Vragen en antwoorden over legalisatie van documenten

 

  1. Hoe Belgische documenten legaliseren voor gebruik in het buitenland?
  2. Hoe buitenlandse documenten legaliseren voor gebruik in België?
  3. Hoe buitenlandse documenten legaliseren voor gebruik in het buitenland?
  4. Moet het te legaliseren document opgesteld zijn in het Frans, het Nederlands of het Duits?
  5. Wat als legalisatie onmogelijk is?
  6. Kan ik mijn gelegaliseerde buitenlandse akte laten overschrijven in België?
  7. Nog meer informatie nodig over de legalisatie/de apostille?

 

1. Hoe Belgische documenten legaliseren voor gebruik in het buitenland?

Legalisatie, apostille of vrijstelling?

Afhankelijk van het land waar u het document wilt gebruiken en van het soort document is een legalisatie of een apostille vereist. In bepaalde gevallen is noch legalisatie noch apostille nodig.

Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren.

Is een land aangesloten bij het “Apostilleverdag” dan is er maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel.

Sinds 1 mei 2018 worden de apostilles enkel op elektronische wijze afgegeven.

Voor welke landen geldt de legalisatie, de apostille of de vrijstelling van legalisatie en apostille? U kunt dat zelf uitzoeken via de 'Zoekcriteria'.


Waar kunt u terecht voor het aanbrengen van de legalisatie of de apostille?

Bij de dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken.

AANDACHT
Voor sommige documenten moeten andere instanties op lokaal, regionaal of federaal niveau eerst een legalisatie doen. U kan dit hier nagaan.

Alvorens uw document aan te bieden aan het loket van de Dienst Legalisatie, gelieve na te gaan of uw document getekend is door een openbaar ambtenaar:

  • hetzij op gemeentelijk niveau: door de burgemeester of door een schepen of door een afgevaardigde gemeentelijk ambtenaar wiens handtekening is neergelegd bij de FOD Buitenlandse Zaken (na te gaan bij uw gemeente).
  • hetzij door een notaris, enz.
  • hetzij door een ambtenaar van een openbare instelling waarvan de handtekening werd neergelegd bij de Dienst Legalisatie.

Is uw document door de dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken gelegaliseerd? De ambassade of het consulaat van het land waar u het document wilt gebruiken, doet dan de laatste legalisatie. Adressen van de buitenlandse Ambassades en (ere)consulaten in België.

Is het land waar u het document wilt gebruiken aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan brengt de dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken de apostillestempel aan op elektronische wijze. Na het plaatsen van een apostillestempel kunt u het document direct gebruiken in het land van bestemming.

e-apostille / e-legalisatie

Sinds 01/05/2018 worden

  • apostilles ENKEL op elektronische manier afgegeven. 
  • de legalisaties kunnen afgegeven worden op papier en elektronisch.

Voor de afgifte van de elektronische apostilles en legalisaties heeft de dienst Legalisatie van FOD Buitenlandse Zaken de site eLegalization (https://elegalisation.diplomatie.be) gecreëerd, die alleen maar voor de erkende officiële partners toegankelijk is (gemeenten, notarissen, FOD,…) en niet voor particulieren.

 
1/ ALS UW DOCUMENT MOET GEAPOSTILLEERD WORDEN

AANDACHT!

  • Geen enkele apostille wordt nog afgegeven op papier sinds 1 mei 2018. De apostilles worden ALLEEN MAAR op elektronische manier afgegeven.
  • Geen enkel DOCUMENT GETEKEND DOOR EEN NOTARIS, waarvoor een apostille gevraagd wordt (zie ‘zoekcriteria’), kan ingediend worden aan de loketten van de dienst Legalisatie van FOD Buitenlandse Zaken. Die AANVRAGEN MOETEN GEBEUREN DOOR DE NOTARIS VIA DE SITE eLegalization (zie punt 1 hierboven).

