Actes d'état civil


Il s’agit des actes de naissance, actes de mariage, actes de décès, actes de reconnaissance d’un enfant et certains jugements qui concernent ou modifient l’état d’une personne.

Les informations ci-dessous sont destinées aux Belges qu’ils aient leur résidence en Belgique ou à l’étranger.

Les étrangers qui habitent en Belgique doivent s’adresser directement à l’administration concernée en Belgique ou à l’étranger. Ceci vaut aussi pour les étrangers qui habitent à l’étranger et, pour qui un acte de l’état civil a été rédigé par une commune belge ou pour qui un jugement a été prononcé par un tribunal belge. Ils doivent s’adresser directement auprès de la commune concernée ou le tribunal concerné ou solliciter l’intervention de leur représentation diplomatique ou consulaire en Belgique. Le SPF Affaires étrangères n’intervient en aucun cas pour les personnes qui ne possèdent pas la nationalité belge.

Les belges qui possèdent une double nationalité : Le SPF Affaires Etrangères n’intervient pas pour les belges qui possèdent encore la nationalité du pays ou l’acte a été établi.

Pour une bonne compréhension de cette information :

  • Un extrait d’un acte de l’état civil est une version résumée du contenu de cet acte et contient seulement leurs éléments essentiels.µ
  • Une copie littérale, également appelée copie entière ou expédition  ou copie intégrale, donne l’ensemble du contenu de cet acte. L’expédition d’un acte/jugement vient souvent sous la forme d’une photocopie certifiée conforme de cet acte.
  • La légalisation : l’attestation de la véracité de la signature apposée sur un document.
  • L’apostille : est une forme de légalisation telle que décrite dans la Convention de La Haye du 05/10/1961 ; L’apostille est posée par l’autorité compétente du pays ou le document a été établi (pour les documents belges il s’agit du service « Légalisations » du SPF Affaires Etrangères à Bruxelles – consultez la page de garde de ce site). Les consulats de carrière belges n’apposent donc pas d’Apostille ni sur des documents belges ni sur des documents étrangers.
  • C.C. : Code civil.

 

Procédure pour obtenir un acte de l'état civil

1. Acte de l’état civil belge

2. Acte de l’état civil étranger

2.1. Acte de décès étranger

3. FAQ

 

1. Acte de l’état civil belge

Si l’acte de l’état civil dont vous souhaitez obtenir une copie ou un extrait a été dressé en Belgique, vous devez vous adresser directement à l’administration communale belge qui a établi l’acte.

Ceci vaut également si vous résidez à l’étranger et que vous êtes inscrit auprès d’un consulat de carrière belge. Vous ne pouvez pas solliciter l’intervention de ces instances ni le service "Etat civil" du SPF Affaires étrangères, ni la représentation consulaire belge sur place pour les démarches nécessaires à l’obtention de ces documents.


2. Acte de l’état civil étranger

Avant d’entamer toute démarche pour obtenir un acte de l’état civil établi à l’étranger, assurez-vous que :


L’acte de l’état civil a été transcrit dans les registres d’état civil d’une administration communale belge (article 48 du Code civil) :

Un acte de l'état civil vous concernant et fait en pays étranger peut être transcrit sur les registres de l'état civil de la commune de votre domicile ou de votre premier lieu d'établissement après votre  retour sur le territoire du Royaume. En l'absence de domicile ou de résidence en Belgique, la transcription d'un acte  peut se faire sur les registres de l'état civil de la commune de votre  dernier domicile en Belgique  ou de l'un de vos  ascendants (père, mère, grand-père, grand-mère) ou de la commune de votre  lieu de naissance ou encore, à défaut, sur les registres de l'état civil de la Ville de Bruxelles.

Il s’agit de tous les actes de l’état civil qui concernent les belges qui sont retournés en Belgique ou encore habitent à l’étranger.

Il est absolument conseillé de faire transcrire les actes étrangers concernant  un belge ou un membre belge de la famille (époux/épouse, enfant) dans les registres courants de l’état civil d’une commune en Belgique.

L’intéressé lui-même, son représentant légal (parent, tuteur) ou le Procureur du Roi introduit la requête de transcription auprès de l’Officier de l’état civil. En aucun cas le SPF Affaires étrangères ou les postes consulaires n’interviennent pour cette démarche.

Les actes qui contiennent des fautes ou des mentions fautives peuvent être transcrits. L’administration communale peut ensuite en demander la correction auprès du Procureur du Roi.

Pour obtenir des extraits ou des expéditions d’actes qui ont été transcrits dans les registres de l’état civil d’une commune belge, adressez-vous directement à l’administration communale.

