Personenstandsurkunden

 

Bei Personenstandsurkunden handelt es sich um Geburts-, Ehe-, Sterbeurkunden oder Urkunden zur Anerkennung eines Kindes sowie bestimmte gerichtliche Entscheidungen, die den Personenstand einer Person betreffen oder ändern.

Nachstehende Informationen gelten für Belgier, unabhängig davon, ob sie in Belgien oder im Ausland wohnen.

Ausländer, die in Belgien wohnen, wenden sich direkt an die in Belgien oder im Ausland zuständige Verwaltung. Dies gilt auch für Ausländer, die im Ausland wohnen und für die eine Gemeindeverwaltung in Belgien eine Urkunde ausgestellt hat oder die von einer Entscheidung eines belgisches Gerichts betroffen sind.  Sie wenden sich direkt an die betreffende Gemeindeverwaltung oder das betreffende Gericht oder an die diplomatische oder konsularische Vertretung ihres Landes in Belgien. Der FÖD Auswärtige Angelegenheiten kann auf keinen Fall etwas für Personen unternehmen, die nicht die belgische Staatsangehörigkeit besitzen.

Belgier mit einer doppelten Staatsangehörigkeit: Belgiern, die die Staatsangehörigkeit des Landes haben, in dem eine Urkunde ausgestellt worden ist, kann der FÖD Auswärtige Angelegenheiten nicht behilflich sein.

Zum besseren Verständnis der weiteren Informationen, hier einige Erläuterungen: 

  • Ein Auszug aus einer Personenstandsurkunde fasst den Inhalt dieser Urkunde zusammen und enthält nur die wichtigsten Angaben;
  • Eine wortgetreue Abschrift, auch vollständige Abschrift oder Ausfertigung genannt, gibt den vollständigen Inhalt der Urkunde wieder. Die Ausfertigung einer Urkunde/Entscheidung ist oft eine beglaubigte Ablichtung des Dokuments.
  • Legalisation: hiermit wird die Echtheit einer auf einem Dokument geleisteten Unterschrift bestätigt.
  • Apostille: Legalisation gemäß der im Haager Übereinkommen vom 05.10.1961 festgelegten Form. Die Apostille wird von der zuständigen Behörde des Landes, in dem das Dokument ausgestellt wurde, angebracht (für belgische Dokumente ist das der Dienst “Legalisationen” des FÖD Auswärtige Angelegenheiten in Brüssel - siehe Legalisation). Die belgischen Berufskonsulate versehen also weder belgische noch ausländische Dokumente mit einer Apostille.


Verfahren zum Erhalt einer Personenstandsurkunde

1. Belgische Personenstandsurkunde    
2. Ausländische Personenstandsurkunde     
2.1. Ausländische Sterbeurkunde   
 


1. Belgische Personenstandsurkunde

Eine wortgetreue Abschrift oder einen Auszug aus einer in Belgien erstellten Personenstandsurkunde erhalten Sie direkt bei der belgischen Gemeindeverwaltung, die die Urkunde aufgesetzt hat.

Das ist auch der Fall, wenn Sie im Ausland wohnen und bei einem belgischen Berufskonsulat eingetragen sind. Weder das Berufskonsulat noch der Dienst „Personenstand“ des FÖD Auswärtige Angelegenheiten noch eine belgische konsularische Vertretung im Ausland können diesbezüglich behilflich sein.

 
2. Ausländische Personenstandsurkunde - 3 Möglichkeiten

a) Die Urkunde wurde in die Personenstandsregister einer belgischen Gemeinde übertragen

Ausländische Urkunden können in Belgien ins das Personenstandsregister der Gemeinde, in der Sie Ihren heutigen Wohnorts oder Ihres ersten Wohnorts nach Ihrer Rückkehr aus dem Ausland haben, übertragen werden.

Wenn Sie in Belgien keinen Wohnsitz oder Wohnort haben, kann die Urkunde - in absteigender Reihenfolge - in das Personenstandsregister:

  • Ihres letzten Wohnsitzes in Belgien;
  • des Wohnsitzes eines Ihrer Verwandten in aufsteigender Linie (Vater, Mutter, Großvater, Großmutter);
  • der Gemeinde, in der Sie in Belgien geboren sind;
  • der Stadt Brüssel

übertragen werden.

Dies gilt für alle Personenstandsurkunden von Belgiern, die nach Belgien zurückgekehrt sind oder im Ausland wohnen.

Es empfiehlt sich sehr,  alle ausländischen Personenstandsurkunden, die Belgier oder ein belgisches Familienmitglied (Ehemann oder Ehefrau, Kind) betreffen, in die laufenden Personenstandsregister einer Gemeinde in Belgien übertragen zu lassen. Der Betreffende, sein gesetzlicher Vertreter (Elternteil, Vormund) oder der Prokurator des Königs können den Antrag auf Übertragung der Urkunde stellen.

