Belge à l'étranger

1. Demander un nouveau passeport
2. Prix et délais de livraison
3. Alternatives
4. Vos questions
5. Conservation des données

Si vous résidez à l’étranger, demander un nouveau passeport biométrique est parfois contraignant. Vous êtes en effet nombreux à devoir parcourir de longues distances pour aller enregistrer vos données biométriques.

Le demandeur de passeport doit être présent
Chaque citoyen doit aller demander son passeport en personne à son ambassade ou consulat (à partir de l’âge de 6 ans).

Préparez votre demande de passeport
Vous trouverez sur ce site les formulaires de demande de passeport ainsi que les alternatives possibles pour vous aider dans vos démarches.

1. Demander un nouveau passeport 
 

La procédure à suivre dépend de l’âge de la personne qui a besoin d’un passeport.

Enfants de moins de 6 ans

1. Imprimez et complétez le formulaire de demande de passeport pour enfant de moins de 6 ans.
2. Joignez une photo d’identité couleur de l’enfant au formulaire (pas d’agrafe).
3. Envoyez le tout au poste consulaire où l’enfant est inscrit.

Dans certains cas, le poste pourra vous demander certains documents complémentaires avant de délivrer le passeport.

Adultes et enfants de plus de 6 ans

1. Imprimez et complétez le formulaire de demande de passeport pour adulte et enfant de plus de 6 ans.
2. Envoyez ce formulaire au poste consulaire où vous (ou l’enfant) êtes inscrit (pas besoin de photo). Dans certains cas, le poste pourra vous demander certains documents complémentaires.
3. Attendez l’accord de votre poste d’inscription pour prendre rendez-vous pour enregistrer votre signature et vos données biométriques, à savoir :

• La photo du visage prise dans le poste (à partir de 6 ans). Si vous disposez d’une photo couleur récente, n’hésitez pas à la prendre avec vous. Nous donnons la priorité aux photos prises sur place mais une photo peut être scannée dans des circonstances exceptionnelles.
• Les empreintes digitales de 2 doigts (à partir de 12 ans).

Vous pouvez enregistrer vos données biométriques dans plusieurs endroits (voir Alternatives ci-dessous).

 
Vous n’êtes inscrit dans aucun poste consulaire ?

Depuis l’entrée en vigueur du Code Consulaire belge le 15 juin 2014, vous ne pouvez dans ce cas plus obtenir de passeport biométrique ordinaire (valable 7 ans, 5 ans pour les mineurs) auprès d’une représentation belge à l’étranger. Si vous êtes toujours inscrit dans une commune en Belgique, vous devez vous adresser à votre commune pour obtenir un passeport biométrique.

Si nécessaire, vous pourrez toutefois demander un passeport provisoire (validité maximale d’un an) auprès d’une représentation belge à l’étranger.

2. Prix et délais de livraison

Vous devez  payer votre passeport dans la monnaie locale du poste consulaire où vous enregistrez votre demande. Seul celui-ci pourra donc vous donner son prix exact dans cette monnaie (qui dépend du taux de change).

Les passeports délivrés par nos ambassades et consulats ont toujours le même prix en euros, quelle que soit la monnaie locale. Ce prix varie en fonction :

1. du nombre de pages (34 ou 66 pages)
2. de l’âge du demandeur (mineur/majeur).

Ce prix comprend :

• une taxe fédérale (sauf si passeport pour enfant de moins de 18 ans).
• des frais de production (qui dépendent du nombre de pages du passeport).
• des frais de livraison internationale, du producteur vers l’ambassade ou le consulat.

 
Quand et comment recevrez-vous votre passeport ?

Votre passeport arrivera au poste consulaire où vous avez enregistré votre demande dans les 10 jours ouvrables.

Si vous l’avez demandé au moment de l’enregistrement de votre demande, le poste consulaire pourra vous l’envoyer par courrier. Cet envoi se fait sous votre responsabilité et à vos frais.

Vous pouvez bien sûr aller retirer votre passeport en personne ou donner procuration à une autre personne. Vous pouvez utiliser le modèle proposé par votre poste consulaire ou le document ci-dessous.

Pour plus d’informations, contactez le poste où vous enregistrez votre demande.

Si vous demandez votre passeport dans un autres poste consulaire ou dans une administration communale en Belgique, votre demande passera automatiquement par votre poste d’inscription pour accord. Le délai de livraison ne commencera donc qu’après accord (dans le programme informatique) de votre poste.  ​

Vous trouverez toutes les informations sur les prix et délais de livraison dans les administrations communales en Belgique ici

3. Alternatives

Au SPF Affaires étrangères comme dans nos postes diplomatiques ou consulaires, nous sommes bien conscients des difficultés que l’obligation de demander votre passeport en personne représente pour vous qui résidez à l’étranger. C’est malheureusement un prix à payer pour disposer d’un passeport encore plus sûr et qui réponde aux exigences de l’Europe.

Dans la limite des moyens légaux et techniques dont nous disposons, nous vous proposons cependant plusieurs alternatives gratuites.

3.1. Enregistrez votre demande de passeport où vous préférez

Les adultes et enfants de plus de 6 ans doivent se rendre en personne dans un poste consulaire pour enregistrer leur signature, leur photo (à partir de 6 ans) et leurs empreintes digitales (à partir de 12 ans).

Si vous êtes inscrit dans un poste consulaire, vous pouvez introduire votre demande de passeport à plusieurs endroits:

• Au poste consulaire où vous êtes inscrit
• Dans n’importe quel autre poste consulaire belge (ville où vous vous rendez pour le travail, pour vos vacances,…)
• Dans une administration communale en Belgique :
  • dernière commune où vous avez été inscrit(e) en  Belgique ;
  • ou commune où vous êtes né(e) (si vous n’avez jamais résidé en Belgique) ;
  • ou commune de votre choix (si vous n’avez jamais résidé et n’êtes pas né(e) en Belgique).
• Lors de la visite d’un consul muni d’un « kit mobile » dans votre région. Certains postes ont en effet reçu un équipement biométrique mobile et organisent périodiquement des visites dans des zones très éloignées du poste et où vivent de nombreux Belges. Ils annoncent ces visites bien à l’avance sur leur site, dans leurs newsletters ou par mail.

Depuis le 1^er janvier 2018, tous les postes consulaires belges et administrations communales utilisent le même programme de demande de passeport. Vous ne devrez donc plus demander d’accord préalable à votre poste d’inscription pour enregistrer votre demande dans un autre poste ou dans une administration communale.

Après avoir contrôlé votre demande dans le programme, votre poste d’inscription donnera informatiquement son accord pour la mise en production de votre passeport. En cas de problème avec votre demande, il vous contactera. Le délai de livraison commencera donc au moment où votre poste valide votre demande.

C’est le poste ou la commune où vous aurez introduit votre demande de passeport qui vous délivrera le passeport une fois produit.

 
3.2. Enregistrez vos données biométriques avant d’avoir besoin d’un nouveau passeport

Pour le travail ou pour les vacances, vous vous rendez dans la ville où se situe votre poste consulaire ou dans une ville où se trouve un autre poste consulaire belge ? Vous n’avez pas besoin d’un passeport tout de suite mais vous souhaitez profiter de votre présence pour enregistrer vos données biométriques?

Vous pouvez dans ce cas profiter du « pré-enregistrement » :

1. Imprimez, complétez et envoyez votre demande de pré-enregistrement avec une photo d’identité récente au poste où vous êtes inscrit.

2. Attendez l’accord de votre poste d’inscription pour prendre rendez-vous pour pré-enregistrer gratuitement et dans le poste de votre choix :

• votre signature (à partir de 5 ans)
• votre photo (à partir de 5 ans)
• les empreintes digitales de 2 de vos doigts (à partir de 11 ans).

3.  Vous aurez ensuite 1 an pour envoyer votre demande de passeport par courrier au poste consulaire où vous êtes inscrit. Vous devrez payer ce passeport au moment de votre demande effective de passeport (prix normal d’un passeport, pas de surcoût pour utiliser les données pré-enregistrées).

Le pré-enregistrement n’est pas possible en Belgique.

4. Vos questions

4.1. Pourquoi dois-je me rendre à l’ambassade ou au consulat de carrière alors que je dispose d’un consulat honoraire près de chez moi ?

Notre objectif est de vous délivrer des passeports qui soient reconnus par l’ensemble des Etats tiers et vous permettent de voyager facilement. Donner l’exclusivité de leur délivrance à nos ambassades et consulats de carrière est dans cette optique la meilleure option. Dès lors, la Belgique - comme bon nombre d’autres pays européens - a fait le choix de ne pas équiper ses consulats honoraires pour la saisie des données biométriques.

4.2. Nous avons 3 enfants âgés de 2 à 10 ans qui ne doivent pas donner leurs empreintes et nous habitons à 500 km du consulat. Devons-nous vraiment les emmener avec nous pour la demande ?

Seuls les enfants de 6 ans ou plus sont tenus d’être présents lors de l’introduction de leur demande de passeport. Les enfants de moins de 12 ans ne donnent pas leurs empreintes mais, à partir de 6 ans, ils doivent être photographiés sur place et doivent signer leur passeport. Leur présence est donc également requise. Soyez néanmoins attentifs à la section Alternatives et aux communications de votre ambassade ou consulat.

