Privacy statement

 
Verwerking van persoonsgegevens in het kader van een aanvraag tot inschrijving in de consulaire bevolkingsregisters

 
1. DEFINITIES: 

"Persoonsgegevens": alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar natuurlijk persoon wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.  

"Verwerking": een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op welke andere wijze ook ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. 

"Verwerkingsverantwoordelijke": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. 

"Verwerker": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. 

"Ontvanger": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt. 

"Derde": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.  

“Algemene Verordening Gegevensbescherming”: De EU-verordening 2016/679 van het Europees Parlement en van de Raad van 27 april 2016 met betrekking tot de bescherming van natuurlijke personen inzake de verwerking van persoonsgegevens en de vrije verspreiding van deze gegevens. Afkorting: AVG of GDPR (General Data Protection Regulation) 

 
2. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE:

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van aanvraag tot inschrijving in de consulaire bevolkingsregisters in de Belgische consulaire beroepsposten is: 

De Minister van Buitenlandse Zaken, vertegenwoordigd door de Directeur-generaal voor Consulaire zaken.  

Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken
Directie-generaal Consulaire Zaken

Ter attentie van de heer Directeur-generaal
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel
België

 
3. DE FUNCTIONARIS VOOR DE GEGEVENSBESCHERMING ("DPO"): 

Taken van de "DPO" (Data Protection Officer):

De "DPO" kan gecontacteerd worden door de betrokken personen van wie gegevens door de FOD Buitenlandse Zaken worden verwerkt in het kader van een inschrijving in de consulaire bevolkingsregisters, over alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van hun gegevens, en meer in het bijzonder: 

  • de doeleinden van de gegevensverwerking;
  • de rechtsgrond van de verwerking;
  • de categorieën van verwerkte persoonsgegevens;
  • de categorieën van ontvangers van persoonsgegevens;
  • of persoonsgegevens worden overgedragen aan derde landen en welke de passende waarborgen zijn;
  • de periode van opslag van persoonsgegevens;
  • of er sprake is van geautomatiseerde gegevensverwerking; of het recht om verbeteringen te vragen;
  • het recht op rechtzetting
  • het recht om het uitwissen van gegevens en de beperking van de verwerking ervan te vragen;
  • het recht om zich tegen de verwerking te verzetten. 

Contactgegevens van de "DPO":

U kan de "DPO" van de Directie-generaal Consulaire Zaken contacteren: 

  • via het webformulier
  • per email: dpo.dgc@diplobel.fed.be
  • per briefwisseling: 
    Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken
    Directie-generaal Consulaire Zaken
    Ter attentie van de functionaris voor de gegevensbescherming
    Karmelietenstraat 15
    1000 Brussel
    België 

 
4. VERZAMELDE PERSOONSGEGEVENS:

De Directie-generaal Consulaire Zaken verbindt zich ertoe enkel persoonsgegevens te verwerken die toereikend zijn, ter zake dienend en niet buitensporig in verhouding tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld (zie punt 5 hieronder), en ze niet verder te gebruiken op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden.

Gelet op de ingediende inschrijvingsaanvraag kan het gaan om de volgende categorieën van gegevens:

  1. Identificatiegegevens: Persoonlijke identificatiegegevens (naam, titel, adres, vroegere adressen, telefoonnummer, e-mailadres enz.), identificatiegegevens- andere dan het Rijksregisternummer- uitgegeven door de overheidsdiensten (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, enz.), biometrische identificatiegegevens (foto's).
  1. Persoonlijke kenmerken: Persoonlijke bijzonderheden (leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, enz.), , immigrantenstatuut (bijzonderheden betreffende het visum, arbeidsvergunning, verblijfsrecht in het buitenland.).  
     
  2. Samenstelling van het gezin: Huwelijk of andere huidige vorm van samenleven (naam van de echtgeno(o)t(e) of partner, meisjesnaam van de echtgenote of partner, huwelijksdatum, , aantal kinderen, enz.), maritaal overzicht (bijzonderheden betreffende de vorige huwelijken of verbintenissen, echtscheidingen, scheidingen, namen van de vroegere partners, enz.), bijzonderheden betreffende de andere familie- of gezinsleden (kinderen, , andere leden van het gezin, , ouders en afstammelingen). 
     
