Les consulats profitent aussi de la digitalisation des actes d’état civil; De la plume de Napoléon aux écrans du 21e siècle

En 1796, les Français ont introduit les actes d'état civil sur le territoire belge. La tenue de registres officiels des naissances, des mariages et des décès a permis au gouvernement une gestion plus efficace du pays. Pour Napoléon, cela impliquait une meilleure vue d'ensemble des conscrits et un système d'imposition plus efficace.

Depuis lors, les communes et les consulats de carrière conservent des millions d'actes,  une montagne de paperasse ! Les généalogistes en savent quelque chose. Mais ces archives physiques occupent de l’espace, risquent de moisir et utilisent des tonnes de papier et d'encre.

Depuis le 31 mars 2019, la Belgique dispose d'une alternative moderne, digne du 21^e siècle : une « Banque de données des Actes de l’État civil » (BAEC) centrale qui conserve la trace de tous les actes. Plus besoin de stylo ni de papier pour recenser une naissance, un mariage ou un décès. L’officier de l’état civil établit un acte numérique et le signe électroniquement au moyen de sa carte d'identité. Les citoyens ne doivent plus apposer leur signature.

Grâce à la BAEC, les citoyens doivent beaucoup moins se déplacer. Par exemple, il ne leur est plus nécessaire de se rendre sur leur lieu de naissance pour obtenir un extrait de leur acte de naissance. Cette opération est désormais possible sur leur lieu de résidence ou via un guichet électronique. Extrêmement utile pour les Belges à l'étranger !

Les citoyens devront également présenter moins souvent un extrait à la commune ou au tribunal. Les officiers de l’état civil peuvent en effet consulter eux-mêmes les actes. C'est ce que l'on appelle le principe du « only once » : une fois qu'un acte est enregistré dans la banque de données, tous les agents peuvent le consulter.

Les greffes des tribunaux de la famille, les parquets et d'autres services juridiques sont également connectés au BAEC. Par exemple, en cas de changement de nom ou de jugement de divorce ou de filiation, les certificats numériques sont automatiquement mis à jour. Il en va de même pour le registre national lorsqu'un acte est modifié.

Le BAEC garantit également un flux de données plus rapide et donc une plus grande sécurité juridique. Par exemple, une procédure de divorce peut être raccourcie d’un mois et demi. La sécurité est également renforcée. Les extraits rédigés d’une manière uniforme et dotés d'une possibilité de vérification centrale sont moins susceptibles de faire l'objet de fraudes.

Il faut savoir que les anciens actes en format papier des registres locaux seront également transférés dans la nouvelle banque de données. Au total, 589 registres communaux et 102 postes consulaires doivent être intégrés. 

Depuis le lancement de la BAEC, plus de 800 000 actes ont été signés, environ 15 millions de copies et d'extraits ont été réalisés et plus de 900 000 mises à jour automatiques ont été effectuées dans le registre national. Nos consulats de carrière ont signé environ 8 000 nouveaux actes. La BAEC a également permis aux citoyens, aux entreprises, aux communes et au gouvernement fédéral d'économiser plusieurs millions d'euros.

Néanmoins, la banque de données peut encore être améliorée. Une nouvelle présentation et un nouveau mode de fonctionnement est également en cours d'élaboration. Par exemple, à l'avenir, les citoyens recevront des extraits dans leur e-box et ils pourront également s'identifier à l'aide de leur eID ou de itsme.