Inscription dûment datée et signée sur une fiche ad hoc mentionnant le nom, les coordonnées, la profession, la nationalité, les références - institution ou personne responsable ou coordinatrice de la recherche - et objet de celle-ci.
Heures d'ouverture de la salle de lecture:
du lundi au vendredi, de 9 heures à 12 heures et de 13 heures à 16 heures.
Les périodes de fermeture de la salle de lecture sont clairement précisées en temps opportuns aux chercheurs intéressés - En principe : uniquement entre Noël et Nouvel An.
Accès à une salle de lecture propre à la direction des archives ; communication de dossiers microfilmés non disponibles sous forme de dossiers/papiers ; lecture au moyen de deux appareils lecteurs/reproducteurs installés en salle de lecture.
Reproduction de documents en photocopies : tâche assurée par un préposé du service, sur la base d'un formulaire de demande de reproduction complété par la personne intéressée et paraphé pour autorisation par le responsable des archives :
Coût: 25 cents /pièce pour les formats A4 et folios, 60 cents/pièce pour le formatA3 et 4 euros pour scan sur CDROM. Reproduction de documents en photos et scans sur support CDROM : par demande auprès du service ; tarif élaboré sur la base d'un coût de facturation minimal ; la procédure de copie est soumise à la réglementation en matière de droits de reproduction.
Règle de consultation : délai de 30 ans prévu par l'arrêté ministériel du 27 juillet 1981 et confirmé par l’A.M du 12 décembre 2003.
Pour les documents datant de plus de 30 ans et de moins de 50 ans; visa préalable de la commission diplomatique - composée de diplomates et/ou hauts fonctionnaires de l'administration centrale - et à laquelle sont soumises les demandes de dossiers introduites auprès de la direction des archives (archives diplomatiques et archives africaines) par les chercheurs.
Pour les documents datant de plus de 50 ans: accès autorisé par la direction des archives elle-même, sur la base de critères généraux relatifs notamment à la protection des relations internationales de la Belgique fédérale (Loi de 1994 sur la publicité de l’administration) et à la protection de la vie privée (Loi de 1992 sur la protection de la vie privée).