  3. Woningkenmerken: Adres waar de woning zich bevindt, aard van de woning, lokalisatiegegevens, duur van het verblijf op dit adres. 
  1. Beroep en betrekking: Huidige betrekking , gegevens werkgever,
     
  2. Rijksregisternummer / Identificatienummer van de sociale zekerheid
     

 
5. DOELSTELLINGEN VAN DE VERWERKING 

Conform artikel 6 van de « GDPR », verzamelt en gebruikt de Directie-generaal Consulaire Zaken enkel uw persoonsgegevens die nodig zijn:

  • Om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • Voor de vervulling van een taak van algemeen belang dan wel voor een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag;
  • Op basis van uw toestemming betreffende de verwerkingen die u worden voorgesteld bovenop onze wettelijke opdrachten (zoals uw inschrijving voor de toepassing Travellers online die door het Crisiscentrum Buitenlandse Zaken ter beschikking wordt gesteld)

In bijzondere gevallen kan de Directie-generaal Consulaire Zaken uw persoonsgegevens verwerken om u te beschermen, enkel en alleen in hoogst uitzonderlijke levensbedreigende noodsituaties of rampen.

 
6. ONTVANGERS VAN DE GEGEVENS: 

De persoonsgegevens die u betreffen en door de Directie-generaal Consulaire Zaken zijn verzameld en verwerkt (of ten minste sommige van die gegevens), mogen aan de volgende categorieën van ontvangers worden meegedeeld: 

  1. De betrokken persoon, zijn wettelijke vertegenwoordigers.
  2. De beroepsraadgevers (bijvoorbeeld advocaten) van de betrokken persoon of van zijn wettelijke vertegenwoordigers.
  3. De Belgische diplomatieke en consulaire posten in het buitenland.
  4. Overheden en openbare en private instellingen in het kader van hun opdrachten van algemeen belang overeenkomstig de wetgeving;
  5. Bepaalde gereglementeerde beroepen, waarvan is toegestaan om te worden ingelicht, zoals advocaten, notarissen, deurwaarders in het kader van een gerechtelijke procedure.

 
7. BEWAARTERMIJN VAN DE GEGEVENS:  

Als federale overheid is de Directie-generaal Consulaire Zaken onderworpen aan de wet betreffende de archieven van 24 juni 1955 (gewijzigd bij wet van 19 mei 2009) en kunnen de documenten in haar bezit dus niet vrij vernietigen. Wanneer de documenten van een openbaar bestuur bovendien geen administratief en/of juridisch nut meer hebben, kunnen zij evenwel een historisch, wetenschappelijk of statistisch belang hebben. Zij worden dan overgezonden naar het Rijksarchief.

Afhankelijk van de bron en specifieke wettelijke kaders kunnen bewaartermijnen afwijken van deze algemene regel.  

 
8. PROCEDURE OM EEN KOPIE TE VRAGEN VAN HET ADMINISTRATIEF DOSSIER 

U kan in het kader van de wet van 11.04.1994 op de openbaarheid van bestuur een kopie vragen van uw administratief dossier in beheer van de Directie-generaal Consulaire Zaken. U dient uw aanvraag te adresseren aan: 

Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken
Directie-generaal Consulaire Zaken
Directie Personenrecht
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel
België

 
9. RECHT OP INZAGE, OP RECHTZETTING, OP HET UITWISSEN EN OP DE BEPERKING VAN VERWERKINGEN: 

A. Recht op inzage:

U hebt het recht uitsluitsel te bekomen of uw persoonsgegevens door de Directie-generaal Consulaire Zaken worden verwerkt, en in bevestigend geval, kan u inzage verkrijgen in: 

  • de doeleinden van de gegevensverwerking;
  • de rechtsgrond van de verwerking;
  • de categorieën van verwerkte persoonsgegevens;
  • de categorieën van ontvangers van persoonsgegevens;
  • of persoonsgegevens worden overgedragen aan derde landen en welke de passende waarborgen zijn;
  • de periode van opslag van persoonsgegevens of de hierbij gebruikte criteria;
  • of er sprake is van geautomatiseerde gegevensverwerking.

