La présente déclaration de confidentialité décrit la manière dont le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement traite les données à caractère personnel vous concernant.
Cette page est susceptible de faire l'objet d'éventuelles mises à jour. Nous vous conseillons de la vérifier de temps en temps.
- Qui est le responsable du traitement ?
- Pour quelles raisons traite-t-on vos données à caractère personnel ?
- Quelles sont les données à caractère personnel traitées ?
- Sur quels fondements sont traitées vos données à caractère personnel ?
- A qui vos données à caractère personnel sont-elles transmises ?
- Pendant combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?
- Comment vos données à caractère personnel sont-elles sécurisées ?
- Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
1. Qui est le responsable du traitement ?
Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, représenté par les membres du Comité de direction chacun pour la direction qui les concerne, est le responsable des traitements de données à caractère personnel dans le cadre de ses missions.
2. Pour quelles raisons traite-t-on vos données à caractère personnel ?
Les traitements de données à caractère personnel visés par la présente déclaration générale de confidentialité sont les suivants :
- votre consultation des pages du site web du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement. Dans votre navigateur, ces pages commencent par « https://diplomatie.belgium.be ». Lorsqu'un lien vous mène vers un autre site, un portail, une application, une application en ligne ou un réseau social, c'est aux conditions de traitement des données à caractère personnel de ces services que vous devez vous référer ;
- votre utilisation de nos formulaires de contact ;
- votre information par nos newsletters ;
- l'exécution de nos missions légales ou d'intérêt public.
3. Quelles sont les données à caractère personnel traitées ?
Nous ne traitons que les données à caractère personnel :
- nécessaires à l'exécution de nos missions légales ou d'intérêt public ;
- qui nous permettent de répondre à vos questions et/ou de vous informer ;
- de vous offrir un site web performant.
Les catégories de données à caractère personnel pouvant être traitées par le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement sont les suivantes
- données d'identification : nom, prénom, date de naissance, numéro de passeport, adresse IP, ...
- données de contact : adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone, ...
- situation familiale : état civil, nombre d'enfants, ...
- données relatives aux interactions que vous avez avec nous via notre site web, des contacts téléphoniques, des échanges de mails, ...
- données de vidéosurveillance lorsque vous vous rendez dans nos bureaux, ...
- données de santé physique et/ou mentale.
4. Sur quels fondements sont traitées vos données à caractère personnel ?
Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement traite vos données à caractère personnel sur base de l’un des fondements suivants :
- le respect d’une obligation légale ;
- l’exécution d’une mission d’intérêt public ;
- votre consentement.
5. A qui vos données à caractère personnel sont-elles transmises ?
Il est possible que vos données à caractère personnel soient transmises à d’autres autorités publiques belges (SPF, autorités fédérées, instances judiciaires, services de police, …). Cette transmission n’a lieu que pour leur permettre d’exécuter leurs missions d’intérêt public ou de respecter leurs obligations légales.
Il est également possible que vos données à caractère personnel soient transmises à des avocats dans le cadre d’un contentieux.
Dans les cas où le transfert de données à caractère personnel n’a pas pour fondement l’obligation légale ou l’exécution d’une mission d’intérêt public dans le chef du destinataire, ou la défense de nos droits en justice dans notre chef, aucune donnée ne sera transmise sans votre consentement.
Les accords de responsabilité conjointe et les protocoles d’encadrement de transfert devant être publiés se trouvent sur cette page.
Si le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement doit transférer vos données à caractère personnel en-dehors de l’Espace Économique Européen, cela ne sera fait que sur base d’une obligation légale et moyennant les garanties exigées par le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
6. Pendant combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?
Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement est soumis, comme toute autorité fédérale, à la législation relative aux archives du 24 juin 1955. Pour les données à caractère personnel traitées pour remplir une obligation légale ou exécuter une mission d’intérêt public, un tableau d’archivage a été défini en collaboration avec les Archives du Royaume.
De manière générale, vos données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire à la mise œuvre des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Délais de conservation spécifiques :
- votre adresse IP : 12 mois
- les cookies : 13 mois
- les échanges via le formulaire de contact et l’e-mail : 1 mois
Dans des cas exceptionnels, tels qu’une procédure judiciaire, vos données à caractère personnel peuvent être conservées plus longtemps.
7. Comment vos données à caractère personnel sont-elles sécurisées ?
Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement garantit la sécurité (intégrité et confidentialité) de vos données à caractère personnel. Elles sont protégées, notamment, contre l’accès non autorisé, l’utilisation illégitime, la perte et les modifications non autorisées.
Pour cela, nous utilisons des techniques et des procédures de sécurisation que nous ne détaillons pas sur cette page pour des raisons de sécurité.
Sachez toutefois que sur les plans physique, technique et organisationnel, les mesures appropriées sont prises afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques.
8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
Conformément au chapitre 3 du RGPD et sous réserve des exceptions et dérogations légales, vous disposez de différents droits :
- droit d’accès et de copie :
Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que vos données à caractère personnel sont traitées par le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement et, lorsqu’elles le sont, l’accès aux informations suivantes :- les finalités de traitement
- le fondement du traitement
- les catégories de données à caractère personnel concernées
- les catégories de destinataires auxquels vos données ont été transmises, en ce compris l’existence de garanties appropriées pour les cas de transfert hors Espace Économique Européen
- la durée de conservation ou les critères utilisés pour la déterminer
- le fait de savoir s’il est question d’un traitement de données automatisé
Vous avez également le droit d’obtenir une copie de vos données à caractère personnel.
- droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel erronées ou de demander à ce que les données incomplètes soient complétées.
- droit à l’effacement : le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement traitant vos données à caractère personnel pour respecter ses obligations légales ou pour exécuter ses missions d’intérêt public, le droit à l’effacement ne trouve pas à s’appliquer. Toutefois, celui-ci pourra être applicable pour les cas où le traitement se fonde sur votre consentement.
- droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel lorsque vous exercez votre droit d’opposition, lorsque vous contestez l’exactitude de vos données, lorsque le traitement est illicite ou lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.
- droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si celles-ci sont traitées pour l’exécution d’une mission d’intérêt public par le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement. Toutefois, le responsable du traitement peut s’opposer à ce droit s’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
- droit à la portabilité : le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement traitant vos données à caractère personnel pour respecter ses obligations légales ou pour exécuter ses missions d’intérêt public, le droit à la portabilité ne trouve pas à s’appliquer
Pour les cas où le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement traite vos données à caractère personnel sur base de votre consentement, vous avez également le droit de retirer celui-ci à tout moment.
Toutes vos demandes d’exercice de droit sera traitée dans les 30 jours calendrier. Si une demande est complexe ou que nos services font face à un grand nombre de demande, ce délai sera prolongé de 60 jours.
Pour exercer vos droits, adressez un e-mail ou un courrier à notre Délégué à la protection des données (DPO). Il pourra vous être demandé de prouver votre identité.
- via le formulaire de contact
- adresse mail : dpo@diplobel.fed.be
- adresse postale :
SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement
À l’attention du Délégué à la protection des données (DPO)
Services de la Présidente
Rue des Petits Carmes 15
1000 Bruxelles
Si vous estimez que le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement n'a pas traité vos données à caractère personnel conformément aux règlementations en vigueur, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données :
- adresse mail : contact@apd-gba.be
- adresse postale :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles