Etat civil

Il s’agit :

• des actes de naissance
• des actes de mariage
• des actes de décès
• des actes de reconnaissance d’un enfant
• des actes établis sur base d’une décision judiciaire qui concerne ou modifie l’état civil d’une personne.

L’information ci-dessous est destinée aux Belges, qu’ils aient leur résidence en Belgique ou à l’étranger.

Les étrangers qui habitent en Belgique doivent s’adresser directement à l’administration concernée en Belgique ou à l’étranger. Ceci vaut également pour les étrangers qui habitent à l’étranger et pour lesquels un acte de l’état civil a été dressé par une administration communale en Belgique ou en faveur desquels une décision judiciaire a été rendue en Belgique.

Ils doivent s’adresser directement à l’administration communale ou au tribunal concerné. Ils peuvent aussi faire appel à l’assistance de leur représentation diplomatique ou consulaire en Belgique. Le SPF Affaires étrangères n’intervient pas pour des personnes ne possédant pas la nationalité belge.

Pour les Belges possédant une double nationalité: le SPF Affaires étrangères n’intervient pas pour des Belges possédant également la nationalité du pays où l’acte a été dressé.

Pour bien comprendre cette rubrique : 

• Extrait d’un acte de l’état civil = reproduction résumée du contenu de cet acte, n’en contient que les éléments essentiels
• Copie littérale = expédition ou copie intégrale = reproduction du contenu de l’acte dans son intégralité
• BAEC = Banque de données des actes de l’état civil

Une expédition d’un acte ou d’une décision judiciaire belge doit désormais être issue de la BAEC (Banque de données des actes de l’état civil)

• Légalisation/Apostille: voir « Légalisations » du SPF Affaires étrangères à Bruxelles

Acte de l’état civil belge

Pour obtenir une copie conforme ou un extrait d’un acte de l’état civil dressé en Belgique à partir du 31 mars 2019, veuillez-vous adresser directement à l’administration communale belge qui a dressé l’acte, à toute autre administration communale belge ou au consulat belge auprès duquel vous êtes inscrit.

Pour les actes d’état civil dressés en Belgique avant le 31 mars 2019 :

• Seule l’administration communale belge qui a dressé cet acte est compétente pour le « migrer » (= l’enregistrer) dans la BAEC.
• Une fois cet acte migré dans la BAEC, toute administration communale belge ou tout consulat belge est compétent pour vous en délivrer une copie conforme ou un extrait.

Acte de l’état civil étranger

3 possibilités :

1. L’acte étranger est transcrit dans les registres de l’état civil d’une commune belge ou enregistré dans la BAEC :

Par le passé, les actes étrangers concernant un(e) Belge pouvaient être transcrits dans les registres de l’état civil d’une commune belge. Ils peuvent aujourd’hui être enregistrés en Belgique dans la BAEC.

Il s’agit de tous les actes de l’état civil relatifs aux Belges qui sont revenus en Belgique ou qui résident encore toujours à l’étranger.

Il est vivement conseillé de faire enregistrer dans la BAEC tout acte de l’état civil étranger se rapportant à un Belge ou un membre belge de sa famille (conjoint, enfant).

Pour obtenir des extraits ou des copies d’actes étrangers qui ont été transcrits dans les registres de l’état civil d’une commune belge, veuillez vous adresser directement à l’administration communale qui a transcrit l’acte afin de migrer l’acte dans la BAEC.

Pour obtenir des extraits ou des copies d’actes étrangers qui ont été migrés ou enregistrés dans la BAEC, vous pouvez vous adresser à toute administration communale belge ou tout consulat belge.

2. L’acte a été déposé auprès du SPF Affaires étrangères et se trouve actuellement dans les archives de la Ville de Bruxelles :

Certains actes de l’état civil dressés à l’étranger et relatifs à des Belges ayant leur résidence à l’étranger ont été déposés dans les archives du SPF Affaires étrangères.

Ces actes ont été transmis à la Ville de Bruxelles le 4 avril 2011.

 
Demande d’une copie/un extrait d’un acte déposé auprès de l’officier de l’état civil de Bruxelles :

• au guichet : rue des Halles 4 (Zone D) - 1000 Bruxelles - du lundi au mercredi de 8h30 à 16h, jeudi de 8h30 à 18h et le vendredi de 8h30 à 13h
• par e-mail : Actesspf-fodakten@brucity.be
• par la poste : Ville de Bruxelles - Service Affaires Citoyennes - rue des Halles 4 - 1000 Bruxelles
• téléphone pour questions du public : +32 2 279 22 11

 
Quels actes/décision judiciaire de l’état civil étrangers ont-ils été déposés ?

L’acte ou décision judiciaire  :

• dressé ou prononcée par une autorité étrangère compétente;
• qui concerne un Belge dont le domicile était à l’étranger au moment du dépôt.

