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Le fichier dispose d’environ deux millions de fiches où sont répertoriées toutes les personnes belges et étrangères décorées dans les Ordres nationaux.
Depuis 1990, les données sont consignées dans une base de données informatique.
Avant d’introduire une proposition d’octroi, le service public ou Ministère compétent consulte le fichier national des Ordres nationaux, qui se situe au Service de la Noblesse et Ordres du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, en vue de vérifier si la personne concernée a déjà reçu une distinction dans les Ordres nationaux et, dans ce cas, quelles distinctions elle a reçues.
Les personnes de contact au fichier national peuvent être contactées comme suit :
- par e-mail : ordres.nationaux-ridderorden@diplobel.fed.be
- par téléphone : FR: 02 501 45 68 / NL: 02 501 36 60
Il serait préférable d’envoyer les demandes par mail. Les recherches se font sur la base du nom de famille, du prénom, de la date et lieu de naissance et éventuellement du numéro d’identification au registre national.