L’acte de l’état civil a été déposé au SPF Affaires étrangères à Bruxelles.

Jusqu’au 4 avril 2011, certains actes de l’état civil établis en dehors du Royaume concernant des belges qui avaient leur résidence à l’étranger, étaient déposés dans les archives du service « Dépôt Actes » du SPF Affaires Etrangères.


Numéro du dépôt :

Lors du dépôt de l’acte étranger de l’état civil concernant un belge, il était attribué à la personne concernée ou son représentant légal (parent, tuteur…), le numéro sous lequel l’acte était conservé.


Quels actes/jugements étrangers de l’état civil étaient-ils déposés :

L’acte ou le jugement :

  • Concernant un Belge.
  • Etabli ou prononcé par une autorité étrangère compétente.
  • Au moment du dépôt, l’intéressé belge avait sa résidence à l’étranger.
  • (les actes/jugements  entachés d’erreurs manifestes ou ceux contrevenant à l’ordre public belge ne sont pas déposés)


Restriction des pays dont les actes/jugements sont déposés :

La loi du 14 juillet 1966 relative à certains actes d’état civil établis en dehors du Royaume prévoit, dans certains cas, le dépôt dans les archives du Département d’actes (ou de jugements) concernant l’état civil, établis à l’étranger et concernant des Belges qui y ont leur lieu de résidence.

Depuis le 18/08/1988, il a été décidé de ne plus accepter en dépôt les actes établis dans les Etats membres  du Conseil de l’Europe, aux Etats-Unis d’Amérique et au Canada.

Depuis le 23/02/2001, il a été décidé de ne plus accepter en dépôt les actes établis dans les Etats membres de l’Union européenne.

Depuis le 21/09/2004, il a été décidé de ne plus accepter en dépôt que des actes dressés au Congo (R.D.), au Burundi ou au Rwanda.

Depuis le 04/04/2011, plus aucun acte d’état civil étranger ne peut encore être accepté en dépôt.


Pour obtenir des extraits ou copies d'actes déposés au SPF Affaires étrangères

Vous devez vous adresser, par écrit, à l'adresse suivante:

SPF Affaires étrangères
Service Dépôt-Actes
Rue des Petits Carmes 15
1000 Bruxelles

Vous pouvez également envoyer votre demande par fax au numéro +32.2.501.84.69 ou par courriel à l'adresse actes@diplobel.fed.be.

Seules les demandes introduites par les personnes stipulées à l’article 48 du Code Civil seront répondues.

Aucune suite ne sera donnée aux demandes par téléphone. La délivrance de copies / extraits d'actes ou de jugements d'état civil étrangers se fait gratuitement.

Pour pouvoir mieux vous assister, nous vous remercions de bien vouloirfaire votre demande avec le formulaire (DOC, 30 Kb) ci-joint. Un formulaire doit être rempli par type d’acte demandé.

Les formulaires de demande doivent être signés et datés.


L’acte d’état civil étranger n’a pas été transcrit dans une commune belge et n’a pas été déposé au SPF Affaires Etrangères

Il vous appartient de demander l’acte de l’état civil auprès de l’autorité étrangère.

En aucun cas le service "Etat civil" du SPF Affaires étrangères (C 3.2) et/ou la Représentation belge sur place ne se chargera d’intervenir pour vous dans les démarches nécessaires à l’obtention de ces documents.

  • Vous pouvez obtenir vous-même l'acte de l'état civil soit en introduisant une demande (en ligne ou par écrit) auprès de l’autorité compétente locale (par autorité compétente locale on entend le bureau de l’état civil qui a passé l’acte et non pas la Représentation belge sur place), soit pendant votre séjour à l'étranger en le demandant à l'autorité locale compétente.
  • Des amis, de la famille à l'étranger, un notaire ou un avocat local, pourraient éventuellement le demander pour vous. En principe, ils peuvent également se charger de la légalisation et du paiement de tous les frais (de délivrance et de légalisation).

Si vous êtes un étranger résidant en Belgique, vous pouvez vous adresser à votre ambassade ou consulat en Belgique et y obtenir toute information complémentaire.

Les attestations d’état civil délivrées par un consulat de carrière belge ne sont pas considérées comme des actes d’état civil. 

2.1. Acte de décès étranger

Le  SPF Affaires Etrangères peut éventuellement intervenir pour demander un acte de décès étranger à condition que la personne décédée possède la nationalité belge ou si la personne décédée possédait une double nationalité, c’est-à-dire, la nationalité belge et une nationalité étrangère qui n’est pas la nationalité du pays ou le décès a eu lieu.