 
Limitation des pays dont les actes/décisions judiciaires pouvaient être déposés:

• A partir du 18 août 1988, plus aucun acte dressé dans les Etats Membres du Conseil de l’Europe, aux Etats-Unis d’Amérique et au Canada ne pouvait être déposé.
• A partir du le 23 février 2001, plus aucun acte dressé dans les Etats Membres de l’Union Européenne ne pouvait être déposé.
• A partir du 1^er octobre 2004, seuls les actes du Congo (RDC), du Burundi et du Rwanda pouvaient encore être déposés.
• Depuis le 4 avril 2011, plus aucun acte de l’état civil étranger ne peut être déposé.

3. L’acte n’a pas été transcrit dans une commune belge et ne se trouve pas dans les archives de la Ville de Bruxelles :

Vous devez demander vous-même l’acte de l’état civil auprès de l’autorité étrangère.

Vous devez vous informer auprès de l’autorité étrangère quant à la procédure à suivre pour obtenir l’acte soit personnellement, soit via votre famille, un avocat ou un notaire sur place.

Si vous êtes un étranger résidant en Belgique, vous pouvez vous adresser à votre ambassade ou consulat en Belgique pour de plus amples informations.

Ni le Service Etat civil du SPF Affaires étrangères, ni les consulats belges ne sont compétents pour accomplir les démarches en vue d’obtenir un acte étranger à l’étranger (à l’exception de l’acte de décès – voir ci-dessous).

Pour la plupart, les attestations d’état civil délivrées par une ambassade ou un consulat étranger en Belgique ne sont pas considérées comme des actes de l’état civil en droit belge. 

Acte de décès étranger

Le SPF Affaires étrangères peut intervenir pour solliciter, à l’étranger, l’obtention d’un acte de décès si:

• Le défunt possédait la nationalité belge.
• Le défunt possédait une double nationalité, à savoir, en plus de la nationalité belge, une nationalité étrangère différente de celle du pays où le décès a eu lieu.

Dans ce cas, adressez-vous à l’administration communale du dernier domicile du défunt en Belgique. L’officier de l’état civil devra adresser une demande au SPF Affaires étrangères (adresse: SPF Affaires étrangères, Service Etat civil, Rue des Petits Carmes 15, 1000 Bruxelles - actes@diplobel.fed.be).

La délivrance d’un acte de décès par une autorité étrangère peut entraîner des frais. Nous demanderons à l’administration communale de verser une provision. Si, après paiement de tous les frais (délivrance de l’acte, légalisation/apostille, frais divers), il reste encore de l’argent, ce solde sera remboursé.

L’acte de décès sera envoyé à l’administration communale qui en a fait la demande à votre place.

Il n’y a aucune garantie que nos démarches produisent un résultat. Nous ne pouvons pas non plus prévoir dans quel délai la demande obtiendra satisfaction. 

Que devez-vous faire avec l’acte de l’état civil étranger que vous avez obtenu?

Faire enregistrer cet acte dans la BAEC par l’officier de l’état civil belge compétent (commune en Belgique ou consulat belge à l’étranger).

Obtenir une copie littérale ou un extrait d’un acte de l’état civil ou d’une décision judiciaire peut, dans certains pays, s’avérer très difficile, voire même impossible (p.ex. parce que le registre de l’état civil a été détruit au cours d’une guerre ou suite à une catastrophe naturelle). Il est donc essentiel de soumettre ce document sans délai à l’officier de l’état civil belge compétent pour l’enregistrer dans la BAEC.

Une fois l’acte enregistré, vous pourrez en obtenir une copie littérale ou un extrait auprès de toute administration communale belge ou tout consulat belge.

A quelles conditions un acte de l’état civil ou une décision judiciaire étrangère doit-il/elle répondre pour être reconnu(e) en Belgique ?

L’acte de l’état civil étranger doit être dressé par l’autorité locale compétente, dans la forme légale prévue dans ce pays.

La copie de l’acte doit être délivrée par l’autorité étrangère détentrice du registre original. L’expédition d’une décision judiciaire doit être délivrée par le greffe du tribunal qui l’a rendue et vous devez aussi avoir la preuve que la décision rendue est définitive.

Ces documents étrangers doivent être si nécessaire légalisés ou apostillés.

Les actes rédigés dans une langue étrangère doivent en outre être traduits par un traducteur juré en néerlandais, français ou allemand, suivant la langue officielle de la commune où l’acte sera enregistré.

En Belgique, la liste des traducteurs jurés peut être obtenue auprès du greffe du Tribunal de Première Instance. La signature d’un traducteur juré doit également être légalisée.

Comment pouvez-vous obtenir un carnet de mariage si votre mariage a été célébré à l’étranger ?

Si votre acte de mariage a été enregistré dans la BAEC en Belgique, vous pouvez demander un carnet de mariage à l’administration communale qui a procédé à cet enregistrement.

Un acte de l’état civil belge est-il valable à l’étranger ?

Seules les autorités étrangères peuvent prendre une décision à ce sujet.

L’acte que vous utiliserez à l’étranger devra, dans certains cas, être légalisé ou apostillé et/ou accompagné d’une traduction dans la langue du pays où le document sera utilisé.

Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez-vous adresser à l’autorité étrangère compétente du pays concerné ou à sa représentation diplomatique ou consulaire en Belgique.