Services et structure

L'administration centrale du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement comprend six Directions générales et six Directions d'Encadrement et Directions.

Direction d'Encadrement Technologie de l'information et de la Communication (ICT)

La Direction d'Encadrement ICT est en charge de tout ce qui concerne le support informatique et télécommunication pour la réalisation des missions du SPF Affaires étrangères.
  1. Dernière mise à jour le

L’environnement ICT d’aujourd’hui se compose de différentes facettes, qui se reflètent également dans notre SPF avec plusieurs services, chacun avec son caractère unique et son expertise.

Ainsi, nous avons :

 

ICT 0 : CIO Office & PMO

ICT 0 peut être divisé en trois équipes différentes, y compris le Secrétariat et les Affaires générales, qui est responsable du traitement administratif des questions relatives au personnel ICT (telles que les congés, les absences, les voyages d’affaires, etc.) et du soutien organisationnel de la direction d’encadrement.

En mettant l’accent sur « doing the right things », le CIO Office, en collaboration avec les directions générales et les directions d’encadrement, examine les besoins existants et conclut ensuite des accords, sous la forme d’une feuille de route, pour arriver à un projet stratégique. Le CIO attache également une grande importance au « doing the things right », c’est-à-dire à la mise en place d’un cadre de gouvernance permettant d’établir des règles claires pour les demandes informatiques et cela est lié à une architecture claire afin que nous puissions proposer des solutions cohérentes à notre entreprise. De plus, l’accent est également mis sur l’expérience client et la communication dans laquelle l’entreprise est au cœur de notre approche et nous nous efforçons d’offrir le meilleur service possible.

L’équipe PMO est responsable du suivi des projets en cours. Sa tâche principale est de professionnaliser et de standardiser des projets innovants tels que Modern Workplace, Hermes3, Atlas et Cybersecurity.

L’équipe ICT Post Coordination joue le rôle d’intermédiaire entre ICT et tous les postes diplomatiques et consulaires à l’étranger.

 

ICT 1: Gestion administrative et financière

Les équipes d’ICT 1 sont composées d’une part de profils administratifs, qui sont responsables de la gestion RH, et d’autre part de profils financiers, qui sont responsables de la gestion financière des budgets, des marchés publics et de la facturation. Ils gèrent également les budgets alloués aux postes. Bref, ils gèrent en bon père de famille les ressources de ICT.

 

ICT 2: Sécurité des réseaux et des données

Là où ICT 1 veille sur l’argent, ICT 2 veille sur la sécurité générale de l’information du SPF. La cybersécurité devient donc de plus en plus importante dans le paysage actuel et futur des TIC. C’est pourquoi le plan de cybersécurité a également été élaboré en réponse à une série de cyber-intrusions notoires de services de renseignement étrangers. Ce plan vise à accroître la cyber-résilience du SPF de manière globale et à faire face à la menace croissante des cyber-risques. Le plan doit, entre autres, permettre une prise de décision rapide et sûre en situation de crise et offrir un label de qualité dans le domaine cybernétique. En retour, cela se traduit par une plus grande crédibilité de la cybersécurité de notre pays auprès de nos partenaires nationaux et étrangers.  

Au sein d’ICT 2, différentes équipes utilisent chacune leur expertise pour parvenir à une approche globale de la sécurité des réseaux et des données :

  • En collaboration avec l’équipe Security Governance, ICT 2 dirige et contrôle la manière dont la sécurité informatique est gérée au sein du SPF. Sa tâche consiste à veiller à ce que les menaces et les risques pour la sécurité auxquels l’organisation est exposée soient reconnus en temps opportun et traités de manière adéquate.
  • Classified Networks est responsable de la construction et de la maintenance de réseaux sécurisés conformément aux normes légales (inter)nationales et fournit également des conseils sur la sécurité des informations sensibles ou classifiées. Par exemple, ils ont mis en place le Walled Garden. Il s’agit d’un réseau complètement fermé pour l’échange d’informations classifiées.
  • L’équipe Security Architecture fournit des conseils et des examens, et utilise l’analyse des risques pour prendre les mesures appropriées afin de prévenir à l’avance d’éventuels incidents ou menaces.
  • L’équipe Security Engineering prend en charge l’intégration directe de toutes les mesures de sécurité et assure ainsi une approche «security by design» pour tous les projets.
  • Security Operations (CSOC) préviennent, surveillent et répondent à la menace en constante évolution dans notre environnement ICT. En plus de la surveillance continue de nos systèmes TIC, les vulnérabilités sont également cartographiées. Des recommandations sont formulées pour remédier à ces vulnérabilités.
  • Grâce à l’Identity and Access Management Control Center (IMA), le SPF évolue vers un modèle de contrôle d’accès basé sur le rôle de quelqu’un. Cela garantira qu’en fonction de votre service et de la fonction que vous exercez, vous pouvez obtenir un ou plusieurs rôles avec des accès enregistrés aux systèmes et aux données dont vous avez besoin pour effectuer votre travail correctement. Cette méthode contribuera grandement à un démarrage en douceur des nouveaux employés, à un processus de demande plus simple pour les nouveaux accès et à une fermeture en douceur des accès pour les collègues qui partent.

