Chiffre de juillet 2024 : nous avons organisé 78 événements au palais d’Egmont au cours de la présidence belge du Conseil de l’UE

Tout au long de la présidence belge du Conseil de l’UE, nous avons organisé au palais d’Egmont 78 événements réunissant des experts, des hauts fonctionnaires et des ministres. Un travail titanesque et l’occasion de mettre en valeur le splendide palais d’Egmont.

Carte de visite

Le palais d’Egmont représente une magnifique carte de visite pour notre pays. Notre SPF en tire d’ailleurs volontiers parti. Solennelles et élégantes, ses salles – la galerie des glaces, le salon vert, le salon des dames, la galerie des marbres, le salon Louis XIV, la salle des tapisseries… – offrent en effet un décor idéal à l’accueil des hauts dignitaires. C’est d’ailleurs au palais d’Egmont qu’ont lieu la plupart des rencontres de la ministre belge des Affaires étrangères avec ses homologues.

Mais le palais d’Egmont abrite également de vastes salles de réunion ultra modernes – à savoir la salle Europe et la salle Arenberg (voir photos) – ainsi que plusieurs salles de moindre envergure telles que la salle bleue et la salle orange. Ainsi, le palais d’Egmont a tout d’un centre de conférences à part entière, pouvant également accueillir des rencontres de haut niveau entre ministres, chefs de gouvernement, etc.

78 événements

Bien entendu, notre pays se devait de jouer ce splendide atout au cours de la présidence belge du Conseil de l’UE. Tout au long des six mois de présidence, entre janvier et juin 2024, le palais d’Egmont a accueilli pas moins de 78 événements majeurs, dont plusieurs ont duré deux à trois jours.

Il s’agissait majoritairement de réunions d’experts (33) et de hauts fonctionnaires (26). En outre, 19 événements ont réuni les ministres compétents de chacun des 27 États membres selon leur portefeuille. Parmi eux, 13 conseils informels ont permis aux ministres européens d’échanger leurs points de vue dans un cadre informel.

Notre SPF a assuré toute l’organisation de 36 rencontres. D’autres SPF se sont chargés de 46 événements qualifiés d’« externes », auxquels les Affaires étrangères ont toutefois grandement contribué elles aussi.

Les groupes d’experts ont débattu de la question des armes à feu, des archives diplomatiques, des crédits à l’exportation, du contrôle routier et des services postaux, entre autres. Il importe également de mentionner les panels de citoyens sur l’intelligence artificielle. En outre, nous avons accueilli nombre de hauts fonctionnaires : cyberambassadeurs, directeurs des Affaires européennes, chefs des centres européens de crise, pour n’en citer que quelques-uns.

Parmi les conseils informels dont nous avons assuré toute l’organisation, citons les conseils consacrés aux affaires générales, aux affaires étrangères, au commerce et à la coopération au développement. Les conseils relatifs à la santé publique, l’égalité de genre, la justice et l’environnement, notamment, ont été supervisés par d’autres SPF.

Certains événements de très haut niveau, tels que les conseils informels, ont pu compter sur la présence de commissaires européens ou de hauts fonctionnaires de l’UE (Commission, Conseil, Parlement).

Un travail de préparation titanesque et de longue haleine

• Aménagé avec soin

Quelles conséquences pour notre administration ? Tout d’abord, il a fallu soigner l’aménagement du palais d’Egmont !

La Régie des bâtiments, propriétaire du palais d’Egmont, a planifié les travaux nécessaires bien avant la Présidence : remplacement des châssis, rénovation de la toiture de la salle Arenberg, mise en conformité de l’électricité, renouvellement de l’éclairage dans la Cour d’honneur et restauration des fresques, mise au point du système d’évacuation, réaménagement du jardin, nettoyage en profondeur des pavés de la Cour d’honneur, et ainsi de suite.

Notre service Bâtiments a repeint les plafonds, ciré les parquets, posé de nouvelles moquettes, etc. Plusieurs bureaux du Petit hôtel ont été transformés et aménagés avec goût pour devenir des « salles bilatérales ». En effet, lors des réunions informelles, les ministres sont toujours nombreux à vouloir parler en aparté avec leurs homologues. Il fallait donc prévoir des espaces s’y prêtant.

En matière ICT également, de nombreuses adaptations ont été réalisées. Entre autres, l’infrastructure audiovisuelle a été remplacée ou améliorée, le réseau wifi renforcé. Nous avons bénéficié du soutien de Proximus, par l’intermédiaire de local runners capables d’intervenir rapidement en cas de souci.

En outre, nous avons acquis un large éventail de matériel de visibilité. À l’intérieur comme à l’extérieur, des mâts et des drapeaux ont été hissés aux couleurs de tous les États membres de l’Union européenne, parfois complétés par ceux d’autres pays présents aux événements.

