Comment légaliser des documents belges pour usage à l’étranger?

Légalisation, apostille ou dispense?

En fonction du pays où vous allez utiliser le document et du type de document, une légalisation ou une apostille est nécessaire. Dans certains cas, il ne faut ni légalisation ni apostille.

Un pays peut être lié par un traité de légalisation qui contient des accords sur la manière dont les pays acceptent les documents officiels des uns et des autres.

Si un pays est lié à la Convention Apostille, alors une seule légalisation est nécessaire : c'est ce qu'on appelle «l'apostille».

Depuis le 1er mai 2018, les Apostilles sont délivrées uniquement sous format électronique en Belgique.

Pour quels pays faut-il une légalisation ou une apostille et quels sont ceux dispensés de légalisation et d’apostille ? Vous pouvez chercher vous-même via les 'Critères de recherche'.


Où pouvez-vous obtenir une légalisation ou une apostille?

Auprès du service Légalisation du Service public fédéral Affaires étrangères.

ATTENTION
Pour certains documents, d’autres instances au niveau local, régional ou fédéral doivent effectuer une légalisation préalable.

Avant de présenter votre document au guichet du service Légalisation, veillez à ce que votre document soit signé par un officier public :

  • soit au niveau communal : par le bourgmestre ou un échevin ou l'officier de l'état civil ou un fonctionnaire délégué dont la signature a été déposée auprès du SPF AE (demandez à la commune) ;
  • soit par un notaire, etc… ;
  • soit par un fonctionnaire d'un organisme public dont la signature a été déposée au service Légalisation.

Votre document a été légalisé par le service Légalisation du Service public fédéral Affaires étrangères ? Alors l’ambassade ou le consulat du pays où vous voulez utiliser le document doit effectuer la dernière légalisation: Adresses des Ambassades et consulats étrangers en Belgique.

Si le pays où vous voulez utiliser le document est lié à la Convention Apostille, alors le service Légalisation du Service public fédéral Affaires étrangères appose une apostille sur le document sous format électronique et ensuite vous pouvez utiliser directement le document apostillé dans le pays de destination.

 
E-apostille / e-légalisation ?

Depuis le 01/05/2018,

  • les apostilles sont délivrées UNIQUEMENT sous format électronique.
  • les légalisations peuvent être délivrées sur papier et sous format électronique.

En vue de la délivrance des apostilles et légalisations électroniques, le service Légalisation du SPF Affaires étrangères a créé le site eLegalization (https://elegalisation.diplomatie.be), qui est seulement accessible pour les autorités partenaires (communes, notaires, SPF, chambres de commerce…) mais pas pour les particuliers.

 
1/ SI VOTRE DOCUMENT DOIT ETRE MUNI D’UNE APOSTILLE :

ATTENTION !

  • Plus aucune apostille papier n’est délivrée depuis le 1er mai 2018. Les apostilles sont délivrées UNIQUEMENT sous format électronique.
  • Plus aucun DOCUMENT SIGNÉ PAR UN NOTAIRE et devant être apostillé (voir critères de recherche) ne peut être présenté aux guichets ou envoyé par courrier au service Légalisation du SPF Affaires étrangères. La DEMANDE D’APOSTILLE EST FAITE DIRECTEMENT PAR LE NOTAIRE VIA LE SITE eLegalization (voir point 1 ci-dessous).

DEUX procédures sont possibles pour demander l’e-apostille

  1. La demande d’apostille peut être effectuée directement par l’autorité émettrice du document à la demande de la personne concernée.

    Le partenaire accrédité (commune, notaire, …) introduit la demande depuis le site eLegalization (https://elegalisation.diplomatie.be), le paiement se fait directement en ligne et le lien vers le document apostillé est directement envoyé par e-mail au demandeur. Le délai de traitement des demandes est rapide (demande traitée dans les 24h) et n’occasionne aucun coût supplémentaire. La totalité de la procédure se fait donc en ligne et vous ne devez pas vous déplacer jusqu’aux guichets du service Légalisation du SPF Affaires étrangères. Plus d’informations sur https://elegalisation.diplomatie.be - rubrique à propos.
     
  2. Demande aux guichets du service légalisation :
    27 rue des petits Carmes à 1000 Bruxelles de 9h à 12h.

    Les documents comportant MOINS DE 4 PAGES sont traités directement. Les documents comportant plus de 4 pages doivent être déposés et sont disponibles le lendemain.

    Présentez le document original (pas de scan) au guichet du service Légalisation.

L’apostille électronique pourra être consultée et téléchargée via le site https://legalweb.diplomatie.be à l’aide du numéro de l’apostille et de la date de délivrance de celle-ci.

