Akten van de burgerlijke stand

Het gaat hier om geboorteakten, huwelijksakten, overlijdensakten, akten van erkenning van een kind en sommige vonnissen die de burgerlijke staat van een persoon betreffen of wijzigen.

De onderstaande informatie is bestemd voor Belgen ongeacht of ze hun verblijfplaats hebben in België of in het buitenland.

Vreemdelingen die in België wonen moeten zich rechtstreeks wenden tot de betrokken administratie in België of in het buitenland. Dit geldt ook voor vreemdelingen die in het buitenland wonen en voor wie een akte van de burgerlijke stand werd opgemaakt door een gemeentebestuur in België of voor wie een vonnis werd uitgesproken door een Belgische rechtbank. Zij moeten zich rechtstreeks wenden tot het betrokken gemeentebestuur of de betrokken rechtbank of de hulp inroepen van hun diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging in België. De FOD Buitenlandse Zaken komt in geen geval tussen voor personen die de Belgische nationaliteit niet bezitten.

Belgen met een dubbele nationaliteit: de FOD Buitenlandse Zaken komt niet tussen voor Belgen die ook nog de nationaliteit bezitten van het land waarin de akte werd opgemaakt.

Voor een goed begrip van de informatie hieronder:

  • een uittreksel uit een akte van de burgerlijke stand is een verkorte weergave van de inhoud van die akte en bevat enkel de essentiële elementen ervan;
  • een letterlijk afschrift, ook wel volledig afschrift of expeditie of integraal afschrift genoemd, geeft de inhoud van de akte in zijn geheel weer. Een expeditie van een akte/vonnis komt vaak voor onder de vorm van een voor eensluidend verklaarde fotokopie van dat stuk.
  • legalisatie: echtverklaring van een handtekening aangebracht op een document.
  • Apostille: vorm van legalisatie zoals bepaald in het Apostilleverdrag van Den Haag van 05/10/1961. De Apostille wordt aangebracht door de bevoegde overheden van het land waarin het document werd opgemaakt (voor Belgische documenten is dat de dienst “Legalisaties” van de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel - zie legalisatie). De Belgische beroepsconsulaten brengen dus geen Apostille aan noch op Belgische noch op buitenlandse documenten

 
Hoe een akte van de burgerlijke stand verkrijgen?

1. Belgische akte van de burgerlijke stand      
2. Buitenlandse akte van de burgerlijke stand      
2.1. Buitenlandse akte van overlijden   


1. Belgische akte van de burgerlijke stand

Voor een letterlijk afschrift of een uittreksel van een in België opgemaakte akte van de burgerlijke stand wendt u rechtstreeks tot het Belgisch gemeentebestuur dat de akte heeft opgemaakt.

Dat geldt ook als u in het buitenland verblijft en ingeschreven bent bij een Belgisch beroepsconsulaat. U kunt geen beroep doen op deze instanties en ook niet op de dienst “Burgerlijke Stand” van de FOD Buitenlandse Zaken of op de Belgische consulaire vertegenwoordiging ter plaatse om de nodige demarches te doen.

 
2. Buitenlandse akte van de burgerlijke stand - 3 mogelijkheden

a) De akte werd overgeschreven in de registers van de burgerlijke stand van een Belgische gemeente.

Vreemde akten kunnen in België worden overgeschreven in het register van de burgerlijke stand van de gemeente van uw huidige woonplaats of van de eerste gemeente waar u zich na uw terugkeer uit het buitenland gevestigd hebt.

Zo u in België geen woon- of verblijfplaats hebt, kan de akte worden overgeschreven achtereenvolgens in het register van de burgerlijke stand:

  • van uw laatste woonplaats in België;
  • van de woonplaats van uw bloedverwanten in stijgende lijn (vader, moeder, grootvader, grootmoeder);
  • van de gemeente waar u geboren bent in België;
  • van de Stad Brussel.

Alle akten van de burgerlijke stand die betrekking hebben op de Belgen die teruggekeerd zijn in België of die nog altijd in het buitenland verblijven komen in aanmerking.

Het wordt absoluut aangeraden een buitenlandse akte van de burgerlijke stand, die op een Belg of een Belgisch familielid (bv. echtgenoot/echtgenote; kind) betrekking heeft, in de lopende registers van de burgerlijke stand van een gemeente in België over te schrijven.  Het verzoek tot overschrijving gebeurt bij de ambtenaar van de burgerlijke stand door de betrokkene zelf, de wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd) of de Procureur van de Koning.

