Questions/réponses sur la légalisation de documents

 

  1. Comment légaliser des documents belges pour usage à l’étranger ?
  2. Comment légaliser des documents étrangers pour usage en Belgique ?
  3. Comment légaliser des documents étrangers pour usage à l’étranger ?
  4. Le document à légaliser doit-il être émis en français, néerlandais ou allemand ?
  5. Que faire si la légalisation est impossible ?
  6. Puis-je faire transcrire en Belgique mon acte d’état civil étranger légalisé ?

 

1. Comment légaliser des documents belges pour usage à l’étranger?

Légalisation, apostille ou dispense?

En fonction du pays où vous allez utiliser le document et du type de document, une légalisation ou une apostille est nécessaire. Dans certains cas, il ne faut ni légalisation ni apostille.

Un pays peut être lié par un traité de légalisation qui contient des accords sur la manière dont les pays acceptent les documents officiels des uns et des autres.

Si un pays est lié à la Convention Apostille, alors une seule légalisation est nécessaire au moyen d'un cachet portant la mention Apostille.

Depuis le 1er mai 2018, les Apostilles sont délivrées uniquement sous format électronique en Belgique.

Pour quels pays faut-il une légalisation ou une apostille et quels sont ceux dispensés de légalisation et d’apostille ? Vous pouvez chercher vous-même via les 'Critères de recherche'.


Où pouvez-vous obtenir une légalisation ou une apostille?

Auprès du service Légalisation du Service public fédéral Affaires étrangères.

Pour certains documents, d’autres instances au niveau local, régional ou fédéral doivent effectuer une légalisation préalable.

Avant de nous envoyer ou de présenter votre document, veillez à ce que votre document soit signé par un officier public :

  • soit au niveau communal par le bourgmestre ou un échevin et en aucun cas par un fonctionnaire communal délégué ;
  • soit un notaire, etc… ;
  • soit un fonctionnaire d'un organisme public dont la signature a été déposée au service Légalisation.

Votre document a été légalisé par le service Légalisation du Service public fédéral Affaires étrangères ? Alors l’ambassade ou le consulat du pays où vous voulez utiliser le document doit effectuer la dernière légalisation: Adresses des Ambassades et consulats étrangers en Belgique.

Si le pays où vous voulez utiliser le document est lié à la Convention Apostille, alors le service Légalisation du Service public fédéral Affaires étrangères appose une apostille sur le document sous format électronique et ensuite vous pouvez utiliser directement le document apostillé dans le pays de destination.

 
E-apostille / E-légalisation ?

Depuis le 01/05/2018,

  • les apostilles sont délivrées UNIQUEMENT sous format électronique.
  • les légalisations peuvent être délivrées sur papier et sous format électronique.

En vue de la délivrance des apostilles et légalisations électroniques, le service Légalisation du SPF Affaires étrangères a créé le site eLegalization (https://elegalisation.diplomatie.be), qui est seulement accessible pour les autorités partenaires (communes, notaires, SPF, chambres de commerce…) mais pas pour les particuliers.

 
1/ SI VOTRE DOCUMENT DOIT ETRE MUNI D’UNE APOSTILLE :

ATTENTION !

  • Plus aucune apostille papier n’est délivrée depuis le 1er mai 2018. Les apostilles sont délivrées UNIQUEMENT sous format électronique.
  • Plus aucun DOCUMENT SIGNÉ PAR UN NOTAIRE et devant être apostillé (voir critères de recherche) ne peut être présenté aux guichets ou envoyé par courrier au service Légalisation du SPF Affaires étrangères. La DEMANDE D’APOSTILLE EST FAITE DIRECTEMENT PAR LE NOTAIRE VIA LE SITE eLegalization (voir point 1 ci-dessous).

DEUX procédures sont possibles pour demander l’e-apostille

  1. La demande d’apostille peut être effectuée directement par l’autorité émettrice du document à la demande de la personne concernée.

    Le partenaire accrédité (commune, notaire, …) introduit la demande depuis le site eLegalization (https://elegalisation.diplomatie.be), le paiement se fait directement en ligne et le lien vers le document apostillé est directement envoyé par e-mail au demandeur. Le délai de traitement des demandes est rapide (demande traitée dans les 24h) et n’occasionne aucun coût supplémentaire. La totalité de la procédure se fait donc en ligne et vous ne devez pas vous déplacer jusqu’aux guichets du service Légalisation du SPF Affaires étrangères. Plus d’informations sur https://elegalisation.diplomatie.be - rubrique à propos.
     
  2. Demande aux guichets du service légalisation :
    De préférence, prendre rendez-vous !
    27 rue des petits Carmes à 1000 Bruxelles de 9h à 12h.

