Privacy statement

 
Traitement de données à caractère personnel dans le cadre d’une demande d’inscription dans les registres consulaires de la population

 
1.DEFINITIONS :

« Données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une personne physique identifiable, une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« Traitement » : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion, ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destructions.

« Responsable du traitement » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme, qui seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

« Sous-traitant » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

« Destinataire » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.

« Tiers » : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personne.

Règlement général sur la protection des données (RGPD) : le Règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

 
2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT :

Le responsable du traitement des données à caractère personnel dans le cadre  d’une demande d’inscription dans les registres consulaires de la population dans les postes consulaires belges à l’étranger est :

Le Ministre des Affaires étrangères, représenté par le Directeur général des Affaires consulaires.

Service public Affaires étrangères
Direction générale des Affaires consulaires
rue des Petits Carmes 15
1000 Bruxelles
Belgique

 
3. DÉLÉGUE A LA PROTECTION DES DONNÉES (« DPD »):

Missions du « DPD » :

Le « DPD » peut être contacté par les personnes concernées dont les données sont traitées par les Affaires étrangères dans le cadre d’une demande d’inscription dans les registres consulaires de la population, au sujet de toutes les questions relatives au traitement de leurs données et plus spécifiquement en ce qui concerne :

  • les finalités du traitement de données ;
  • la base juridique du traitement ;
  • les catégories de données à caractère personnel concernées ;
  • les catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
  • le transfert éventuel des données à caractère personnel à des pays tiers et l'existence de garanties appropriées ;
  • la durée de conservation des données à caractère personnel ;
  • le fait de savoir s'il est question d'un traitement de données automatisé ;
  • le droit de demander la rectification ;
  • le droit de demander l'effacement des données et la limitation du traitement des données ;
  • le droit de s'opposer au traitement.

Coordonnées du « DPD » :

Vous pouvez contacter le « DPD » de la Direction générale des Affaires consulaires :

  • par formulaire
  • par courrier :
    Service public Affaires étrangères
    Direction générale des Affaires consulaires
    À l'attention du « Délégué à la protection des données »

    rue des Petits Carmes 15
    1000 Bruxelles

 
4. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES :

La Direction générale des Affaires consulaires s'engage à ne traiter que des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives par rapport aux finalités pour lesquelles elles sont collectées (voir le point 5 ci-dessous) et à ne pas les utiliser ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités.

En fonction, notamment, de la demande d’inscription introduite, il peut s'agir des catégories de données suivantes :

  1. Données d'identification : données d'identification personnelles (nom, titre, adresse, adresses antérieures, numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.) ; données d'identification- émises par les services publics- autres que le numéro de registre national (numéro de carte d'identité, de passeport, etc.) ; données d'identification biométriques (photographies) .
     
  2. Caractéristiques personnelles : détails personnels (âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, nationalité, etc.) ; statut d'immigration (détails du visa, permis de travail, droit de séjour à l’étranger.) .
     
  3. Composition du ménage : mariage ou autre forme actuelle de cohabitation (nom de l'époux ou du partenaire, nom de jeune fille de l'épouse ou du partenaire, date du mariage, nombre d'enfants, etc.) ; historique marital (détails concernant les mariages ou les unions précédents, divorces, séparations, noms des partenaires précédents, etc.) ; détails sur les autres membres de la famille ou du ménage (enfants, personnes à charge, autres membres du ménage, parents et ascendants) .
     
  4. Caractéristiques du logement : adresse du logement ; type de logement ; données de localisation,.
     
  5. Profession et emploi : emploi actuel, données employeur.
     
  6. Numéro de Registre national / Numéro d'identification de la sécurité sociale.

 
5. FINALITÉS DU TRAITEMENT :

Conformément à l’Article 6 du « RDPG », la Direction générale des Affaires consulaires collecte et utilise uniquement les données à caractère personnel nécessaires :

  • Au respect d’une obligation légale ;
  • À l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique ;
  • Sur la base de votre consentement concernant les traitements qui vous sont proposés au-delà de nos missions légales (tels que votre inscription à l’application Travellers online mise à disposition par le Centre de crise des Affaires étrangère)

Dans des cas particuliers, la Direction générale Affaires consulaires peut traiter vos données à caractère personnel afin de vous protéger, seulement et uniquement lors de situations d’urgence ou de catastrophes exceptionnelles susceptibles d’entraîner la mort.

 
6. DESTINATAIRES DES DONNÉES :

Les données à caractère personnel vous concernant collectées et traitées par la Direction générale des Affaires consulaires (ou du moins certaines d'entre-elles) peuvent, être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

  1. La personne concernée, ses représentants légaux ; 
  2. Les conseillers professionnels (par exemple avocats) de la personne concernée ou de ses représentants légaux ;
  3. Les postes diplomatiques et consulaires à l’étranger.
  4. Les administrations et institutions publiques et privées dans le cadre de leurs missions d’intérêt général conformément à la législation ;
  5. Certaines professions réglementées, autorisées à en obtenir communication, telles que les avocats, les notaires, les huissiers dans le cadre d’une procédure judiciaire.

