Chiffre de novembre 2022 : 231 594 documents légalisés en 2021

En 2021, notre service Légalisation à Bruxelles a authentifié 104 290 documents, la plupart par voie électronique. Ce chiffre se répartit entre 38 913 légalisations et 65 377 apostilles. Nos postes consulaires de carrière ont quant à eux délivré 115 863 documents légalisés, soit en version papier, soit par voie électronique. Enfin, les consulats honoraires ont comptabilisé 11 441 légalisations. Au total, ce sont donc 231 594 documents qui ont été légalisés en 2021.

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Infographie montrant que 231 594 documents ont été légalisés en 2021.

En 2021, notre service Légalisation à Bruxelles a authentifié 104 290 documents, la plupart par voie électronique. Ce chiffre se répartit entre 38 913 légalisations et 65 377 apostilles. Nos postes consulaires de carrière ont quant à eux délivré 115 863 documents légalisés, soit en version papier, soit par voie électronique. Enfin, les consulats honoraires ont comptabilisé 11 441 légalisations. Au total, ce sont donc 231 594 documents qui ont été légalisés en 2021.

Vous rêvez de partir travailler ou étudier à l’étranger ? Vous aurez alors besoin d’un diplôme reconnu. Vous prévoyez de vous marier dans un autre pays ? Impossible sans les documents nécessaires émis par votre commune. Votre entreprise souhaite exporter ? Là encore, vous devrez présenter certaines attestations. S’il s’agit de produits alimentaires comme des frites surgelées, l'Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire délivrera des certificats sanitaires. Pour l’export de médicaments et de vaccins, Sciensano doit fournir des certificats de conformité.

La légalisation, preuve de l’authenticité d’un document

Cependant, disposer des attestations requises n’est pas la seule condition à remplir. Tous ces documents doivent également passer par le guichet Légalisation du SPF Affaires étrangères. La légalisation consiste à faire vérifier l’authenticité d’un document. En d’autres termes, il s’agira de contrôler si le document a été établi par une personne dûment mandatée. Notre SPF dispose à cette fin d’une banque de données rassemblant les signatures de plusieurs milliers de représentants autorisés, des bourgmestres et échevins aux notaires et fonctionnaires des différents services publics fédéraux. Nous vérifions donc que le document présente la signature conforme.

Le service accueille également des étrangers établis en Belgique. Si un Congolais habitant dans notre pays a besoin d’une attestation de nationalité, par exemple, l’ambassade congolaise délivrera le document mais notre SPF devra ensuite le légaliser. Les étrangers qui souhaitent exporter des produits ou bien venir en Belgique depuis leur pays pour des raisons privées s’adressent à nos postes consulaires de carrière pour faire légaliser les documents nécessaires.

La légalisation n’est pas nécessaire pour tous les pays

Toutefois, l’obligation de légalisation ne concerne pas tous les pays. Des conventions existent d’après lesquelles les documents destinés à des pays tels que la France, l’Allemagne ou l’Italie sont automatiquement valables.

Souvent, une « apostille » est apposée sur les documents. S’il s’agit là encore d’un moyen de certifier une signature, l’apostille présente l’avantage d’être valable dans tous les pays parties à la convention de La Haye. La majorité des États signataires sont des pays occidentaux, mais l’Arabie saoudite et le Pakistan se montrent également intéressés.

La numérisation se généralise

Par ailleurs, la procédure de légalisation a été en grande partie numérisée. Il n’est donc pas toujours nécessaire de se déplacer pour obtenir un cachet. À l’heure actuelle, les apostilles ne sont plus émises que par voie électronique. La Belgique a été le 10e pays au monde à adopter ce nouveau mode d’authentification. Les légalisations, quant à elles, sont réalisées soit sur papier soit par voie électronique.

La Banque de données des actes de l’État civil (BAEC) fournit à cet égard une aide précieuse. Lorsqu’une commune doit délivrer un certificat de naissance, elle peut le faire directement via la BAEC. La légalisation du document se fait ensuite dans notre application eLegalization. Le demandeur reçoit son certificat de naissance légalisé par e-mail et ne doit donc plus se rendre à Bruxelles.

Grâce à cette procédure entièrement numérique, nos services ont pu continuer à émettre des légalisations, même pendant la crise sanitaire.

Les documents à légaliser sont extrêmement variés. Outre les exemples cités plus haut, les demandes concernent des actes notariés, des contrats de travail, des traductions assermentées, des statuts de sociétés publiés au Moniteur belge, des laissez-passer mortuaires délivrés par le SPF Santé publique, des documents émis par l’ONE ou Kind en Gezin dans le cadre de procédures d’adoption, des permis de chasse, des certificats d’origine de marchandises à exporter et bien d’autres.