U kan zich voor deze vragen richten tot de bevoegde diensten. Een  specifiek formulier (PDF, 189.49 KB) moet worden ingevuld en u zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen. 

 
B. Recht op rechtzetting:

U hebt het recht de rechtzetting te vragen van onjuiste persoonsgegevens of onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.

Indien u zou vaststellen dat de Directie-generaal Consulaire Zaken onjuiste persoonsgegevens over u verwerkt heeft of dat deze onvolledig zijn, vragen wij u zich in eerste instantie te richten tot de consulaire beroepspost waar u bent ingeschreven, met de vraag onjuiste gegevens recht te zetten of onvolledige gegevens aan te vullen.

Het is mogelijk dat de consulaire beroepspost welke uw dossier beheert, u bijkomende vragen of bewijstukken zal opvragen om uw verzoek te staven.

Indien u nog vragen heeft na contact met de bevoegde diensten, kan u zich richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.  

 
C. Recht op uitwissen:

Gezien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het kader van een wettelijke verplichting die aan de Directie-generaal Consulaire Zaken is opgedragen, beschikt u niet over het recht de uitwissing van uw persoonsgegevens te vragen en te verkrijgen.

Indien u vragen heeft met betrekking tot het recht op uitwissing, kan u zich richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.  

 
D. Recht op beperking: 

Gezien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het kader van een wettelijke verplichting die aan de Directie-generaal Consulaire Zaken is opgedragen, beschikt u niet over het recht de beperkte verwerking van uw persoonsgegevens te vragen en te verkrijgen.

Indien u vragen heeft met betrekking tot het recht op beperking, kan u zich richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.  

 
E. Recht op overdraagbaarheid:

Gezien de Directie-generaal Consulaire Zaken uw persoonsgegevens niet verwerkt op basis van de uitvoering van een contract, is het recht op overdraagbaarheid niet van toepassing. Ten gevolge hiervan beschikt u niet over het recht van de Directie-generaal Consulaire Zaken uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm (te verkrijgen met het oog deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Indien u vragen heeft met betrekking tot het recht op overdraagbaarheid, kan u zich richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.  

 
F. Recht op bezwaar:

U kan bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor zover de verwerking niet de noodzaak inroept voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag.

De Directie-generaal Consulaire Zaken kan zich hier echter tegen verzetten indien er dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van persoonsgegevens in beheer van de Directie-generaal Consulaire Zaken, vragen wij u zich in eerste instantie te richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen. 

 
10. ANTWOORD EN ANTWOORDTERMIJNEN: 

Indien u zich beroept op het recht op inzage, het recht op rectificatie, het recht op uitwissen, het recht op beperking of het recht op bezwaar ontvangt u binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie over het gevolg dat aan uw verzoek is gegeven. Deze termijn kan met een bijkomende twee maanden worden verlengd, afhankelijk van de complexiteit van uw verzoek of het aantal lopende verzoeken. U krijgt bericht van een dergelijke verlenging van de antwoordtermijn.

Indien geen gevolg wordt gegeven aan uw verzoek, ontvangt u hiervan bericht voorzien van een motivatie, uiterlijk één maand na ontvangst van uw verzoek. U beschikt dan over de mogelijkheid klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit en beroep in te dienen bij de rechtbank.  

 
11. KLACHT INDIENEN BIJ DE NATIONALE TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT: 

Indien u meent dat de Directie-generaal Consulaire Zaken uw persoonsgegevens niet verwerkt overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.  

Meer informatie hierover kan u terugvinden op de website van de Autoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
E-mail: contact@apd-gba.be
T: +32 2 274 48 00