Direction d'Encadrement Technologie de l'information et de la Communication

 
Mission

La Direction d'Encadrement ICT est en charge de tout ce qui concerne le support informatique et télécommunication pour la réalisation des missions du SPF Affaires étrangères.

Cela comporte la mise à disposition et la modernisation de l'infrastructure ICT (ordinateurs et périphériques, PC portables, serveurs, etc...) ainsi que du matériel de télécommunication (centraux téléphoniques et appareils téléphoniques, gsm, installations satellites, fax, matériel radio, etc...) et tout ce qui est nécessaire pour permettre aux équipements informatiques de communiquer entre-eux au travers de réseaux locaux et internationaux.

ICT met à la disposition des utilisateurs des logiciels informatiques, (achetés ou développés sur mesure), qui supportent les différents processus de travail, organise le support de ces logiciels via un Servicedesk et est responsable pour assurer la sécurité informatique des systèmes ICT et des applicatifs. Enfin, ICT est responsable de l'envoi et de la réception des documents et matériels entre l'administration Centrale et les postes (la valise diplomatique).

 
Structure

La Direction d'Encadrement est dirigée par le Directeur d'Encadrement ICT.

ICT0.0 : Secrétariat et Affaires générales

Le secrétariat de la direction de l'encadrement  ICT est responsable du bon fonctionnement du processus du courrier entrant et sortant, pour le suivi administratif des affaires du personnel et pour l'appui logistique et organisatrice de la direction.

ICT1 : Gestion financière et administrative, Servicedesk

ICT2 : INFOSEC (Sécurité informatique)

ICT3 : Architecture, Infrastructure et Technologie de la communication (ICT3)

Les activités de ce service relèvent de tout ce qui concerne les infrastructures de l'architecture ICT et des communications dans le sens large du terme. Le service est subdivisé en 3 sous-sections (ICT3.1, ICT3.2 et ICT3.3)

Gestion technico-administrative (ICT3.1)

Architecture, Gestion systèmes, Messages électroniques, ITRH (ICT3.2)

  • Architecture
  • Gestion des systèmes
  • Messagerie électronique, accès par l'Internet

Réseaux, Télécommunication et Téléphonie (ICT3.3)

  • Réseau local (LAN)
  • Réseaux extérieurs WAN
  • Sécurisation des réseaux extérieurs WAN et de l'Internet
  • Télécommunications et téléphonie

ICT4 : Applications

ICT4 gère les bases de données, analyse les besoins des utilisateurs, développe et maintient les applications utilisées au sein du SPF et dans les postes diplomatiques. Le service est aussi responsable des diverses installations de matériels : PC's, imprimantes, …

Ce service compte cinq divisions:

Analyse, planning, Gestion de projet (ICT4.1)

ICT4.1 est chargé de l'analyse et de la gestion des projets (planning) qu'il s'agisse de nouveaux projets ou de demandes d'adaptations à des projets existants.

Développements (ICT4.2)

ICT4.2 développe des programmes (applications) sur la base de l'analyse et du planning fournis par ICT4.1 ou par les représentants « avertis » des diverses Directions ou par des analystes-développeurs expérimentés.

Dans cette divisions sont utilisées les technologies Microsoft et Oracle.

Les principales applications sont:

  • les comptabilités (B&B), la gestion des personnels (P&O), la gestion des bâtiments et la logistique (P&O), l'indicateur général (toutes les DG et Directions d'Encadrement), les directives européennes, les traités et les litiges (DGJ), les visas, la légalisation et les passeports (DGC), la gestion des interventions de coopération (DGD), les distinctions honorifiques, la sécurité et le protocole (P),…
  • les applications utilisées dans les postes diplomatiques sont regroupées dans le projet appelé «Consunet »; il concerne la comptabilité, les visas (outsourcing), la gestion des belges à l'étranger, les recettes consulaires, le signalement, les cartes d'identité, les passeports, la biométrie,…

Webteam (ICT4.3)

Cette division est responsable pour le site diplomatie.belgium.be, les sites des postes, l'intranet (sites collaboratifs) et la gestion de l'information en général (centralisation et archivage).

Administration des bases de données (ICT4.4)

Cette division gère quotidiennement les bases de données et contrôle la cohérence de celles-ci.

Équipe d'installation (ICT4.5)

Cette division gère au quotidien l'installation des PC's (et logiciels standards) et d'imprimantes (y compris leur entretien); elle diagnostique également les pannes et est responsable du bon fonctionnement du centre de crise, du service légalisation, des salles de formation, des cabinets, …

ICT 5 - Gestion des connaissances et des documents

Le service Gestion des connaissances et des documents est responsable de l’organisation et de la promotion de la gestion documentaire et de l’e-coopération, de la gestion des archives et de la bibliothèque, ainsi que de la promotion et du suivi du transfert des connaissances au sein du SPF. Cela se traduit concrètement par les activités suivantes :

  1. Élaborer des lignes directrices et des conseils, et stimuler de bonnes pratiques dans le domaine de la gestion des connaissances et des documents.
  2. Organiser, gérer et contrôler la qualité de l'intranet et de l'extranet
  3. Accompagner et soutenir les collaborateurs dans l'utilisation des outils en ligne pour la gestion collaborative et documentaire (SharePoint 2013, SharePoint online, Yammer) en créant des sites et des applications, en dépannant, en dispensant des formations, en créant des manuels...
  4. Soutenir le processus de changement associé aux projets ICT stratégiques
  5. Archiver des documents du SPF conformément à la stratégie d'archivage et mise à disposition des utilisateurs externes et internes.
  6. Mettre à disposition du personnel du SPF des livres et des publications spécialisées (fonction de la bibliothèque)
  7. Soutenir et promouvoir le processus de transfert des connaissances (remise-reprise)

 
 Organigramme de la Direction d'Encadrement Technologie de l'information et de la Communication (ICT) (PDF, 487.03 Ko)