    Les documents comportant MOINS DE 4 PAGES sont traités directement. Les documents comportant plus de 4 pages doivent être déposés et sont disponibles le lendemain.

    Présentez le document original au guichet du service Légalisation.

L’apostille électronique pourra être consultée et téléchargée via le site https://legalweb.diplomatie.be à l’aide du numéro de l’apostille et de la date de délivrance de celle-ci.

 
2/ SI VOTRE DOCUMENT  DOIT ETRE MUNI D’UNE LEGALISATION

Après la légalisation du SPF Affaires étrangères, le document devra encore être légalisé par l’ambassade ou le consulat du pays de destination.

Veuillez donc d’abord vérifier si l’ambassade étrangère ou la consulat étranger accepte ou pas la légalisation électronique.

  • Si oui, l’autorité émettrice du document (commune, notaire, …) peut introduire la demande depuis le site eLegalization (https://elegalisation.diplomatie.be), comme pour l’e-apostille, et vous recevrez par mail le lien vers le document légalisé.
  • Si non, vous pouvez toujours demander une légalisation sur papier en vous rendant aux guichets du service Légalisation du SPF Affaires étrangères :
    De préférence, prendre rendez-vous !
    27 rue des petits Carmes 1000 Bruxelles de 9h à 12h.

    Présentez le document original au guichet du service Légalisation.

 

La légalisation est-elle effectuée immédiatement?

Oui, mais il ne faut pas dépasser 10 documents par client.

Au-delà de 10 documents présentés en même temps au guichet :

  • vous êtes invité à laisser vos documents en dépôt.
  • le retrait des documents peut se faire le lendemain du dépôt.
  • le paiement s'effectue au moment du retrait.

 
Devez-vous apporter le document vous-même?

Non. N'importe qui peut apporter le document. Aucune preuve d’identité n’est demandée.

 
Combien coûte une légalisation ou une apostille?

20 euros par document.


Comment payer la légalisation ou l’apostille?

Pour les documents présentés ou déposés aux guichets du service Légalisation :
NO CASH

  • par Bancontact/Maestro
  • par Visa/Mastercard
  • avec la preuve du paiement via B-Post


Est-ce que le service Légalisation traduit les documents?

Non. Les documents à traduire doivent l'être par un traducteur juré.
La signature du traducteur juré sera légalisée par le Président du Tribunal de Première instance dont il dépend et, ensuite, la signature du Président du Tribunal sera légalisée par le Service Légalisation du SPF Justice : 115 bd de Waterloo, 1000 Bruxelles ; e-mail legal@just.fgov.be (Légalisation de documents par le SPF Justice). La traduction et l'original du document seront ensuite présentés à notre service Légalisation pour obtenir soit une apostille soit une légalisation.


Est-ce que le service Légalisation légalise des diplômes délivrés en Belgique?

Oui mais il doivent être préalablement légalisés par l’instance compétente :

Fédération Wallonie-Bruxelles :

Les communes légalisent les diplômes des écoles primaires et secondaires de l’enseignement libre, communal et provincial.

la Fédération Wallonie-Bruxelles légalise les diplômes des universités et des hautes écoles ainsi que les diplômes délivrés par les athénées.

Pour les titres délivrés par les établissements d'enseignement fondamental et secondaire organisés par la Fédération Wallonie-Bruxelles

City Center 1 Boulevard du Jardin Botanique, 20-20 (1er étage)
1000 Bruxelles
Tél.: 02 690 81 51
Fax: 02 690 80 35
E-mail: legalisation.oblig@cfwb.be

Pour les titres délivrés par les établissements de promotion sociale organisés par la Fédération Wallonie-Bruxelles :

Direction générale de l'enseignement non-obligatoire et de la Recherche scientifique
Rue Adolphe Lavallée, 1
1080 Bruxelles
Tél.: 02 690 87 19
Fax: 02 690 87 32
E-mail: legalisation@eps.cfwb.be

Pour les titres délivrés par les établissements d'enseignement supérieur organisés ou subventionnés par la Fédération Wallonie-Bruxelles :

Direction générale de l'enseignement non-obligatoire et de la Recherche scientifique
Rue Adolphe Lavallée, 1
1080 Bruxelles
Tél.: 02 690 88 29
Fax: 02 690 88 40
E-mail: legalisation.sup@cfwb


Vlaamse Gemeenschap:

Hendrik Consciencegebouw 1 B 01
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
Tel.: 0491/99.68.42

La Communauté flamande légalise tous les diplômes issus de l’enseignement flamand.

Deutschsprachigen Gemeinschaft 

Gospertstrasse 1-5
4700 Eupen
Tél.: 087/596364


Est-ce que le service Légalisation légalise les copies de passeports ou de cartes d'identité ?

Non.

