Quand l’administration se plie en 4 pour aider ses citoyens

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Photo d'un enfant signant sa signature numérique

Un enfant appose sa signature numérique - ici encore avec l'ancien système (© SPF Affaires étrangères).

Demander un passeport. Voilà a priori une petite formalité administrative qui ne demande pas trop d’énergie. Muni d’une photo d’identité conforme, vous devez simplement vous rendre dans votre administration communale pour enregistrer votre demande. Une semaine plus tard, voire moins en procédure d’urgence, votre passeport est disponible et à vous les voyages au bout du monde !

Imaginez maintenant que vous résidiez de façon permanente au bout du monde. Comment font nos Belges qui y vivent pour obtenir leur passeport ? 

La biométrie compliqua leur vie

Quand on réside à l’étranger, c’est le consulat qui fait office d’administration communale.

Depuis une dizaine d’années, les consulats belges délivrent aux citoyens inscrits des passeports biométriques avec empreintes digitales. Qui dit empreintes digitales dit bien sûr obligation de demander son passeport en personne.

Si en Belgique on réside rarement à plus de 15 km de son administration communale, il n’est pas rare qu’à l’étranger la distance  jusqu’au consulat se chiffre en centaines voire en milliers de kilomètres. La « petite formalité administrative » peut donc vite ressembler à un petit cauchemar dispendieux.

Devoir venir de Guadeloupe à Paris ou traverser entièrement l’Allemagne ou le Canada juste pour demander son passeport, il n’y a en effet rien de réjouissant à cela et ça peut revenir très cher quand la famille entière doit renouveler ses documents !

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Photo d'un employé consulaire assis à un bureau

Un employé consulaire est prêt à recevoir les Belges en Équateur. Ici avec l'ancien matériel : un ordinateur, un scanner d'empreintes digitales, un appareil photo, une tablette pour enregistrer la signature et une imprimante (© SPF Affaires étrangères).

Et le consul vint à eux

Très rapidement, le SPF Affaires étrangères a donc mis en place une séries d’alternatives pour faciliter les démarches des Belges résidant à l’étranger, sachant que pour la plupart d’entre eux, avoir un passeport belge en cours de validité est obligatoire pour bénéficier d’un séjour légal. L’une de ces alternatives s’appelle le « kit mobile ».

Le kit mobile était à l’origine constitué d’une valisette équipée de tout le matériel nécessaire à l’enregistrement d’une demande de passeport : ordinateur, lecteur d’empreintes digitales, appareil photo, tablette pour l’enregistrement de la signature et imprimante. Grâce aux avancées technologiques, il se résume aujourd’hui à une simple tablette capable de réaliser toutes les opérations en très peu de temps.

Une quarantaine de nos consulats en disposent et organisent périodiquement des visites dans des régions de leur juridiction fort éloignées du poste et où résident de nombreux Belges.

Le principe est simple : le consulat annonce bien à l’avance les villes et dates dans lesquelles se rendra le kit mobile. Les personnes ayant besoin d’un passeport ou d’une carte d’identité, contenant désormais aussi les empreintes digitales, prennent rendez-vous pour enregistrer leur demande, sans frais supplémentaires par rapport à une demande au consulat.

Véritable service de proximité, ces « missions kits mobiles » sont toujours accueillies avec un grand enthousiasme. Elles permettent également à nos consuls de mieux connaître les citoyens inscrits, et parfois aussi de combiner d’autres activités consulaires ou diplomatiques dans la région.

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Photo d'un kit mobile

Aujourd'hui, le kit mobile s'est réduit à une tablette (© SPF Affaires étrangères).

Des alternatives pour toutes les situations

Parallèlement aux missions kits mobiles, d’autres options sont également proposées aux Belges résidant à l’étranger. Depuis le début de la biométrie, ils peuvent par exemple se rendre dans la représentation belge qui les arrange le mieux pour demander un passeport, que ce soit dans un autre poste consulaire ou dans une administration communale en Belgique, par exemple lors de vacances.

Afin de rentabiliser au mieux la durée de vie de leur passeport, ils ont aussi la possibilité de préenregistrer gratuitement leurs données biométriques, jusqu’à un an avant de commander leur nouveau passeport. Si pour une raison ou une autre, ils se rendent dans une ville où nous avons un poste consulaire et que leur passeport est encore valable quelques mois, fini le dilemme entre profiter de leur présence sur place et déjà demander un nouveau passeport ou utiliser leur passeport jusqu’au bout de sa validité et revenir plus tard. Un préenregistrement et un an de gagné !

Demander un passeport quand on réside à l’étranger représente souvent un dérangement non négligeable. Grâce aux alternatives mises en place, le SPF Affaires étrangères montre que l’administration belge est capable de faire preuve de créativité en se souciant de la qualité des services offerts. Qu’on se le dise !