 

ICT 3 : Gestion opérationnelle

Dans la gestion opérationnelle, tout est dominé par un bon service à l’utilisateur final.

Ce service gère le stock et permet de s’assurer que le matériel nécessaire peut être reçu et expédié et que chaque employé est bien équipé pour effectuer son travail dans les meilleures conditions.

Le Service Desk relève également de leur compétence. Les employés du Service Desk agissent en tant que support de première ligne pour aider les utilisateurs aussi bien et aussi rapidement que possible avec toutes sortes d’incidents possibles. Ils sont disponibles à la fois par téléphone et via notre plateforme ServiceNow. 

Des incidents ou problèmes spécifiques sont également enregistrés par nos équipes techniques. Ils travaillent principalement en fonction de l’utilisateur final et offrent un soutien si nécessaire, tant à l’administration centrale que dans les postes.

ICT 3 offre également un support opérationnel dans le domaine des imprimantes, de la téléphonie LAN/WAN, de l’Exchange et de la gestion des serveurs une fois en production. Même les applications achetées n’ont plus de secrets pour elles, ce qui signifie qu’ICT 3 est capable d’installer des mises à jour pour ces applications, de les dépanner et de maintenir les lignes de support nécessaires avec les fournisseurs d’applications.

 

ICT 4: Gestion de projets

Là où ICT 3 se concentre principalement sur le processus opérationnel une fois en production, ICT 4 se concentre sur le fonctionnement du projet. ICT 4 apporte son soutien pour les tâches essentielles du SPF et du citoyen. Ce qui signifie qu’ils achètent les applications essentielles à notre fonctionnement ou les développent et les maintiennent eux-mêmes.

Par exemple, ils sont responsables de toutes les technologies réseau (câbles réseau, routeurs, WiFi, pare-feu, etc.) et de l’infrastructure des serveurs, des centres de données et de l’environnement cloud Azure, ils gèrent l’Active Directory via leurs processus Identity & Access Management (IAM). L’IAM est donc un aspect qui sera beaucoup utilisé à l’avenir.

Les applications développées par ICT 4 constituent l’épine dorsale de notre cœur de métier. Ils gèrent ces applications dans deux environnements différents : l’ancien environnement et notre nouvel environnement Modern Workplace.

Dans le nouvel environnement Modern Workplace, nos applications maison sont complétées par des applications achetées telles que Microsoft 365, Dynamics, Newsbox ou ServiceNow. Par exemple, le SPF dispose d’outils qui favorisent la collaboration, la productivité, l’innovation et la flexibilité.

Nous nous concentrons également sur l’intelligence des données pour baser nos rapports sur des données réelles. Les rapports et tableaux de bord qui en résultent assurent un meilleur suivi de nos systèmes. Une attention particulière est également accordée aux données de base afin d’éviter les doublons.

 

ICT 5: Gestion des connaissances et des documents

La gestion des connaissances est de plus en plus, à juste titre, considérée comme un outil stratégique au sein des entreprises et des organisations. Notre service Gestion des connaissances et des documents développe donc des directives et des conseils concrets selon une vision claire. En outre, ils promeuvent les bonnes pratiques dans l’ensemble de l’organisation.

Il est bien sûr important que chaque employé puisse facilement obtenir les informations nécessaires et nous nous concentrons sur différents aspects. D’une part, le service propose des livres et des abonnements à la littérature professionnelle, aux bases de données juridiques et aux revues. D’autre part, les connaissances et informations nécessaires sont également mises à disposition via l’intranet et les archives.

Le service fournit également les conseils et le soutien nécessaires aux employés dans l’utilisation des outils en ligne de collaboration et de gestion documentaire (SharePoint, Teams, etc.) à travers la création de plateformes et des applications, résolution de problèmes, dispensation de formations, rédaction de manuels, etc. Ces instruments sont de plus en plus utilisés pour collaborer avec d’autres organisations de manière efficace et sûre.

Le SPF Affaires étrangères est une organisation de la connaissance où un grand nombre de collaborateurs changent de poste chaque année. Surtout avec le mouvement diplomatique, beaucoup de connaissances risquent toujours d’être perdues. C’est pourquoi nous sommes fermement résolus à soutenir et à promouvoir le processus de transfert des connaissances.