TWEE procedures mogelijk voor aanvraag van e-apostille

  1. De aanvraag kan rechtstreeks gebeuren door de overheid die het document uitgegeven heeft, op verzoek van de betrokken persoon. De erkende, geaccrediteerde partner (gemeenten, notaris,…) dient de aanvraag in via de site eLegalization (https://elegalisation.diplomatie.be). 

    De betaling gebeurt rechtstreeks online en de ‘link’ naar het geapostilleerde document wordt rechtstreeks gestuurd met een e-mail aan de aanvrager. De behandelingsduur van de aanvragen is kort (binnen 24 uur normaliter) en brengt geen enkele bijkomende kostprijs met zich. De volledige procedure kan online gebeuren en u dient zich niet te verplaatsen naar de loketten van de dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken. 

    Meer informatie op https://elegalisation.diplomatie.be - rubriek “meer info”
     
  2. Aanvraag aan de loketten van de dienst Legalisatie:
    Bij voorkeur op afspraak! 
    Karmelietenstraat 27, 1000 Brussel, vanaf 9u tot 12u - op woensdag enkel op afspraak.

    De documenten van MINDER DAN 4 (vier) pagina’s worden onmiddellijk behandeld. De documenten die meer dan 4 pagina’s omvatten, dienen gedeponeerd te worden en zijn beschikbaar voor afhaling de daaropvolgende werkdag.

    Bied het originele document (géén scans) aan bij het loket van de dienst Legalisatie.

De apostille kan geconsulteerd en gedownload worden via de site  https://legalweb.diplomatie.be door middel van het nummer van de apostille én de datum van aflevering van diezelfde apostille.

 
2/ ALS UW DOCUMENT MOET GELEGALISEERD WORDEN

Indien uw document dient voorzien te worden van een legalisatie, dient uw document ook nog gelegaliseerd te worden door de ambassade of het consulaat van het land van bestemming.

Gelieve dus eerst na te gaan of die vreemde ambassade of dat vreemde consulaat de digitale legalisatie kan aanvaarden.  

  • zo ja, mag de overheid die het document heeft afgegeven de aanvraag van legalisatie via de site eLegalization (https://elegalisation.diplomatie.be) indienen, op verzoek van de betrokkene, zoals voor de e-apostille. U zal per mail de link naar het gelegaliseerde document ontvangen.
  • zo niet, kunt u steeds een legalisatie op papier verkrijgen aan de loketten van de dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken.
    Bij voorkeur op afspraak! 
    Karmelietenstraat 27, 1000 Brussel, vanaf 9u tot 12u - op woensdag enkel op afspraak.
    Bied het originele document (géén scans) aan bij het loket van de dienst Legalisatie.

 
Wordt de legalisatie onmiddellijk uitgevoerd?

Ja voor zover er per aanvrager niet meer dan 10 documenten worden voorgelegd. Wanneer u méér dan 10 documenten wil laten legaliseren aan het loket :

  • dient u de documenten af te geven;
  • kunt u de documenten ‘s anderdaags ophalen;
  • betaalt u bij het ophalen van de documenten.

     
    Moet u zelf uw document aanbieden? Moet u een identiteitsbewijs voorleggen?

    Nee. Eender wie kan uw document aanbieden. Er wordt geen identiteitsbewijs gevraagd.

     
    Wat is de kostprijs van een legalisatie of een apostille? 

    20 euro per document.

     
    Hoe betalen voor de legalisatie of apostille?

    Als u de documenten aan het loket van de dienst Legalisatie voorlegt of afgeeft:
    NO CASH

    • met Bancontact/Maestro
    • met Visa/Mastercard
    • met bewijs van betaling via B-Post


    Vertaalt de dienst Legalisatie de documenten?

    Neen. Te vertalen documenten moeten vertaald worden door een beëdigd vertaler. De handtekening van een beëdigd vertaler wordt gelegaliseerd door de Voorzitter van de Rechtbank van Eerste Aanleg waaraan de vertaler verbonden is. Daarna wordt de handtekening van de Voorzitter van de rechtbank gelegaliseerd door de Federale Overheidsdienst Justitie: Waterloolaan 115, 1000 Brussel; e-mail: legal@just.fgov.be (legalisatie van documenten door de FOD Justitie). Pas daarna kunt u de vertaling en het origineel document aanbieden op onze dienst Legalisatie om er ofwel de apostille of een legalisatie te bekomen.