Si vous remplissez les conditions pour pouvoir faire appel à notre intervention pour l’obtention d’un acte de décès, adressez-vous à la commune du dernier domicile en Belgique de la personne décédée. L’Officier de l’état civil de cette commune devra adresser une demande auprès du SPF Affaires Etrangères (adresse : SPF Affaires Etrangères, Service de l’état  civil, Rue des Petits Carmes 15, 1000 Bruxelles).

Sachez que la délivrance d’un acte par l’autorité étrangère  peut occasionner des frais. Si tel est le cas, nous demanderons à l’administration communale de verser une provision pour couvrir ces frais. Si après le paiement de tous les frais (délivrance de l’acte, légalisation, frais divers) il reste un solde en votre faveur, le solde sera remboursé.

L’acte obtenu ne vous sera pas transmis directement mais à l’administration communale  (en principe donc l’administration communale du dernier domicile du défunt en Belgique) qui en aura fait la demande à votre place. En outre, l’aboutissement de nos démarches ne peut être assuré pas plus que le délai y inhérent ne peut être précisé. 


3. FAQ

3.1. Que faire de l’acte de l'état civil étranger que vous avez obtenu?

Faire transcrire dans les registres de l’état civil en Belgique, les actes de l'état civil étrangers qui concernent des Belges (article 48 du Code Civil).

Les actes étrangers peuvent être transcrits, en Belgique, dans les registres de l'état civil de la commune de votre domicile actuel, ou de votre premier lieu d'établissement après votre retour en Belgique. Si vous n'avez ni domicile ni résidence en Belgique, vous pouvez faire transcrire l'acte dans les registres de l'état civil de la commune de votre dernier domicile en Belgique ou de la commune de domicile de vos ascendants ou de celle de votre lieu de naissance en Belgique ou, à défaut, à la ville de Bruxelles.

Une fois l'acte transcrit, vous pouvez en obtenir facilement des copies ou des extraits auprès de l'administration belge compétente. Avec le temps, obtenir une copie ou un extrait de ce même document peut s'avérer, dans certains pays, très difficile voire parfois impossible (p.ex. parce que les registres de l'état civil ont été détruits pendant une guerre ou suite à des catastrophes naturelles).


3.2. Quelles conditions doit remplir l'acte d'état civil ou un jugement étranger pour être reconnu en Belgique ?

L'acte d'état civil étranger doit avoir été dressé par l'autorité locale étrangère compétente et dans la forme usuelle dans ce pays.

La copie littérale de l'acte doit avoir été délivré par l'autorité étrangère qui l'a initialement dressé ou, pour l’expédition d’un jugement, par le greffe du tribunal qui a rendu le jugement avec la preuve que le jugement est définitif (= coulé en force de chose jugée).

Les actes étrangers doivent, le cas échéant, être légalisés par l’autorité locale compétente et ensuite par le consulat de carrière belge compétent ou apostillés par les services compétents du pays ou l’acte a été établi. Plus d’informations sur LEGALISATION/APOSTILLE.

Pour des informations complémentaires sur la légalisation de document et la légalisation par Apostille (Convention  de la Haye du 05/10/1961) : Voir plus haut sous la rubrique Légalisation des documents sur la première page de ce site web.

Les actes qui ont été rédigés dans une langue étrangère doivent être traduits par un traducteur juré en néerlandais, français ou allemand, en fonction de la langue de la commune belge dans laquelle l'acte sera transcrit.

En Belgique, la liste des traducteurs jurés peut être obtenue au greffe du tribunal de première instance. La signature d'un traducteur juré étranger doit aussi être légalisée. Plus d’information sur LEGALISATION/APOSTILLE.


3.3. Comment obtenir un carnet de mariage si vous vous êtes mariés à l'étranger ?

Si votre acte de mariage a été transcrit dans les registres de l'état civil d'une commune en Belgique, vous devez vous adresser à cette administration communale.


3.4. Un acte de l'état civil belge est-il valable à l'étranger ?

Seule l’autorité étrangère en décidera.

L'acte belge que vous utiliserez à l’étranger devra, le cas échéant, être légalisé/apostillé et /ou traduit dans la langue du pays ou le document sera utilisé. Informez-vous auprès de l’autorité locale ou auprès de la Représentation diplomatique ou consulaire de ce pays en Belgique.

Pour des informations complémentaires sur la légalisation de document et la légalisation par Apostille (Convention de la Haye du 05/10/1961) : Voir plus haut sous la rubrique Légalisation des documents sur la première page de ce site web.