De FOD Buitenlandse Zaken en de Belgische consulaire vertegenwoordigingen komen niet tussen.

Zelfs als de buitenlandse akte fouten of foutieve vermeldingen bevat, kan zij overgeschreven worden. Daarna kan de gemeentelijke administratie een verbetering vragen via de procureur van de Koning.

Om uittreksels of afschriften te verkrijgen van akten die werden overgeschreven in de registers van burgerlijke stand van een Belgische gemeente, dient u zich rechtstreeks tot de gemeentelijke administratie te wenden.

 
b) De akte werd neergelegd bij de FOD Buitenlandse Zaken en bevindt zich momenteel in de archieven van de Stad Brussel

Tot 4 april 2011 werden bepaalde buiten het Rijk opgemaakte akten van de burgerlijke stand betreffende Belgen die hun verblijfplaats hadden in het buitenland, neergelegd in het archief van de FOD Buitenlandse Zaken.

Dit archief wordt nu beheerd door de dienst Burgerlijke Stand van de Stad Brussel.

 
Aanvraag van een afschrift van/uittreksel uit een neergelegde akte bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van Brussel:

  • aan het loket: Anspachlaan, 6, 1e verdieping - Dienst burgerlijke stand - 1000 Brussel
  • via e-mail: Actesspf-fodakten@brucity.be
  • per post: Stad Brussel - Dienst Burgerlijke Stand - Uittreksels - Anspachlaan 6, 1000 Brussel
  • per fax: + 32 (0)2 279 35 79
  • Telefoon voor vragen van het publiek: + 32 (0)2 279 62 60

 
Welke buitenlandse akten/vonnissen van de burgerlijke stand werden neergelegd?

De akte of het vonnis:

  • betreft een Belg;
  • is opgesteld of uitgesproken door een vreemde bevoegde overheid;
  • op het ogenblik van de neerlegging had de betrokken Belg zijn woonplaats in het buitenland.

Bij de neerlegging van een vreemde akte van de burgerlijke stand die een Belg betrof, werd aan de betrokken persoon of zijn wettelijke vertegenwoordiger (ouder; voogd …) het nummer waaronder het stuk werd bewaard, meegedeeld.

 
Beperking van de landen waarvan akten/vonnissen zijn neergelegd:

  • Vanaf 18/08/1988 werden geen akten meer in bewaring genomen opgemaakt in de Lidstaten van de Raad van Europa, de Verenigde Staten van Amerika en Canada.
  • Vanaf 23/02/2001 werden geen akten meer in bewaring genomen opgemaakt in de Lidstaten van de Europese Unie.
  • Vanaf 01/10/2004 werden nog enkel akten van Congo (DRC), Burundi en Rwanda in bewaring genomen.
  • Sedert 04/04/2011 is geen enkele buitenlandse akte van de burgerlijke stand meer in bewaring genomen.

 
c) De akte van werd niet overschreven in een Belgische gemeente en bevindt zich niet in de archieven van de Stad Brussel.

U dient de akte van de burgerlijke stand zelf aan te vragen bij de vreemde overheid.

U dient zich bij deze vreemde overheid te informeren over de procedure om de akte te verkrijgen hetzij persoonlijk, hetzij via familie, een advocaat of notaris ter plaatse.

U kunt geen beroep doen op de dienst "Burgerlijke Stand" van de FOD Buitenlandse Zaken en/of een Belgische consulaire vertegenwoordiging om de nodige demarches te doen.

Als u vreemdeling bent verblijvend in België kan u zich wenden tot uw ambassade of consulaat in België voor verdere inlichtingen.

De attesten van de burgerlijke stand die worden afgegeven door een vreemde ambassade of consulaat worden in België niet beschouwd als akten van de burgerlijke stand.

 
2.1. Buitenlandse akte van overlijden

De FOD Buitenlandse Zaken kan tussenkomen voor het aanvragen van een buitenlandse akte van overlijden indien:

  • de overledene de Belgische nationaliteit had;
  • de overledene de dubbele nationaliteit had t.t.z. naast de Belgische nationaliteit een vreemde nationaliteit die niet de nationaliteit is van het land waar het overlijden plaatsvond.

In dit geval moet u zich wenden tot het gemeentebestuur van de laatste woonplaats van de overledene in België. De ambtenaar van de burgerlijke stand van deze plaats zal een aanvraag moeten richten tot de FOD Buitenlandse Zaken (adres: FOD Buitenlandse Zaken, Dienst Burgerlijke Stand, Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).

