Services et structure

Le SPF met un point d’honneur à payer ses factures dans les délais conformément à ses obligations légales. Ce faisant, il entretient de bonnes relations professionnelles avec les fournisseurs, en préservant leurs liquidités et leur gestion financière de toute influence négative, et évite ainsi de devoir payer des intérêts de retard et des dommages éventuels.

Le SPF respectera, dans la mesure du possible, le délai de paiement prévu, fixé dans la législation relative aux marchés publics et la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

Des procédures ont été développées en interne pour effectuer les paiements de manière efficace et sûre. Elles permettent aussi de détecter à temps les erreurs éventuelles et, dans des cas extrêmes, les fraudes.

Conseils à l’attention des fournisseurs pour un traitement et un paiement rapide de leurs factures :

• respectez nos conditions générales ;
• indiquez toujours le numéro du bon de commande sur la facture ;
• n’envoyez une facture qu’après avoir fourni les prestations.

1. Acceptation d'une facture ou d'une note de crédit

Mentions obligatoires

Les mentions obligatoires sont :

• la nature du document doit être clairement explicitée par la mention "facture" ou "note de crédit" ;
• le numéro de la facture ou de la note de credit ;
• la référence ou la communication structurée à utiliser lors du paiement ;
• la date du document ;
• le montant et l’unité monétaire ;
• le numéro d’entreprise ;
• le cas échéant, le motif de non-assujettissement à la TVA ou d'exemption de la TVA ;
• la description claire des biens, services ou travaux ;
• l'identification complète du fournisseur/prestataire de services/entrepreneur : le nom complet, l'adresse complète, le code postal, la ville ou commune, le nom d'une personne de contact pour les biens, les services ou les travaux concernés ;
• l'identification complète du compte en banque du fournisseur/prestataire de services/entrepreneur : le code IBAN, et le code SWIFT(BIC).

Autres conditions formelles obligatoires

Autres conditions formelles obligatoires sont :

• la facture doit être lisible ;
• la facture doit être notifiée en 1 exemplaire original à l'adresse de facturation unique (voir pt. II) ;
• la facture doit clairement indiquer le numéro du bon de commande ainsi que le nom de la personne qui a fait la commande ;
• une note de crédit doit toujours se référer à la facture originale.

Conséquences du défaut d'une mention obligatoire ou d'une erreur dans celle-ci : L'approbation et/ou le paiement de la facture sont impossibles. La facture est refusée.

2. Informations relatives au SPF Affaires Etrangères

Adresse de facturation

Vous pouvez nous envoyer vos factures selon diverses méthodes :

• soit en version électronique. Notre SPF est disponible sur le réseau PEPPOL (BE0308358149) ou via le portail Mercurius ;
• soit en version PDF en annexe d’un mail à l’adresse einvoice@diplobel.fed.be.

La facture ne doit être envoyée qu’UNE seule fois, dans la version choisie.

Livraisons

Les livraisons doivent être adressées à la personne de contact mentionnée dans le bon de commande.

Informez-vous via einvoice@diplobel.fed.be pour toutes vos questions relatives à votre facture.

Numéro d'identification du SPF Affaires Etrangères à la TVA pour les opérations intracommunautaires :
BE0308358149