Datenschutzerklärung

 
VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN IM RAHMEN DER BEANTRAGUNG DER EINTRAGUNG IN DIE KONSULARISCHEN BEVÖLKERUNGSREGISTER

 
1. BEGRIFFSBESTIMMUNGEN: 

„Personenbezogene Daten“ : alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

„Verarbeitung“ : jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Verantwortlicher“ : die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

„Auftragsverarbeiter“:  eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Empfänger“ : eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht.

Dritter“ : eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

Datenschutz-Grundverordnung: Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr. Abkürzung : DSGVO).

 
2. VERANTWORTLICHER :

Der Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Beantragung der Eintragung in die konsularischen Bevölkerungsregister in belgischen berufskonsularischen Vertretungen im Ausland ist :

Der Minister für Auswärtige Angelegenheiten, vertreten durch den Generaldirektor für konsularische Angelegenheiten.

Föderaler öffentlicher Dienst Auswärtige Angelegenheiten
Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten
Zu Händen des Generaldirektors
15, rue des Petits Carmes
1000 Bruxelles
Belgien

 
3. DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER („DSB“):

Aufgaben des „DSB :

Der „DSB“  ist der Ansprechpartner für die Personen, deren Daten vom FÖD Auswärtige Angelegenheiten im Rahmen der Eintragung in die konsularischen Bevölkerungsregister verarbeitet werden, und die Fragen haben zur Verarbeitung ihrer Daten und insbesondere in Bezug auf:

  • die Zwecke der Datenverarbeitung ;
  • die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ;
  • die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten ;
  • die Kategorien der Empfänger der personenbezogenen Daten ;
  • die eventuelle Übermittlung der personenbezogenen Daten an Drittländer und das Bestehen geeigneter Garantien ;
  • die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden ;
  • das Bestehen einer automatisierten Verarbeitung ;
  • das Recht auf Beantragung der Löschung der Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten ;
  • das Widerspruchsrecht.

Kontaktdaten des DSB“ :

Sie können mit dem „DSBˮ der Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten Kontakt aufnehmen :

Föderaler Öffentlicher Dienst Auswärtige Angelegenheiten
Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten
Zu Händen des Datenschutzbeauftragten
15, rue des Petits Carmes
1000 Bruxelles

 
4. ERHOBENE PERSONENBEZOGENE DATEN:

Die Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten verpflichtet sich, nur die Daten zu verarbeiten, die für die Zwecke ihrer Erhebung angemessen, erheblich und auf das notwendige Maß beschränkt sind (siehe Punkt 5) und diese nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterzuverwenden.

Je nach Eintragungsantrag kann es sich um die folgenden Kategorien von Daten handeln:

  1. Identifizierungsdaten : persönliche Identifizierungsdaten (Name, Titel, Adresse, frühere Adressen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, usw.) ; andere Identifizierungsdaten von öffentlichen Behörden als die Nationalregisternummer (Nummer des Personalausweises, Reisepasses, usw.) ; biometrische Identifizierungsdaten (Bilder) .
     
  2. Persönliche Eigenschaften : Angaben zur Person (Alter, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Personenstand, Staatsangehörigkeit, usw.) ; Immigrationsstatus (Einzelheiten zum Visum, Arbeitserlaubnis, Aufenthaltsrecht im Ausland) .
     
  3. Haushaltszusammensetzung : Eheschließung oder andere aktuelle Form des Zusammenlebens (Name des Ehepartners oder Partners, Mädchenname der Ehefrau oder der Partnerin, Datum der Eheschließung, Kinderanzahl, usw.) ; Ehevergangenheit (Angaben zu früheren Ehen oder anderen Bündnissen, Scheidungen, Trennungen, Namen der früheren Partner, usw.); Angaben zu anderen Mitgliedern der Familie oder des Haushalts (Kinder, Personen zu Lasten, andere Haushaltsmitglieder, Eltern und Verwandte in aufsteigender Linie).
     
