Direction d'Encadrement Technologie de l'information et de la Communication

Mission

La Direction d'Encadrement ICT est en charge de tout ce qui concerne le support informatique et télécommunication pour la réalisation des missions du SPF Affaires étrangères.

Cela comporte la mise à disposition et la modernisation de l'infrastructure ICT (ordinateurs et périphériques, PC portables, serveurs, etc...) ainsi que du matériel de télécommunication (centraux téléphoniques et appareils téléphoniques, gsm, installations satellites, fax, matériel radio, etc...) et tout ce qui est nécessaire pour permettre aux équipements informatiques de communiquer entre-eux au travers de réseaux locaux et internationaux.

ICT met à la disposition des utilisateurs des logiciels informatiques, (achetés ou développés sur mesure), qui supportent les différents processus de travail, organise le support de ces logiciels via un Servicedesk et est responsable pour assurer la sécurité informatique des systèmes ICT et des applicatifs. Enfin, ICT est responsable de l'envoi et de la réception des documents et matériels entre l'administration Centrale et les postes (la valise diplomatique).

 
Structure

La Direction d'Encadrement est dirigée par le Directeur d'Encadrement ICT.

ICT0.0 : Secrétariat et Affaires générales

Le secrétariat de la direction de l'encadrement  ICT est responsable du bon fonctionnement du processus du courrier entrant et sortant, pour le suivi administratif des affaires du personnel et pour l'appui logistique et organisatrice de la direction.

ICT1 : Gestion financière et administrative, Servicedesk

ICT2 : INFOSEC (Sécurité informatique)

ICT3 : Architecture, Infrastructure et Technologie de la communication (ICT3)

Les activités de ce service relèvent de tout ce qui concerne les infrastructures de l'architecture ICT et des communications dans le sens large du terme. Le service est subdivisé en 3 sous-sections (ICT3.1, ICT3.2 et ICT3.3)

Gestion technico-administrative (ICT3.1)

Architecture, Gestion systèmes, Messages électroniques, ITRH (ICT3.2)

  • Architecture
  • Gestion des systèmes
  • Messagerie électronique, accès par l'Internet

Réseaux, Télécommunication et Téléphonie (ICT3.3)

  • Réseau local (LAN)
  • Réseaux extérieurs WAN
  • Sécurisation des réseaux extérieurs WAN et de l'Internet
  • Télécommunications et téléphonie

ICT4 : Applications

ICT4 gère les bases de données, analyse les besoins des utilisateurs, développe et maintient les applications utilisées au sein du SPF et dans les postes diplomatiques. Le service est aussi responsable des diverses installations de matériels : PC's, imprimantes, …

Ce service compte cinq divisions:

Analyse, planning, Gestion de projet (ICT4.1)

ICT4.1 est chargé de l'analyse et de la gestion des projets (planning) qu'il s'agisse de nouveaux projets ou de demandes d'adaptations à des projets existants.

Développements (ICT4.2)

ICT4.2 développe des programmes (applications) sur la base de l'analyse et du planning fournis par ICT4.1 ou par les représentants « avertis » des diverses Directions ou par des analystes-développeurs expérimentés.

Dans cette divisions sont utilisées les technologies Microsoft et Oracle.

Les principales applications sont:

  • les comptabilités (B&B), la gestion des personnels (P&O), la gestion des bâtiments et la logistique (P&O), l'indicateur général (toutes les DG et Directions d'Encadrement), les directives européennes, les traités et les litiges (DGJ), les visas, la légalisation et les passeports (DGC), la gestion des interventions de coopération (DGD), les distinctions honorifiques, la sécurité et le protocole (P),…
  • les applications utilisées dans les postes diplomatiques sont regroupées dans le projet appelé «Consunet »; il concerne la comptabilité, les visas (outsourcing), la gestion des belges à l'étranger, les recettes consulaires, le signalement, les cartes d'identité, les passeports, la biométrie,…

Webteam (ICT4.3)

Cette division est responsable pour le site diplomatie.belgium.be, les sites des postes, l'intranet (sites collaboratifs) et la gestion de l'information en général (centralisation et archivage).

Administration des bases de données (ICT4.4)

Cette division gère quotidiennement les bases de données et contrôle la cohérence de celles-ci.

Équipe d'installation (ICT4.5)

Cette division gère au quotidien l'installation des PC's (et logiciels standards) et d'imprimantes (y compris leur entretien); elle diagnostique également les pannes et est responsable du bon fonctionnement du centre de crise, du service légalisation, des salles de formation, des cabinets, …

ICT5 : Service de l'expédition

Valise diplomatique (ICT5.1)

  • routing : rédaction du schéma d'envoi avec jours de départ des valises diplomatiques aussi bien en direction qu'en provenance des postes ; organisation et suivi des envois
  • indicateur de la valise : enregistrement des dépêches, des lettres circulaires et d'autres courriers officiels pour les postes (y compris les consulats honoraires)
  • expédition de matériel : gestion, contrôle, emballage du matériel (fournitures de bureau, meubles, papier,…) destiné aux postes
  • guichet (+scanner) : réception des envois personnels pour la valise + encaissement des frais d'envoi
  • des envois de la part des institutions régionales et communautaires facturation mensuelle des frais d'envoi
  • renseignements concernant l'expédition et le contenu des valises diplomatiques
  • notes de frais : rédaction des notes de frais des envois personnels pour la valise, remis par la Poste, suivi des paiements et rédaction de rappels en cas de non-paiement
  • comptabilité : contrôle et mise en paiement des factures pour le Service de l'Expédition ; demande de crédits d'ordonnancement; suivi du budget
  • envois recommandés entrant : enregistrement et transmission aux adressés, contre décharge   

Autres expéditions (ICT5.2)  

  • local de tri : réception et tri de tout courrier et documents, reçues des services, des postes ou via La Poste et transmission aux destinataires (via les huissiers des secrétariats)
  • envois postaux et express : expédition de tout courrier et paquets – par recommandé ou autre – qui ne sont pas destinés aux postes
  • transmission au Palais royal des documents à la signature du Chef d'Etat et renvoi de ces documents au service d'origine après signature
  • enregistrement de tout courrier provenant des missions diplomatiques ou consulaires étrangères établies en Belgique et transmission au destinataire
  • distribution via les secrétariats des ordres et avis de service pour tout le département   

Réception valises diplomatiques et autres livraisons (ICT5.3) 

  • réception des valises provenant des postes : contrôle et répartition du contenu des valises ; classement des bordereaux d'envoi ; renseignements
  • réception et enregistrement de toute livraison de marchandises, destinées à l'administration centrale (commandes, paquets ou courrier personnel,…)

 
 Organigramme de la Direction d'Encadrement Technologie de l'information et de la Communication (ICT) (PDF, 421.22 KB)