frais divers), il reste encore de l’argent, ce solde sera remboursé.

L’acte de décès ne vous sera pas envoyé à vous, mais à l’officier de l’état civil de l’administration communale (donc, en principe, l’administration communale du dernier domicile du défunt en Belgique) qui en a fait la demande à votre place.

Il n’y a aucune garantie que nos démarches produisent un résultat. Nous ne pouvons pas non plus prévoir dans quel délai la demande obtiendra satisfaction. 


FAQ

1. Que devez-vous faire avec l’acte de l’état civil étranger que vous avez obtenu?

Faire transcrire les actes de l’état civil étrangers relatifs à des ressortissants belges dans les registres de l’état civil en Belgique.

Les actes étrangers peuvent être transcrits en Belgique dans le registre de l’état civil de votre domicile en Belgique ou de la première commune où vous vous êtes établi après votre retour de l’étranger.

Si vous n’avez pas de domicile ou de résidence en Belgique, vous pouvez faire transcrire les actes au registre de l’état civil, dans l’ordre suivant:

  • de votre dernier domicile en Belgique;
  • du domicile de vos parents en ligne ascendante (père, mère, grand-père, grand-mère);
  • de la commune belge où vous êtes né;
  • de la Ville de Bruxelles.

Une fois l’acte transcrit, vous pouvez à tout moment en obtenir facilement des copies ou des extraits auprès de l’administration communale compétente. Avec le temps, obtenir une copie ou un extrait peut, dans certains pays, s’avérer très difficile, voire même impossible (p.ex. parce que le registre de l’état civil a été détruit au cours d’une guerre ou suite à une catastrophe naturelle).


2. A quelles condition un acte de l’état civil ou un jugement du tribunal étranger doit-il répondre pour être reconnu en Belgique ?

L’acte de l’état civil étranger doit avoir été dressé par l’autorité locale compétente, dans la forme courante de ce pays.

La copie de l’acte doit avoir été délivrée par l’autorité étrangère qui l’avait dressé à l’origine. L’expédition d’un jugement doit avoir été délivrée par le greffe du tribunal qui a prononcé le jugement ; en outre, une preuve que le jugement est définitif (= coulé en force de chose jugée) doit être produite.

Si nécessaire, les actes étrangers doivent être  légalisés par les autorités locales compétentes et par la représentation consulaire de carrière belge compétente, ou munis de l’Apostille apposée sur l’acte par les autorités compétentes du pays où l’acte a été dressé.

Les actes rédigés dans une langue étrangère doivent être traduits par un traducteur juré en néerlandais, français ou allemand, suivant la langue officielle de la commune où l’acte sera transcrit.

En Belgique, la liste des traducteurs jurés peut être obtenue auprès du greffe du Tribunal de Première Instance. La signature d’un traducteur juré doit également être légalisée.


3. Comment pouvez-vous obtenir un carnet de mariage si votre mariage a été célébré à l’étranger ?

Si votre acte de mariage a été transcrit au registre de l’état civil d’une commune belge, vous pouvez demander un carnet de mariage à l’administration communale de cette commune.


4. Un acte de l’état civil belge est-il valable à l’étranger ?

Seules les autorités étrangères peuvent prendre une décision à ce sujet.

L’acte que vous utiliserez à l’étranger devra, dans certains cas, être légalisé ou apostillé et/ou accompagné d’une traduction dans la langue du pays où le document sera utilisé. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez-vous adresser à l’autorité étrangère compétente du pays concerné ou à sa représentation diplomatique ou consulaire en Belgique.