    Legaliseert de dienst Legalisatie diploma's uitgereikt in België?

    Ja, als ze voorafgaandelijk gelegaliseerd werden door een van de gemeenschappen waarvan de onderwijsinstelling afhangt:

    Vlaamse Gemeenschap:

    Hendrik Consciencegebouw 1 B 01
    Koning Albert II-laan 15
    1210 Brussel
    Tel.: 0491/99.68.42

    De Vlaamse Gemeenschap legaliseert de diploma’s van alle Vlaamse onderwijsinstellingen.

    Fédération Wallonie-Bruxelles (Franse Gemeenschap):

    de gemeenten legaliseren diploma’s van het basis- en secundair onderwijs van het vrij, gemeentelijk en provinciaal onderwijsnet.

    de Fédération Wallonie-Bruxelles legaliseert de diploma’s van universiteiten, hogescholen en atheneums.

    Voor de certificaten uitgereikt door de instellingen voor basis- en secundair onderwijs ingericht door de Fédération Wallonie-Bruxelles:

    Service général de l'Enseignement Organisé par la Fédération Wallonie-Bruxelles
    City Center 1 Boulevard du Jardin Botanique, 20-20 (1er étage)
    1000 Bruxelles
    Tél.: 02 690 81 51
    Fax: 02 690 80 35
    E-mail: legalisation.oblig@cfwb.be

    Voor de certificaten uitgereikt door de  instellingen voor aanvullend onderwijs ingericht door de Fédération Wallonie-Bruxelles:

    Direction générale de l'enseignement non-obligatoire et de la Recherche scientifique
    Rue Adolphe Lavallée, 1
    1080 Bruxelles
    Tél.: 02 690 87 19
    Fax: 02 690 87 32
    E-mail: legalisation@eps.cfwb.be

    Voor de certificaten uitgereikt door de  instellingen voor hoger onderwijs ingericht of gesubsidieerd door de Fédération Wallonie-Bruxelles:

    Direction générale de l'enseignement non-obligatoire et de la Recherche scientifique
    Rue Adolphe Lavallée, 1
    1080 Bruxelles
    Tél.: 02 690 88 29
    Fax: 02 690 88 40
    E-mail: legalisation.sup@cfwb


    Deutschsprachigen Gemeinschaft (Duitstalige Gemeenschap)

    Gospertstrasse 1-5
    4700 Eupen
    Tel.: 087/596364


    Legaliseert de dienst Legalisatie kopieën van paspoorten of identiteitskaarten?

    Neen.

    Voor een Belgisch reis- of identiteitsdocument kan de overheid die het afgaf een attest opstellen dat de voornaamste gegevens van het betreffende document herneemt. Dit attest kan zo nodig worden gelegaliseerd.

    Indien het een buitenlands reis- of identiteitsdocument betreft, gelieve u te wenden tot de ambassade van het betreffende land. De eensluidend verklaring van dit document kan daarna gelegaliseerd worden door de dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken.

     

    2. Hoe buitenlandse documenten legaliseren voor gebruik in België?

    Legalisatie, apostille of vrijstelling?

    Afhankelijk van het land waar het document vandaan komt en van het soort document is een legalisatie of een apostille vereist. In bepaalde gevallen is noch legalisatie noch apostille nodig.

    Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren.

    Is een land aangesloten bij het “Apostilleverdag” dan is er maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel.

    Voor welke landen geldt de legalisatie, de apostille of de vrijstelling van legalisatie en apostille? U kan dat zelf uitzoeken via de 'Zoekcriteria'.


    Waar kunt u terecht voor het aanbrengen van de legalisatie of de apostille?

