Directie Protocol (P)

Opdracht

De directie Protocol en Veiligheid die geleid wordt door de Protocolchef, draagt er in grote mate toe bij dat de officiële betrekkingen tussen de in België gevestigde buitenlandse diplomatieke vertegenwoordigingen en de Belgische Staat in goede banen worden geleid. Ook beheert ze rechtstreeks een groot aantal materies die ressorteren onder het Verdrag van Wenen inzake het diplomatiek verkeer (1961) en het Verdrag van Wenen inzake consulair verkeer (1963) alsmede onder de Zetelovereenkomsten tussen België en de internationale organisaties die in België gevestigd zijn of er een vertegenwoordigingsbureau hebben.

Voornoemde betrekkingen behelzen, enerzijds, courante zaken die verband houden met diplomatieke voorrechten, immuniteiten en faciliteiten of met een bevoorrechte status en, anderzijds, protocollaire aangelegenheden in het algemeen. In het verlengde hiervan is de directie Protocol en Veiligheid de link tussen de buitenlandse zendingenen de internationale organisaties, enerzijds, en de Belgische regering, anderzijds.

Tot het takenpakket van deze directie behoren het onthaal van hoogwaardigheidsbekleders die op bezoek zijn in het Koninkrijk België alsmede hun persoonlijke beveiliging en de beveiliging van de diplomatieke zendingen. Een andere taak van de directie Protocol en Veiligheid is het verlenen van adellijke titels en eervolle onderscheidingen in de nationale orden.

Schematisch gezien bestaat de directie Protocol uit vijf verschillende diensten:

  • De dienst P0.0 houdt zich bezig met de algemene directie en met de algemene coördinatie van de verschillende diensten;
  • De dienst P1 is bevoegd op het stuk van de voorrechten en immuniteiten van de diplomatieke zendingen, de consulaten en de internationale organisaties; 
  • De dienst P2 houdt zich vooral bezig met het organiseren van werkbezoeken, officiële bezoeken en staatsbezoeken aan België. Deze dienst staat ook in voor de veiligheidvan de in België gevestigde diplomatieke zendingen.
  • De dienst P3 organiseert internationale conferenties in het Egmontpaleis, het Conferentiecentrum en Hertoginnedal en beheert deze infrastructuur.
  • De dienst P4 is bevoegd voor vraagstukken die verband houden met de Belgische adel (P4.1) en regelt de materies in verband met de Nationale Orden (P4.2) .

 

P1 - Voorrechten en immuniteiten

Diplomatieke zendingen (P1.1)

De dienst P1.1 ziet erop toe dat de bepalingen van het Verdrag van Wenen inzake het diplomatiek verkeer van 18 april 1961 worden nageleefd, meer bepaald alles wat betrekking heeft op de statuten, de buitenlandse fiscale voorrechten in België en de strafrechtelijke immuniteiten van de diplomatieke zendingen en hun personeel.

In de praktijk komt het erop neer dat deze dienst ook de procedures regelt met betrekking tot het openen van diplomatieke posten en de aanvragen behandelt voor de aanvaarding van de geloofsbrieven van buitenlandse ambassadeurs. Tot de bevoegdheid van de dienst behoren ook taken zoals het klaarmaken van de geloofsbrieven en de terugroepingsbrieven van Belgische ambassadeurs in het buitenland.

De dienst houdt zich ook bezig met tal van administratieve taken zoals het doorsturen van aanvragen voor documenten aan de bevoegde autoriteiten ( bv. gerechtelijke stukken, attesten, tenlastenemingen, toegangskaarten voor de luchthaven), het behandelen van verzoeken in verband met geschillen, het verstrekken van CD-nummerplaten en het uitreiken van speciale identiteitskaarten aan diplomaten en andere leden van de zendingen alsmede aan hun gezinsleden. De afgifte van voornoemde kaarten gebeurt met inachtneming van het Verdrag van Wenen van 1961 en van welbepaalde koninklijke besluiten.

Consulaten (P1.2)

De beroepsconsulaten en ereconsulaten zijn het werkdomein van de dienst P1.2. Hij ziet toe op de naleving van het bepaalde in het Verdrag van Wenen inzake het consulair verkeer van 24 april 1963, meer bepaald wat de fiscale voorrechten en strafrechtelijke immuniteiten betreft van de betreffende posten en de ambtenaren die er werkzaam zijn.

In de praktijk is het zo dat deze dienst bevoegd is ter zake van de procedures voor het openen van consulaire posten en het benoemen van de consuls. Ook de afgifte, in het kader van beroepsconsulaten, van speciale identiteitskaarten aan de titularissen en hun gezinsleden ressorteert onder hun bevoegdheid. Daarnaast behelst zijn takenpakket het doorsturen van aanvragen voor documenten aan de bevoegde autoriteiten, het opvolgen van geschillen, het uitbrengen van de Consulaire Gids en de aanmaak van de CC-insignes, enz..

Internationale organisaties (P1.3)

De dienst P1.3 is medeverantwoordelijk voor het opmaken van en onderhandelen over (bilaterale en multilaterale) zetelovereenkomsten voor de regeling van het statuut van de internationale organisaties die zich in België komen vestigen. De dienst ziet ook toe op de toepassing van deze overeenkomsten, waarin voornamelijk de fiscale voorrechten en strafrechtelijke immuniteiten van de organisatie en haar ambtenaren worden vastgelegd.