Dans la salle Sax – où se tenaient les conférences de presse des conseils informels – des cabines ont été montées pour les interprètes. Les réunions ministérielles avaient lieu dans la salle Arenberg, mais elles devaient pouvoir être suivies en vidéo ailleurs, notamment dans la salle Europe où se réunissait la presse. Le système de visioconférence Teams devait fonctionner dans toutes les salles, de même que le wifi. Et la liste continue.

• Organisation des événements

L’organisation des événements a couvert de très nombreux domaines. Il a fallu penser à la sécurité, au catering, à la presse, la communication, aux accréditations (à qui octroyer un badge d’accès ?), aux aspects ICT, aux schémas d’évacuation en cas d’urgence, à la signalisation, au matériel de visibilité (drapeaux de table, roll-ups, tote bags contenant des infos, etc.), aux marque-places nominatifs, etc.

La Taskforce Présidence a mené un travail de préparation titanesque en matière, notamment, de budget, de marchés publics, de sécurité, de transport, d’hébergement, de logement… De son côté, la direction Protocole a revu ses guides ainsi que ses formulaires, et a professionnalisé les scénarios. L’ampleur de la tâche a nécessité une série de réunions préparatoires avec divers services du SPF.

Les quatre gestionnaires de dossiers permanents et les cinq gestionnaires temporaires du Protocole ont assuré la coordination de l’organisation des événements au palais d’Egmont. Ils ont notamment élaboré des scénarios détaillés pour chacune des rencontres. Dans le cas des conseils des ministres informels, ces dossiers comptaient jusqu’à 50 pages, décrivant à la minute près le déroulé des évènements (qui, quoi, où).

Lors des conseils des ministres intervenait en outre tout un protocole. Notre chef du protocole et/ou son adjoint accueillait les ministres à l’entrée du palais d’Egmont ou dans la Cour d’honneur, où les personnalités arrivaient généralement en voiture. Le ministre belge compétent les attendait à l’intérieur du palais d’Egmont pour l’accueil et la photo officiels.

Notre maître de cérémonies a supervisé scrupuleusement tous les aspects cérémoniels : la poignée de main, la photo de groupe, l’ordre protocolaire, la disposition des drapeaux, le plan de table, etc.

Au Protocole travaillent, outre les gestionnaires de dossiers, un grand nombre de collaborateurs qui ont œuvré dans les coulisses au succès des événements : maître d’hôtel, régisseur, personnel de service, responsable logistique, intendante, collaborateurs logistiques. De plus, à l’instar de tous les services concernés par la Présidence, le Protocole a pu faire appel à des renforts.

Entreprises et bureaux externes

Au travers d’un marché public, nous avons sélectionné plusieurs entreprises pour effectuer des tâches spécifiques en collaboration avec le Protocole. Il s’agissait notamment d’une agence événementielle, d’un bureau d’agents de liaison, d’un traiteur et d’une société de production audiovisuelle.

Par exemple, une entreprise de catering s’est occupée des pauses café et des lunchs. Ceux-ci, rassemblant souvent 200 à 250 personnes, prenaient le plus souvent place dans les salons de prestige. Cependant, pour les événements internes c’est notre maître d’hôtel qui a choisi le menu et les vins, parmi lesquels des vins belges. Les serveurs ont servi les plats et les boissons, dans le respect du protocole, à savoir en commençant par les personnes les plus importantes.

Nerfs d’acier

On peut affirmer sans se tromper que rien n’avait été laissé au hasard dans l’organisation de tous ces événements. Pourtant, d’inévitables imprévus ont nécessité de chercher des solutions dans l’urgence. Un simple ascenseur tombe en panne et voilà qu’il faut trouver comment emmener le matériel des caméramans à l’étage.

Ainsi, nos collègues du Protocole sont sans cesse restés sur le qui-vive. Ils ont souvent dû faire preuve de créativité pour sortir de l’impasse. D’évidence, posséder des nerfs d’acier était une qualité indispensable ! En définitive, l’ensemble des 78 événements ont été de vraies réussites, et nos collègues ont pu profiter au bout de six mois de Présidence d’un congé bien mérité.

Dans un souci d’exhaustivité, mentionnons également l’organisation de six réunions en novembre et décembre 2023 en vue de préparer la Présidence. La réception de clôture du 4 juillet 2024 n’est pas non plus comptabilisée parmi les 78 événements.

Nous remercions vivement le Protocole, mais également tous les autres services impliqués – la Taskforce, évidemment, les services Sécurité, ICT, Communication, Bâtiments, Personnel, ainsi que les firmes et bureaux externes – qui ont contribué, chacun à leur manière, au succès de la Présidence.