Der FÖD Auswärtige Angelegenheiten und die belgischen konsularischen Vertretungen können hierbei keine Hilfe leisten.

Selbst wenn die Personenstandurkunden Fehler oder fehlerhafte Angaben enthalten, können sie übertragen werden. Die Gemeindeverwaltung kann im Nachhinein eine Berichtigung beim Prokurator des Königs beantragen.

Auszüge oder Abschriften von Urkunden, die in die Personenstandsregister einer belgischen Gemeinde übertragen worden sind, erhalten Sie direkt bei der betreffenden Gemeindeverwaltung.

 
b) Die Urkunde wurde beim FÖD Auswärtige Angelegenheiten hinterlegt und befindet sich im Archiv der Stadt Brüssel 

Bis zum 4. April 2011 wurden bestimmte Personenstandsurkunden, die außerhalb des Königreichs für Belgier mit Wohnort im Ausland ausgestellt worden waren, im Archiv des FÖD Auswärtige Angelegenheiten hinterlegt werden.

Das Archiv wird nun vom Standesamt der Stadt Brüssel verwaltet.

 
Beantragung einer Abschrift/eines Auszugs aus einer Urkunde, die beim Standesbeamten der Stadt Brüssel hinterlegt worden ist:

  • Am Schalter: Boulevard Anspach, 6, 1er étage - Service Etat civil - 1000 Bruxelles
  • Per E-mail: Actesspf-fodakten@brucity.be
  • Per Post post: Ville de Bruxelles - Service Etat civil - Extraits - Boulevard Anspach 6 - 1000 Bruxelles
  • Per Fax: + 32 (0)2 279 35 79
  • Telefonnummer für Fragen: + 32 (0)2 279 62 60

 
Welche ausländischen Personenstandsurkunden/Entscheidungen wurden hinterlegt?

Urkunden oder Entscheidungen:

  • bezüglich Belgier;
  • die von einer ausländischen zuständigen Behörde ausgestellt oder getroffen worden sind;
  • falls der betreffende Belgier zum Zeitpunkt der Hinterlegung seinen Wohnort im Ausland hatte.

Bei der Hinterlegung einer ausländischen Personenstandsurkunde eines Belgiers wurde dem Betreffenden oder seinem gesetzlichen Vertreter (Elternteil, Vormund …) die Archivnummer des Schriftstücks mitgeteilt.

 
Es wurden nur Urkunden/Entscheidungen aus einer begrenzten Anzahl Länder hinterlegt:

  • Ab dem 18.08.1988 wurden keine Urkunden mehr, die in den Mitgliedstaaten des Europarats, der Vereinigten Staaten von Amerika und Kanada ausgestellt worden waren, hinterlegt.
  • Ab dem 23.02.2001 wurden keine Urkunden mehr, die in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union ausgestellt worden waren, hinterlegt.
  • Ab dem 01.10.2004 wurden nur noch Urkunden aus der Demokratischen Republik Kongo, Burundi und Ruanda hinterlegt.
  • Seit dem 04.04.2011 wurde keine einzige ausländische Urkunden mehr hinterlegt.

 
c) Die Urkunde wurde nicht in eine belgische Gemeinde übertragen und befindet sich nicht im Archiv der Stadt Brüssel 

Sie müssen die Personenstandsurkunde selbst bei den ausländischen Behörden beantragen.

Informieren Sie sich bei den ausländischen Behörden über  die Art und Weise, wie Sie die Urkunde beantragen können, entweder persönlich, über ein Familienmitglied, einen Anwalt oder Notar vor Ort.

Sie können sich diesbezüglich nicht an den Dienst “Personenstand” des FÖD Auswärtige Angelegenheiten und/oder an eine belgische konsularische Vertretung wenden.

In Belgien ansässige Ausländer wenden sich an die Botschaft oder das Konsulat ihres Landes in Belgien für weitere Informationen.

Personenstandsbescheinigungen, die von einer ausländischen Botschaft oder einem ausländischen Konsulat in Belgien ausgestellt worden sind, werden nicht als Personenstandsurkunden anerkannt.

 
2.1. Ausländische Sterbeurkunde

Der FÖD Auswärtige Angelegenheiten kann bei der Beantragung einer ausländischen Sterbeurkunde behilflich sein, falls:

  • der Verstorbene die belgische Staatsangehörigkeit hatte;
  • der Verstorbene die doppelte Staatsangehörigkeit hatte, also außer der belgischen Staatsangehörigkeit auch noch eine andere ausländische Staatsangehörigkeit, aber nicht die des Landes, in dem er verstorben ist.

