Gedateerde en ondertekende inschrijvingskaart met vermelding van naam, verdere persoonlijke gegevens, beroep, nationaliteit en referenties - instelling of persoon die voor het onderzoek verantwoordelijk is of het onderzoek coördineert - en opzet van het onderzoek.
Openingstijden van de leeszaal: maandag tot en met vrijdag van 9 uur tot 12 uur en van 13 uur tot 16 uur. Wie voor onderzoeksdoeleinden het archief moet kunnen raadplegen, zal te gelegener tijd in kennis worden gesteld van de dagen waarop de leeszaal gesloten is. In principe: alleen tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
Toegang tot de leeszaal van de archiefdienst; dossiers die niet op papier beschikbaar zijn kunnen op microfilm worden geraadpleegd; in de leeszaal zijn twee lees-/reproductie-apparaten voorhanden.
Fotokopies van documenten worden door de toezichthouder van de leeszaal gemaakt na het overleggen van een door de betrokkene ingevuld en door de verantwoordelijke ambtenaar geparafeerd aanvraagformulier: Prijs: 25 cent/stuk voor A4-formaat en folio's, 60 cent/per stuk voor A3-formaat en 4 euro voor een scan op cd-rom. Reproductie (foto's/scans) op cd-rom van documenten: op aanvraag bij de dienst; tarief berekend op basis van een minimaal factuurbedrag; op het kopiëren is de regelgeving ter zake van reproductierechten van toepassing.
Raadpleging archief: termijn van 30 jaar, vastgelegd bij ministerieel besluit van 27 juli 1981 en bevestigd bij ministerieel besluit van 12 december 2003.
Voor documenten ouder dan 30 jaar en jonger dan 50 jaar: voorafgaande goedkeuring vereist van de diplomatieke commissie - samengesteld uit diplomaten en/of hoge ambtenaren van het hoofdbestuur - waaraan de door onderzoekers bij de Directie Archieven (archief van het hoofdbestuur en Afrika-archief) ingediende aanvragen om inzage van dossiers worden voorgelegd.
Voor documenten ouder dan 50 jaar: de toegang wordt door de Directie Archieven zelf verleend aan de hand van de algemene criteria voor de bescherming van de internationale betrekkingen van federaal België (Wet van 1994 inzake de openbaarheid van bestuur) en voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Wet van 1992 inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer).