 
7. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES :

En tant qu’autorité fédérale, la Direction générale Affaires consulaires est soumise à la loi relatives aux archives du 24 juin 1955 (modifiée par la loi du 19 mai 2009) et ne peut donc pas détruire librement les documents en sa possession. Lorsque les documents d’une administration publique n’ont plus d’utilité administrative et/ou juridique, ils peuvent toutefois avoir un intérêt historique, scientifique ou statistique. Ils sont alors transférés aux Archives de l’État.

En fonction de la source et de cadres légaux spécifiques, les durées de conservation peuvent déroger à cette règle générale.

 
8. PROCÉDURE DE DEMANDE D'UNE COPIE DU DOSSIER ADMINISTRATIF

Dans le cadre de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration, vous pouvez demander une copie de votre dossier administratif géré par la Direction générale des Affaires consulaires. Votre demande doit être envoyé à l’adresse suivante :

Service public Affaires étrangères
Direction générale des Affaires consulaires
Direction Droit des personnes
rue des Petits Carmes 15
1000 Bruxelles

 
9. DROIT D'ACCÈS, DE RECTIFICATION, D'EFFACEMENT ET DE LIMITATION DU TRAITEMENT :

A. Droit d'accès :

Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que vos données à caractère personnel sont traitées par la Direction générale des Affaires consulaires et, lorsqu'elles le sont, l'accès aux informations suivantes :

  • les finalités du traitement de données ;
  • la base juridique du traitement ;
  • les catégories de données à caractère personnel concernées ;
  • les catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
  • le transfert éventuel des données à caractère personnel à des pays tiers et l'existence de garanties appropriées ;
  • la durée de conservation des données à caractère personnel ou les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  • le fait de savoir s'il est question d'un traitement de données automatisé ;

Pour toute question à ce sujet, vous pouvez vous adresser aux services compétents. Vous devrez compléter  un formulaire spécifique (PDF, 189.76 Ko) et fournir la preuve de votre identité.

 
B. Droit de rectification :

Vous avez le droit d'obtenir la rectification des données à caractère personnel qui sont inexactes ou de demander que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées.

Si vous constatez que la Direction générale des Affaires consulaires a traité des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes, nous vous invitons à vous adresser en premier lieu au poste consulaire de carrière où vous êtes inscrits pour lui demander de rectifier les données inexactes ou de compléter les données incomplètes.

Il se peut que le poste consulaire de carrière qui gère votre dossier vous demande des informations ou preuves supplémentaires afin d'étayer votre demande.

Si vous avez d'autres questions après avoir contacté les services compétents, vous pouvez les adresser au « DPD » (voy 3. Le délégué à la protection des données). Il vous sera demandé de prouver votre identité.

 
C. Droit à l'effacement :

Etant donné que le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution d'une mission relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi la Direction générale des Affaires consulaires, vous n'êtes pas en droit de demander et d'obtenir l'effacement de vos données à caractère personnel.

Si vous avez des questions concernant le droit à l'effacement, vous pouvez les adresser au « DPD » (voy 3.  Le délégué à la protection des données). Il vous sera demandé de prouver votre identité.

 
D. Droit à la limitation :

Etant donné que le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution d'une mission relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi la Direction générale des Affaires consulaires, vous n'êtes pas en droit de demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous avez des questions concernant le droit à la limitation, vous pouvez les adresser au « DPD » (voy 3.  Le délégué à la protection des données). Il vous sera demandé de prouver votre identité.

 
E. Droit à la portabilité :

Etant donné que la Direction générale des Affaires consulaires ne traite pas vos données à caractère personnel en exécution d'un contrat, le droit à la portabilité ne trouve pas à s'appliquer. Par conséquent, vous n'êtes pas en droit de recevoir de la Direction générale des Affaires consulaires vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine en vue de les transmettre à un autre responsable de traitement.

Si vous avez des questions concernant le droit à la portabilité, vous pouvez les adresser au « DPD » (voy 3.  Le délégué à la protection des données). Il vous sera demandé de prouver votre identité.

 
F. Droit d'opposition :

Vous pouvez vous opposer au traitement des données à caractère personnel, à moins que le traitement ne soit nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique.

Toutefois, la Direction générale des Affaires consulaires peut s'y opposer s'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Si vous vous opposez au traitement de données à caractère personnel gérées par la Direction générale des Affaires consulaires, nous vous invitons à vous adresser au « DPD » (voy 3. Le délégué à la protection des données). Il vous sera demandé de prouver votre identité.

 
10. RÉPONSE ET DÉLAI DE RÉPONSE :

Si vous invoquez le droit d'accès, le droit de rectification, le droit à l'effacement, le droit à la limitation ou le droit d'opposition, vous recevrez des informations sur les mesures prises à la suite de votre demande, ce dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité de votre demande ou du nombre de demandes en cours. Vous serez informé de cette prolongation du délai de réponse.

S'il n'est pas donné suite à votre demande, vous serez informé des motifs d'inaction au plus tard dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Vous avez la possibilité d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle et de former un recours juridictionnel.

 
11. INTRODUCTION D'UNE PLAINTE AUPRÈS DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE :

Si vous estimez que la Direction générale des Affaires consulaires n'a pas traité vos données à caractère personnel conformément au RGPD, il vous est loisible d'introduire une plainte auprès de l'Autorité belge de Protection des Données.

Vous pouvez trouver plus d'informations à ce sujet sur le site internet de ladite Autorité : https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Courriel : contact@apd-gba.be
Tél : +32 2 274 48 00