  4. Angaben zur Wohnung : Adresse der Wohnung, Art der Wohnung, Lokalisierungsdaten.
     
  5. Beruf und Arbeitsstelle: derzeitige Arbeitsstelle, Angaben zum Arbeitgeber.
     
  6. Nationalregisternummer/ Identifizierungsnummer für die belgische Soziale Sicherheit

 
5. ZWECKE DER VERARBEITUNG :

Gemäß Artikel 6 der DSGVO erhebt und verarbeitet die Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten nur die personenbezogenen Daten, die erforderlich sind:

  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung;
  • zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt;
  • auf der Grundlage Ihrer Einwilligung mit den Verarbeitungen, die Ihnen zusätzlich zu unserem rechtlichen Auftrag vorgeschlagen werden (zum Beispiel der Versand von Newslettern, Einladungen zu Veranstaltungen, die eine belgische Botschaft organisiert, Ihre Anmeldung auf der Website Travellers online, die das Krisenzentrum Auswärtige Angelegenheiten zur Verfügung stellt, …).

In Sonderfällen kann die Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten Ihre personenbezogenen Daten zu Ihrem Schutz verarbeiten, ausschließlich im Fall sehr außergewöhnlicher und lebensbedrohender Notfälle oder Naturkatastrophen.

 
6. EMPFÄNGER DER DATEN :

Die Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten kann die personenbezogenen Daten, die sie zu Ihrer Person erhebt und verarbeitet (oder zumindest einige davon), an die folgenden Kategorien von Empfängern übermitteln:

  1. die betreffende Person, ihre gesetzlichen Vertreter;
  2. Berater (z.B. Rechtsanwälte) der betreffenden Person oder ihrer gesetzlichen Vertreter;
  3. Die belgischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen im Ausland;
  4. Behörden und öffentliche und private Institutionen im Rahmen der Wahrnehmung einer Aufgabe im Interesse der Allgemeinheit gemäß der Gesetzgebung;
  5. Gewisse in reglementierten Berufen Tätige, denen es erlaubt ist, Informationen zu erhalten, wie Rechtsanwälte, Notare, Gerichtsvollzieher im Rahmen eines Gerichtsverfahrens.

 
7. DAUER, FÜR DIE DIE DATEN GESPEICHERT WERDEN :

Als Föderalbehörde unterliegt die Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten dem Archivgesetz vom 24. Juni 1955 (geändert durch das Gesetz vom 19. Mai 2009) und kann sie Dokumente, die ihrem Besitz sind, nicht frei vernichten. Dokumente einer öffentlichen Behörde, die keinen verwaltungstechnischen und/oder juristischen Nutzen mehr haben, können dennoch zu historischen, wissenschaftlichen oder statistischen Zwecken an das Staatsarchiv übermittelt werden.

Je nach Ursprung der Daten und der diesbezüglichen Rechtsrahmen kann die Dauer, für die die Daten gespeichert werden, von dieser allgemeinen Regel abweichen.

 
8. VERFAHREN ZUR BEANTRAGUNG EINER ABSCHRIFT DER VERWALTUNGSUNTERLAGEN

Im Rahmen des Gesetzes vom 11. April 1994 über die Öffentlichkeit der Verwaltung können Sie eine Abschrift der von der Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten zu Ihrer Person geführten Unterlagen beantragen. Schicken Sie Ihren Antrag an die folgende Adresse :

Föderaler Öffentlicher Dienst Auswärtige Angelegenheiten
Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten
Direktion Personenrecht
15, rue des Petits Carmes
1000 Bruxelles
Belgien

 
9. RECHT AUF AUSKUNFT, BERICHTIGUNG UND LÖSCHUNG UND EINSCHRÄNKUNG DER VERARBEITUNG:

  1. Recht auf Auskunft :

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten von der Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten verarbeitet werden; falls dies der Fall, haben Sie das Recht auf folgende Informationen:

  • die Zwecke der Datenverarbeitung ;
  • die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ;
  • die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten ;
  • die Kategorien der Empfänger der personenbezogenen Daten ;
  • die eventuelle Übermittlung der personenbezogenen Daten an Drittländer und das Bestehen geeigneter Garantien ;
  • die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer ;
  • das Bestehen einer automatisierten Verarbeitung.

Bei diesbezüglichen Fragen können Sie sich an die zuständigen Dienste wenden. Füllen Sie bitte das entsprechende  Formular (PDF, 275.65 KB) aus. Es wird ein Nachweis Ihrer Identität verlangt werden.