 
2/ SI VOTRE DOCUMENT  DOIT ETRE MUNI D’UNE LEGALISATION

Après la légalisation du SPF Affaires étrangères, le document devra encore être légalisé par l’ambassade ou le consulat du pays de destination.

Veuillez donc d’abord vérifier si l’ambassade étrangère ou la consulat étranger accepte ou pas la légalisation électronique.

  • Si oui, l’autorité émettrice du document (commune, notaire, …) peut introduire la demande depuis le site eLegalization (https://elegalisation.diplomatie.be), comme pour l’e-apostille, et vous recevrez par mail le lien vers le document légalisé.
  • Si non, vous pouvez toujours demander une légalisation sur papier en vous rendant aux guichets du service Légalisation du SPF Affaires étrangères : 27 rue des petits Carmes 1000 Bruxelles de 9h à 12h.

    Présentez le document original (pas de scan) au guichet du service Légalisation.

 

La légalisation est-elle effectuée immédiatement?

Oui, mais il ne faut pas dépasser 10 documents par client.

Au-delà de 10 documents présentés en même temps au guichet :

  • vous êtes invité à laisser vos documents en dépôt.
  • le retrait des documents peut se faire le lendemain du dépôt.
  • le paiement s'effectue au moment du retrait.

 
Devez-vous apporter le document vous-même?

Non. N'importe qui peut apporter le document. Aucune preuve d’identité n’est demandée.

 
Combien coûte une légalisation ou une apostille?

20 euros par document.

 
Comment payer la légalisation ou l’apostille?

Pour les documents présentés ou déposés aux guichets du service Légalisation :
NO CASH

  • par Bancontact/Maestro
  • par Visa/Mastercard
  • avec la preuve du paiement via B-Post


Est-ce que le service Légalisation traduit les documents?

Non. Les documents à traduire doivent l'être par un traducteur juré.
La signature du traducteur juré sera légalisée par le Président du Tribunal de Première instance dont il dépend et, ensuite, la signature du Président du Tribunal sera légalisée par le Service Légalisation du SPF Justice : 115 bd de Waterloo, 1000 Bruxelles ; e-mail legal@just.fgov.be (Légalisation de documents par le SPF Justice). La traduction et l'original du document seront ensuite présentés à notre service Légalisation pour obtenir soit une apostille soit une légalisation.


Est-ce que le service Légalisation légalise des diplômes délivrés en Belgique?

Oui mais il doivent être préalablement légalisés par l’instance compétente :

Fédération Wallonie-Bruxelles :

Les communes légalisent les diplômes des écoles primaires et secondaires de l’enseignement libre, communal et provincial.

la Fédération Wallonie-Bruxelles légalise les diplômes des universités et des hautes écoles ainsi que les diplômes délivrés par les athénées.

Pour les titres délivrés par les établissements d'enseignement fondamental et secondaire organisés par la Fédération Wallonie-Bruxelles

City Center 1 Boulevard du Jardin Botanique, 20-20 (1er étage)
1000 Bruxelles
Tél.: 02 690 81 51
Fax: 02 690 80 35
E-mail: legalisation.oblig@cfwb.be

Pour les titres délivrés par les établissements de promotion sociale organisés par la Fédération Wallonie-Bruxelles :

Direction générale de l'enseignement non-obligatoire et de la Recherche scientifique
Rue Adolphe Lavallée, 1
1080 Bruxelles
Tél.: 02 690 87 19
Fax: 02 690 87 32
E-mail: legalisation@eps.cfwb.be

Pour les titres délivrés par les établissements d'enseignement supérieur organisés ou subventionnés par la Fédération Wallonie-Bruxelles :

Direction générale de l'enseignement non-obligatoire et de la Recherche scientifique
Rue Adolphe Lavallée, 1
1080 Bruxelles
Tél.: 02 690 88 29
Fax: 02 690 88 40
E-mail: legalisation.sup@cfwb


Vlaamse Gemeenschap:

Hendrik Consciencegebouw 1 B 01
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
Tel.: 0491/99.68.42

La Communauté flamande légalise tous les diplômes issus de l’enseignement flamand.

Deutschsprachigen Gemeinschaft 

Gospertstrasse 1-5
4700 Eupen
Tél.: 087/596364


Est-ce que le service Légalisation légalise les copies de passeports ou de cartes d'identité ?

Les copies de passeports peuvent être légalisées

Si il s’agit d’une carte d’identité, la commune ou un notaire peut fournir une attestation reprenant les éléments dudit document. Cette attestation peut être légalisée si nécessaire.

S'il s'agit d'un document de voyage ou d’identité étranger, veuillez vous adresser à l'ambassade du pays concerné. La copie conforme de ce document peut ensuite être légalisée par le service Légalisation du SPF Affaires étrangères.