De dienst houdt zich eveneens bezig met tal van administratieve taken zoals het doorsturen van aanvragen voor documenten aan de bevoegde autoriteiten (gerechtelijke stukken, attesten, tenlastenemingen, toegangskaarten voor de luchthaven), het behandelen van verzoeken in verband met geschillen, het verstrekken van CD-nummerplaten en het uitreiken van speciale identiteitskaarten aan internationale ambtenaren en hun gezinsleden. De afgifte van voornoemde kaarten gebeurt met inachtneming van de bijzondere voorwaarden zoals vastgelegd in de zetelovereenkomsten en in de Belgische regelgeving ter zake.

P2 - Koninklijke reizen, bezoeken en externe veiligheid

Koninklijke reizen, bezoeken (P2.1 en P2.2)

Deze afdelingen hebben als specifieke taak het programma van de bezoeken van buitenlandse ministers, regeringsleiders en staatshoofden aan België voor te bereiden en de staatsbezoeken van de Belgische Vorsten aan het buitenland te coördineren. Ze staan in voor de ontvangst van buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders. Deze afdelingen leggen ook de protocollaire procedures vast die tijdens officiële manifestaties in België ten aanzien van het corps diplomatique moeten worden gehanteerd.

Externe veiligheid (P2.3)

In samenwerking met de terzake gespecialiseerde diensten, is deze afdeling verantwoordelijk voor de bescherming van personen en goederen die deel uitmaken van de diplomatieke zendingen in België. Daarnaast coördineert ze de specifieke taken die verband houden met de ontvangst en de veiligheid bij officiële bezoeken en internationale manifestaties die in België worden georganiseerd.

P3 - Egmontpaleis, Conferentiecentrum en Hertoginnedal

Deze dienst werkt nauw samen met de andere diensten van de directie Protocol en met de andere directies van het departement. Hij verleent zijn medewerking aan het organiseren van internationale bijeenkomsten en conferenties in het Egmontpaleis en in Hertoginnedal. Hij is belast met het beheer van het Egmontpaleis, de infrastructuur van het Internationale Conferentiecentrum dat in het Egmontpaleis is ondergebracht en van Hertoginnedal.

P4 - Dienst Adel en Ridderorden

De Belgische grondwet machtigt de Koning om adellijke titels en eervolle onderscheidingen in de nationale orden te verlenen. Naast de klassieke opdrachten, behoort ook het dagelijks beheer van deze specifieke taken tot de bevoegdheid van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken en tot de opdracht van de directie Protocol en Veiligheid.

Dienst Adel (P4.1)

De verlening door de Koning van een adellijke gunst gebeurt onder de medeondertekening van de Minister van Buitenlandse Zaken. In de praktijk fungeert de dienst Adel als secretariaat van de twee gespecialiseerde instanties die hierover advies verstrekken aan de Minister van Buitenlandse Zaken. Deze brengt op zijn beurt verslag uit aan de Koning. Het betreft:

  • De Consultatieve Commissie voor het toekennen van adellijke gunsten en voor het verlenen van eretekens van hoge graad (koninklijk besluit van 31 januari 1978, B.S. 26 mei 1978, gewijzigd bij het K.B. van 10 februari 2003, B.S. 14 februari 2003) ;
  • De Raad van Adel (koninklijk besluit van 26 februari 1996, B.S. 9 maart 1996).

Daarnaast is de dienst Adel ook belast met het uitbrengen van een advies aan de Minister van Justitie in dossiers van naamsverandering, het beheer van het Heraldisch Fonds en van een vakbibliotheek.

Dienst Ridderorden (P4.2)

De dienst Ridderorden heeft drie taken:

  • de administratie van de nationale orden (met name de Leopoldsorde, de Kroonorde en de Orde van Leopold II);
  •  de controle van de regelgeving ter zake;
  • het indienen van voorstellen voor het verlenen van eervolle onderscheidingen.

Concreet legt de dienst Ridderorden de regelgeving betreffende de nationale orden vast en, zo nodig, wijzigt hij die. Deze dienst is belast met de bewaring van het archief en met het beheer van het nationale gegevensbestand. Hij reikt ook de oorkonden uit.

De dienst Ridderorden ziet erop toe dat de bestaande regelgeving naar behoren wordt toegepast en hij bereidt de adviesaanvragen uitgaande van de andere FOD's voor en legt ze ter ondertekening van de Minister van Buitenlandse Zaken voor. Hij geeft buitenlandse regeringen de toelating om buitenlandse eretekens toe te kennen aan Belgische burgers en verleent zijn toestemming voor het dragen in België van buitenlandse eretekens.

Tot slot onderzoekt en beheert de dienst Ridderorden de dossiers betreffende het verlenen van eretekens aan buitenlanders en aan in het buitenland wonende Belgen. Hij stelt de ontwerpen van koninklijke besluiten op en werkt mee aan de voorbereiding en afhandeling van de uitwisseling van eretekens bij staatsbezoeken.

 Organogram Directie Protocol (P) (PDF, 95.06 KB)