In diesem Fall wenden Sie sich an die Gemeindeverwaltung des letztes Wohnorts des Verstorbenen in Belgien. Der Standesbeamte dieser Gemeinde reicht einen entsprechenden Antrag beim FÖD Auswärtige Angelegenheiten (Adresse: FÖD Auswärtige Angelegenheiten, Dienst Personenstand, Karmelietenstraat 15, rue des Petits Carmes, 1000 Brussel/Bruxelles) ein.

Die Ausstellung einer Sterbeurkunde durch eine ausländische Behörde kann kostenpflichtig sein. In diesem Fall wird die Gemeindeverwaltung gebeten, einen Vorschuss zu bezahlen. Falls nach der Abrechnung aller Kosten (Ausstellung der Urkunde, Legalisation, andere Kosten) ein Saldo übrig bleibt, wird der entsprechende Betrag zurückgezahlt.  

Die Sterbeurkunde wird nicht Ihnen, sondern dem Standesbeamten der Gemeindeverwaltung, die den Antrag für Sie gestellt hat (im Prinzip der Gemeindeverwaltung des letzten Wohnorts des Verstorbenen in Belgien),  zugesandt.

Es ist nicht gewährleistet, dass unsere Bemühungen erfolgreich sein werden und die Bearbeitungsfrist des Antrags liegt auch nicht fest. 


Häufig gestellte Fragen

1. Was sollten Sie mit ausländischen Personenstandsurkunden tun?

Ausländische Personenstandsurkunden von belgischen Staatsangehörigen sollten Sie in die Personenstandsregister in Belgien übertragen lassen.

Ausländische Urkunden können in Belgien ins das Personenstandsregister der Gemeinde, in der Sie Ihren heutigen Wohnorts oder Ihres ersten Wohnorts nach Ihrer Rückkehr aus dem Ausland haben, übertragen werden.

Wenn Sie in Belgien keinen Wohnsitz oder Wohnort haben, können Sie die Urkunde - in absteigender Reihenfolge - in das Personenstandsregister:

  • Ihres letzten Wohnsitzes in Belgien;
  • des Wohnsitzes eines Ihrer Verwandten in aufsteigender Linie (Vater, Mutter, Großvater, Großmutter);
  • der Gemeinde, in der Sie in Belgien geboren sind;
  • der Stadt Brüssel

übertragen lassen.

Von Urkunden, die übertragen worden sind, erhalten Sie von der zuständigen belgischen Gemeindeverwaltung problemlos Abschriften oder Auszüge. In manchen Ländern ist es nach einer gewissen Zeit sehr schwierig oder selbst unmöglich, Abschriften oder Auszüge zu erhalten (z.B. weil das Personenstandsregister in einem Krieg oder bei einer Naturkatastrophe zerstört wurde).

 
2. Welche Bedingungen muss eine ausländische Personenstandsurkunde oder Entscheidung eines Gerichts erfüllen, um in Belgien anerkannt zu werden?

Die ausländische Personenstandsurkunde muss von der zuständigen lokalen Behörde in der in dem Land gebräuchlichen Form erstellt worden sein.

Die Abschrift der Urkunde muss von der ausländischen Behörde, die die Urkunde aufgesetzt hat, ausgestellt worden sein. Die Ausfertigung einer gerichtlichen Entscheidung muss von der Kanzlei des Gerichts, das die Entscheidung getroffen hat, ausgestellt worden sein und es muss der Nachweis erbracht werden, dass die Entscheidung endgültig ist (= formelle Rechtskraft hat).

Ausländische Urkunden müssen gegebenenfalls von der zuständige lokalen Behörde und von der zuständigen belgischen berufskonsularischen Vertretung legalisiert oder von der zuständigen Behörde des Ausstellunglandes mit einer Apostille versehen werden.

Fremdsprachige Urkunden müssen ins Niederländische, Französische oder Deutsche übersetzt werden, je nach der Amtssprache der Gemeinde, in der die Urkunde übertragen wird.

Die Liste der vereidigten Übersetzer ist in Belgien bei der Kanzlei des Gerichts Erster Instanz erhältlich. Die Unterschrift des Übersetzers muss auch legalisiert werden.

 
3. Wie erhalten Sie ein Heiratsbuch, wenn Ihre Ehe im Ausland geschlossen worden ist?

Wenn Ihre Eheurkunde in das Personenstandsregister einer belgischen Gemeinde übertragen worden ist, können Sie bei der Gemeindeverwaltung dieser Gemeinde ein Heiratsbuch beantragen.

 
4. Ist eine belgische Personenstandsurkunde im Ausland gültig?

Diese Entscheidung kann nur die ausländische Behörde treffen.

Die Urkunde, die Sie im Ausland verwenden wollen, muss in bestimmten Fällen legalisiert oder mit einer Apostille versehen werden und/oder in die Sprache des Landes, in dem Sie das Dokument vorweisen wollen, übersetzt werden. Informieren Sie sich hierüber bei der zuständigen ausländischen Behörde oder bei der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des betreffenden Landes in Belgien.