4.3. Le passeport dont je dispose ne contient pas d’empreintes digitales mais est toujours en cours de validité. Puis-je continuer à l’utiliser ?

Tout à fait. Il restera valable sans restrictions jusqu’à la date d’expiration indiquée dessus.

4.4. Où seront stockées mes données biométriques ?

Toutes vos données seront stockées dans la puce de votre passeport. Celle-ci se trouve dans la couverture arrière du passeport.

Lorsque vous demandez un passeport, nous conservons par ailleurs vos données pendant 3 mois. Cela nous permet de produire votre passeport mais aussi de vous éviter de devoir retourner dans votre poste si nous découvrons une erreur dans votre passeport lorsqu’il arrive de la production. Au bout des 3 mois, vos données sont détruites.

A votre demande, nous pouvons toutefois les conserver pour une durée de 7 ans. En cas d’erreur administrative, d’erreur de production, de perte ou de vol, nous pourrons reproduire un duplicata de votre passeport (avec les mêmes dates de validité que votre passeport initial) sans que vous ne deviez retourner dans votre poste consulaire. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Conservation de mes données.

4.5. J’ai demandé à ce que mes données soient stockées 7 ans. Pourrez-vous les utiliser lorsque mon passeport actuel sera expiré et que j’aurai besoin d’un nouveau ?

Non, le règlement européen ne le permet pas. A chaque demande de nouveau passeport, vous devrez vous représenter pour enregistrer de nouvelles données.

Nous pouvons uniquement utiliser ces données sauvegardées pour reproduire un duplicata de votre passeport en cas d’erreur administrative, d’erreur de production, de perte ou de vol. Ce duplicata a les mêmes dates de validité que votre passeport initial.

4.6. On m’a volé mon passeport. J’avais demandé à ce que mes données soient stockées 7 ans et je voudrais les utiliser pour avoir un duplicata. Pourquoi dois-je payer le prix plein d’un nouveau passeport alors qu’il ne reste que deux ans de validité ?

Parce que les coûts administratifs et de production sont les mêmes pour chaque passeport, que ce soit un nouveau passeport de 7 ans (5 ans pour les mineurs) ou un duplicata d’une durée inférieure.

Contrairement à de nombreux pays, nous permettons aux citoyens qui le demandent de sauvegarder leurs données biométriques pendant 7 ans. C'est un service unique offert par la Belgique sans lequel un citoyen qui a perdu ou à qui on a volé son passeport devrait obligatoirement retourner dans son poste pour demander un nouveau passeport payant, même si le passeport volé/perdu avait encore plusieurs années de validité. Avec notre système, ce citoyen pourra choisir ce qui l'arrange le mieux en fonction  de la durée de validité restante et du dérangement que représente pour lui une nouvelle visite dans son poste. S'il lui reste encore 4 ans de validité, ça lui coûtera probablement moins cher de demander un duplicata au prix plein que de se déplacer à nouveau vers son poste pour avoir un nouveau passeport valable 7 ans (5 ans pour les mineurs).

4.7. J’ai fait un pré-enregistrement mais j’ai perdu le formulaire de demande qu’on m’a donné à ce moment-là. Comment puis-je demander un passeport en utilisant mes données pré-enregistrées ?

Complétez dans ce cas notre formulaire de dépannage et renvoyez-le au poste consulaire au vous êtes actuellement inscrit.

5. Conservation des données

 
Une conservation obligatoire de 3 mois

Lorsque vous demandez un passeport, nous devons obligatoirement conserver vos données pendant 3 mois dans notre base de données « production passeports ». Cette conservation nous permet :

1. De produire votre passeport.
2. De reproduire directement un nouveau passeport si nous constatons à son retour de production que le vôtre présente une erreur administrative ou de production. De cette manière, vous ne devez pas revenir une 2ème fois pour enregistrer de nouvelles données. 

Une conservation facultative de 7 ans

A votre demande uniquement, nous pouvons conserver vos données pendant 7 ans.

Cette conservation nous permet de fabriquer un duplicata de votre passeport, sans que vous ne deviez retourner faire enregistrer de nouvelles données dans votre poste, et cela dans certains cas bien définis :

 
Passeport perdu, volé ou présentant une erreur ou un défaut ?

Contactez le poste consulaire où vous êtes inscrit au moment où vous rencontrez le problème.

Ils verront avec vous ce qu’il y a lieu de faire en fonction de votre situation.  

Pour plus d’informations sur le traitement de vos données par notre SPF, vous pouvez consulter notre Déclaration vie privée.