    Buitenlandse documenten moeten in hun land van oorsprong worden gelegaliseerd. Hebt u een legalisatie van de autoriteiten van het land waar het document vandaan komt, dan moet u het document ook nog laten legaliseren door de bevoegde consulaire post van België voor dat land.

    Een buitenlands document gelegaliseerd door een consulaire post van België door middel van een zelfklever voorzien van een controlecijfer van minstens 16 cijfers, is rechtstreeks geldig en bruikbaar in België.

    Is het land vanwaar het document afkomstig is aangesloten bij het Apostilleverdrag dan brengt de bevoegde buitenlandse overheid de apostillestempel aan. Na het plaatsen van een apostillestempel kan u het document direct gebruiken in België.

    Een overzicht van alle bevoegde autoriteiten per land (in het Engels) die een apostillestempel mogen afgeven vindt u hier.

     
    Géén controle van de inhoud!

    De legalisatie garandeert niet dat uw buitenlands document wordt aanvaard in België. De instantie die om uw document gevraagd heeft kan steeds onderzoeken of de inhoud ervan wel klopt. Deze instantie kan dan bijvoorbeeld aan u vragen om ook nog andere documenten te laten zien of kan uw gelegaliseerd document laten verifiëren in het land waar het document vandaan komt.


    Moeten notariële akten opgesteld door een Belgische consulaire beroepspost in het buitenland gelegaliseerd worden door de dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken voor gebruik in België?

    Neen.

     

    3. Hoe buitenlandse documenten legaliseren voor gebruik in het buitenland?

    U moet u wenden tot de bevoegde overheden van het land waar het document moet gebruikt worden.

     

    4. Moet het te legaliseren document opgesteld zijn in het Frans, het Nederlands of het Duits?

    Neen.

    Het document moet in ieder geval getekend zijn door een openbaar ambtenaar en opgesteld in een van volgende talen: Frans, Nederlands, Duits, Engels, Spaans, Italiaans of Portugees.

    Is het document opgesteld in een andere taal dan de voormelde, dan moet het vergezeld zijn van een beëdigde vertaling.

    Let op: de documenten opgesteld in een vreemde taal die bestemd zijn voor gebruik in België moeten vertaald worden naar een van onze landstalen.

    Het origineel document en de vertaling ervan worden afzonderlijk gelegaliseerd.

     

    5. Wat als legalisatie onmogelijk is?

    Documenten uit sommige landen kunnen niet worden gelegaliseerd in het land waarvan ze afkomstig zijn (landen in oorlog of chaos, of waar er geen centrale overheid is).

    Voor deze landen kan een bijzondere regeling gelden op vlak van legalisatie.

    Voor meer informatie kan u zich wenden tot de Dienst Legalisaties van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken.

     

    6. Kan ik mijn gelegaliseerde buitenlandse akte laten overschrijven in België?

    Bent u Belg dan kan u een buitenlandse akte van de burgerlijke stand (geboorteakte, huwelijksakte of overlijdensakte), na legalisatie ervan, laten overschrijven in België.

    Deze akten kunnen in België worden overgeschreven in het register van de burgerlijke stand van de gemeente van uw huidige woonplaats dan wel van de eerste gemeente waar u zich na uw terugkeer uit het buitenland vestigt.

    Hebt u in België geen woon- of verblijfplaats dan kan de akte overgeschreven worden in het register van de burgerlijke stand van uw laatste woonplaats in België of van de woonplaats van uw bloedverwanten in stijgende lijn (vader, moeder, grootvader, grootmoeder), ook nog in het register van de burgerlijke stand van de gemeente waar u geboren bent in België of, in laatste instantie, van de stad Brussel.

    U kunt altijd afschriften en uittreksels opvragen van de akte bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar deze akte is overgeschreven. U hoeft de akte dan niet opnieuw in het buitenland aan te vragen en te laten legaliseren.
     

    7. Nog meer informatie nodig over de legalisatie/de apostille?

    Wenst u meer info over legalisatie/apostille of voor een specifieke vraag over een welbepaald document voor een welbepaald land, stuur een e-mail naar elegalisation@diplobel.fed.be.