 

  1. Recht auf Berichtigung :

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Falls Sie feststellen, dass die Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten unrichtige und unvollständige personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeitet hat, bitten wir Sie, in erster Linie Kontakt aufzunehmen mit der berufskonsularischen Vertretung, bei der Sie eingetragen sind. Dort können Sie die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.

Unter Umständen kann die berufskonsularische Vertretung, die Ihre Unterlagen führt, Sie um zusätzliche Informationen oder Belege zur Unterstützung Ihres Antrags bitten.

Wenn Sie nach der Kontaktaufnahme mit den zuständigen Diensten noch Fragen haben, können Sie sich an den „DSB“ wenden (siehe Punkt 3. Datenschutzbeauftragter). Es wird ein Nachweis Ihrer Identität verlangt werden.

 

  1. Recht auf Löschung :

Da die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die der Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten im Rahmen der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung übertragen wurde,  haben Sie nicht das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen oder zu erwirken.

Mit Fragen zum Recht auf Löschung können Sie sich an den „DSB“ wenden (siehe Punkt 3. Datenschutzbeauftragter). Es wird ein Nachweis Ihrer Identität verlangt werden.

 

  1. Recht auf Einschränkung :

Da die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die der Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten im Rahmen der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung übertragen wurde,  haben Sie nicht das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten zu verlangen.

Mit Fragen zum Recht auf Einschränkung können Sie sich an den „DSB“ wenden (siehe Punkt 3. Datenschutzbeauftragter). Es wird ein Nachweis Ihrer Identität verlangt werden.

 

  1. Recht auf Datenübertragbarkeit :

Da die Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung oder in Ausführung eines Vertrags verarbeitet, ist das Recht auf Datenübertragbarkeit anwendbar.  Daher haben Sie nicht das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten von der Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, um sie (eventuell) an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Mit Fragen zum Recht auf Datenübertragbarkeit können Sie sich an den „DSB“ wenden (siehe Punkt 3. Datenschutzbeauftragter). Es wird ein Nachweis Ihrer Identität verlangt werden.

 

  1. Widerspruchsrecht :

Sie können Widerspruch gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten einlegen, falls die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe von allgemeinem Interesse erforderlich ist oder im Rahmen der Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt.

Die Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten kann sich dem widersetzen, falls es zwingende berechtigte Gründe, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, für die Verarbeitung oder für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gibt.

Falls Sie Einspruch gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die die Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten verwaltet, einlegen wollen, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem DSB auf (siehe Punkt 3. Datenschutzbeauftragter). Es wird ein Nachweis Ihrer Identität verlangt werden.

 
10. BEANTWORTUNG UND BEANTWORTUNGSFRIST :

Wenn Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder das Widerspruchsrecht in Anspruch nehmen, erhalten Sie Informationen über die auf Ihre Antrag hin ergriffenen Maßnahmen, und zwar innerhalb eines Monats nach Eingang dieses Antrags Diese Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist. Über die Fristverlängerung werden Sie unterrichtet.

Wenn Ihrem Antrag nicht stattgegeben wird, werden Ihnen die Gründe dafür spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags mitgeteilt. Sie haben dann die Möglichkeit, bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen und einen gerichtlichen Rechtsbehelf einzulegen.

 
11. EINREICHUNG EINER BESCHWERDE BEI DER AUFSICHTSBEHÖRDE :

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Generaldirektion Konsularische Angelegenheiten Ihre personenbezogenen Daten nicht gemäß der Datenschutz-Grundverordnung vom
27. April 2016 verarbeitet, können Sie eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auf der Website der Behörde : https://www.datenschutzbehorde.be

Datenschutzbehörde/Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
E-Mail : contact@apd-gba.be 
Tel : +32 2 274 48 00

Wir arbeiten derzeit an der Erneuerung unserer Website. Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wer unsere Website konsultiert und nach welchen Informationen er oder sie sucht, möchten wir Sie bitten, diesen kurzen Fragebogen auszufüllen. Dies wird nur wenige Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Mitarbeit.

Sie können den Fragebogen hier finden: https://qlite.az1.qualtrics.com/jfe/form/SV_4VdkGChG6BNcVX

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