S'il s'agit d'un document de voyage ou d’identité belge, l’autorité qui a délivré le document peut fournir une attestation reprenant les éléments principaux dudit document. Cette attestation peut être légalisée si nécessaire.

S'il s'agit d'un document de voyage ou d’identité étranger, veuillez vous adresser à l'ambassade du pays concerné. La copie conforme de ce document peut ensuite être légalisée par le service Légalisation du SPF Affaires étrangères.

 

2. Comment légaliser des documents étrangers pour usage en Belgique?

Légalisation, apostille ou dispense?

En fonction du pays où vous allez utiliser le document et du type de document, une légalisation ou une apostille est nécessaire. Dans certains cas, il ne faut ni légalisation ni apostille.

Un pays peut être lié par un traité de légalisation qui contient des accords sur la manière dont les pays acceptent les documents officiels les uns des autres.

Si un pays est lié à la Convention Apostille, alors une seule légalisation est nécessaire au moyen d'un cachet portant la mention Apostille.

Pour quels pays faut-il une légalisation, une apostille et quels sont ceux dispensés de légalisation et d’apostille ? Vous pouvez chercher vous–même via les 'Critères de recherche'.


Où pouvez-vous obtenir une légalisation ou une apostille?

Les documents étrangers doivent être légalisés dans leur pays d'origine.

Une fois que le document étranger est légalisé par les autorités étrangères du pays où il a été établi, il doit encore être légalisé par le poste consulaire belge compétent pour ce pays.

Un document étranger légalisé par un poste consulaire belge à l'étranger au moyen d'un autocollant pourvu d'un «numéro de contrôle» composé d'au moins 16 chiffres est valable et utilisable directement en Belgique.

Si le pays où a été délivré le document est lié à la Convention Apostille, l’autorité étrangère compétente appose une apostille sur le document et ensuite vous pouvez utiliser directement le document apostillé en Belgique.

Vous trouvez ici un aperçu (en anglais) de toutes les autorités compétentes par pays qui peuvent apposer l’apostille.

 
Pas un contrôle du contenu !

La légalisation ne garantit pas que votre document étranger sera accepté en Belgique. L’instance belge qui a demandé le document peut toujours examiner si le contenu de celui-ci est exact. Cette instance peut par exemple vous demander de présenter d’autres documents ou faire vérifier le document légalisé dans le pays où il a été établi.


Est-ce que les actes notariés délivrés par un poste belge doivent être légalisés par le Service Légalisation du SPF Affaires étrangères pour être utilisés en Belgique?

Non.

 

3. Comment légaliser des documents étrangers pour usage à l’étranger?

Il convient de vous renseigner auprès des autorités compétentes du pays dans lequel vous devez utiliser le document.

 

4. Le document à légaliser doit-il être émis en français, néerlandais ou allemand?

Non.

Le document est directement légalisable s’il est signé par un officier public et qu’il est rédigé dans une des langues suivantes : français, néerlandais, allemand, anglais, espagnol, italien ou portugais.

Si le document est rédigé dans une autre langue que celles précitées il doit être accompagné d’une traduction jurée.

Attention : les documents délivrés dans une langue étrangère qui sont destinés à un usage en Belgique doivent être traduit dans une de nos langues nationales.

Le document original et la traduction sont légalisés indépendamment l’un de l’autre.

 

5. Que faire si la légalisation est impossible?

Les document de certains pays ne peuvent pas être légalisés dans le pays où ils ont  été délivrés (pays en guerre ou chaos ou pas d’autorité centrale).

Pour ces pays, une disposition particulière de légalisation peut être d’application.

Pour plus d’information à ce sujet, vous pouvez vous adresser au service Légalisation du Service public fédéral Affaires étrangères.

 

6. Pouvez-vous faire transcrire en Belgique un acte étranger légalisé?

Si vous êtes belge, vous pouvez faire transcrire en Belgique un acte d’état civil étranger (acte de naissance, acte de mariage, acte de décès) après légalisation.

Ces actes étrangers peuvent être transcrits, en Belgique, dans les registres de l'état civil de la commune de votre domicile actuel, ou de votre premier lieu d'établissement après votre retour en Belgique.

Si vous n'avez ni domicile ni résidence en Belgique, vous pouvez faire transcrire l'acte dans les registres de l'état civil de la commune de votre dernier domicile en Belgique ou du domicile de vos ascendants (père, mère, grand-père, grand-mère) ou encore de votre lieu de naissance en Belgique ou, à défaut, à la ville de Bruxelles.

Une fois l'acte transcrit, vous pouvez en obtenir facilement des copies ou des extraits auprès de l'administration belge compétente. Vous ne devez plus à nouveau demander l’acte à l’étranger et le faire légaliser.