De afgifte van een overlijdensakte door een buitenlandse overheid kan kosten met zich meebrengen. In dat geval zullen wij de gemeentelijke administratie vragen een voorschot te storten. Indien er na betaling van alle kosten (afgifte van de akte, legalisatie, diverse kosten) nog geld overblijft dan zal het saldo teruggestort worden.

De overlijdensakte zal niet naar u gestuurd worden maar naar de ambtenaar van de burgerlijke stand van het gemeentebestuur (in principe dus het gemeentebestuur van de laatste woonplaats in België van de overledene) dat de aanvraag gedaan heeft in uw plaats.

Er is geen zekerheid dat onze demarches resultaat zullen opleveren en wij kunnen ook niet voorzien binnen welke termijn aan de vraag zal worden voldaan.

 
FAQ

1. Wat doet u met de verkregen buitenlandse akte van de burgerlijke stand?

De buitenlandse akten van de burgerlijke stand van Belgische onderdanen laten overschrijven in de registers van de burgerlijke stand in België.

Vreemde akten kunnen in België worden overgeschreven in het register van de burgerlijke stand van de gemeente van uw huidige woonplaats of van de eerste gemeente waar u zich na uw terugkeer uit het buitenland gevestigd hebt.

Zo u in België geen woon- of verblijfplaats hebt, kunt u de akten laten overschrijven achtereenvolgens in het register van de burgerlijke stand:

  • van uw laatste woonplaats in België;
  • van de woonplaats van uw bloedverwanten in stijgende lijn (vader, moeder, grootvader, grootmoeder);
  • van de gemeente waar u geboren bent in België;
  • van de Stad Brussel.

Zodra de akte is overgeschreven, kunt u er altijd gemakkelijk afschriften of uittreksels van verkrijgen bij het bevoegd gemeentebestuur. Na verloop van tijd kan in sommige landen het verkrijgen van een afschrift of uittreksel voor veel moeilijkheden zorgen of zelfs onmogelijk blijken (bijv. omdat het register van de burgerlijke stand in een oorlog of als gevolg van een natuurramp vernietigd werd).


2. Aan welke voorwaarden moet de buitenlandse akte van de burgerlijke stand of een vonnis van een rechtbank voldoen om in België te worden erkend?

De buitenlandse akte van de burgerlijke stand moet opgemaakt zijn door de bevoegde buitenlandse lokale overheid in de vorm die in dat land gangbaar is.

Het afschrift van de akte moet afgegeven zijn door de buitenlandse overheid die ze oorspronkelijk opgemaakt had. Een expeditie van een vonnis moet afgegeven zijn door de griffie van de rechtbank die het vonnis uitgesproken heeft en het bewijs moet geleverd worden dat het vonnis definitief is (= in kracht van gewijsde is getreden).

Buitenlandse akten moeten, indien nodig, gelegaliseerd zijn door de bevoegde plaatselijke overheden en door de bevoegde Belgische beroepsconsulaire vertegenwoordiging of voorzien zijn van de Apostille die op de akte aangebracht wordt door de bevoegde overheden van het land waarin de akte werd opgemaakt.

De akten die in een vreemde taal opgesteld zijn, moeten door een beëdigde vertaler vertaald worden naar het Nederlands, het Frans of het Duits, naar gelang van de voertaal van de gemeente waar de akte zal overgeschreven worden.

In België kan de lijst van beëdigde vertalers verkregen worden bij de griffie van de Rechtbank van Eerste Aanleg. De handtekening van een beëdigde vertaler moet eveneens gelegaliseerd worden


3. Hoe verkrijgt u een trouwboekje wanneer uw huwelijk in het buitenland voltrokken werd?

Als uw huwelijksakte overgeschreven werd in het register van de burgerlijke stand van een Belgische gemeente dan kunt u een trouwboekje vragen aan het gemeentebestuur van die gemeente.


4. Is een Belgische akte van de burgerlijke stand geldig in het buitenland?

Alleen de buitenlandse overheid kan hierover beslissen.

De akte die u zult gebruiken in het buitenland zal in bepaalde gevallen moeten voorzien zijn van een legalisatie of de Apostille en/of van een vertaling in de taal van het land waar het document zal gebruikt worden. Doe hierover navraag bij de bevoegde buitenlandse overheid of bij de diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging in België van het betrokken land..