Cijfer van juli 2024: we hebben 78 evenementen georganiseerd in het Egmontpaleis tijdens het Belgische EU-voorzitterschap

Tijdens het Belgische voorzitterschap van de Raad van de EU hebben we 78 evenementen georganiseerd in het Egmontpaleis: voor experts, topambtenaren en ministers. Een huzarenwerk waarbij het schitterende Egmontpaleis uitstekend tot zijn recht kwam. 

Visitekaartje

Het Egmontpaleis is een oogstrelend visitekaartje voor ons land. Onze FOD maakt er dan ook graag gebruik van. De statige, stijlvolle zalen – de Spiegelzaal, het Groene Salon, het Damessalon, de Marmeren Galerij, het Louis XIV Salon, het Wandtapijtensalon… - vormen immers een ideaal decor om hoogwaardigheidsbekleders te ontvangen. Ontmoetingen van de Belgische minister van Buitenlandse Zaken met haar homologen vinden dan ook meestal plaats in het Egmontpaleis.

Maar het Egmontpaleis omvat ook grote, hypermoderne vergaderzalen - met name de Europazaal en de Arenbergzaal (zie foto’s) – naast een aantal kleinere zoals de Blauwe en de Oranje Zaal. Dat maakt van het Egmontpaleis een volwaardig congrescentrum waar ook bijeenkomsten op hoog niveau – ministers, regeringsleiders… - kunnen doorgaan.

78 evenementen

Het spreekt dan ook voor zich dat ons land dat luisterrijke visitekaartje wilde uitspelen tijdens het Belgische voorzitterschap van de Raad van de EU. Gedurende de 6 maanden van het voorzitterschap – van januari tot en met juni 2024 – gingen niet minder dan 78 grote evenementen door in het Egmontpaleis waarvan sommige 2 of 3 dagen duurden.

Het betrof vooral bijeenkomsten van experten (33) en van topambtenaren (26), naast 19 vergaderingen van vakministers van de 27 EU-lidstaten. Daaronder waren er 13 Informele Raden waar EU-vakministers informeel van gedachten konden wisselen.

36 evenementen werden volledig door onze FOD georganiseerd, voor 46 waren andere FOD’s verantwoordelijk. Maar ook voor deze zogenaamde externe evenementen nam onze FOD heel wat werk op de schouders.

De expertmeetings bespraken onder andere vuurwapens, diplomatieke archieven, exportkredieten, wegcontrole en postdiensten. We rekenen daar ook de burgerpanels over artificiële intelligentie bij. Qua topambtenaren verwelkomden we de cyberambassadeurs, de directeurs Europese Zaken, de chefs van de Europese crisiscentra en zo meer.

Informele Raden die we volledig zelf organiseerden waren bijvoorbeeld die van Algemene Zaken, Buitenlandse Zaken, Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Andere FOD’s namen onder andere die van Volksgezondheid, Gendergelijkheid, Justitie en Milieu in handen.

Sommige evenementen van zeer hoog niveau – bijvoorbeeld de Informele Raden - konden rekenen op de aanwezigheid van Europese Commissarissen of Hoge Ambtenaren van de EU (Commissie, Raad, Parlement).

Enorm veel voorbereiding, ruim van tevoren door betrokken diensten

• Piekfijn uitgerust

Wat komt er zoal bij kijken? Vooreerst moest het Egmontpaleis piekfijn uitgerust zijn!

Daarom plande de Regie der Gebouwen - eigenaar van het Egmontpaleis - ruim voor het voorzitterschap de nodige werken: vervanging van raamkozijnen, herstellingen aan het dak van de Arenbergzaal, in orde brengen van de elektriciteit, renovatie van de verlichting in de Erekoer en van de fresco's, op punt stellen van het evacuatiesysteem, heraanleg van de tuin, grondige reiniging van de kasseien van de Erekoer, enzovoort.

Onze eigen dienst Gebouwen herschilderde plafonds, poetste het parket, legde nieuw tapijt … In het Petit Hotel werden bureaus getransformeerd tot mooi uitgeruste ‘bilaterale zalen’. Tijdens de Informele Raden wilden immers heel wat ministers apart spreken met hun collega’s. Daar moesten we dus ruimtes voor voorzien.

Ook op ICT-gebied werd er veel verwezenlijkt: de audiovisuele infrastructuur werd vervangen of verbeterd, het wifinetwerk versterkt. We kregen ondersteuning door Proximus, via local runners die snel konden tussenkomen in geval van problemen. En zo meer.

Allerlei materiaal en visibiliteitselementen werden aangekocht. Zowel binnen als buiten werden masten en vlaggen geplaatst, van alle EU-lidstaten en soms nog andere landen (in functie van de aanwezige landen tijdens een evenement).

In de Zaal Sax – waar de persconferenties van de Informele Raden doorgingen – werden vertaalcabines geplaatst. De ministeriële vergaderingen zelf vonden plaats in de Arenbergzaal, maar die moesten ook in de andere zalen te volgen zijn op video. Bijvoorbeeld in de Europazaal waar de pers zich verzamelde. En in alle zalen moest Teams functioneren - een systeem voor videovergaderingen – naast wifi. Enzovoort.

• Organisatie van de evenementen

Ook bij de organisatie van de evenementen zelf kwam enorm veel kijken. Er moest gedacht worden aan veiligheid, catering, pers, communicatie, accreditatie (wie krijgt een toegangsbadge?), ICT, evacuatieschema’s in geval van nood, bewegwijzering, visibiliteitsmateriaal (vlagjes op de tafels, roll-up banners, schoudertassen met wat info…), naamkaartjes enzovoort.

De Taskforce van het voorzitterschap heeft enorm veel voorbereidend werk verricht voor onder andere begroting, openbare aanbestedingen, veiligheid, vervoer, accommodatie, logement … Van zijn kant heeft de directie Protocol zijn handleidingen en formulieren herbekeken en het draaiboek geprofessionaliseerd. Dat vergde een pak voorbereidende vergaderingen met diverse diensten van onze FOD.

De 4 vaste en 5 tijdelijke dossierbeheerders van het Protocol stonden in voor de coördinatie van de organisatie van de evenementen in het Egmontpaleis. Ze werkten onder andere gedetailleerde draaiboeken uit voor elk evenement. Voor de informele Ministerraden konden die wel 50 pagina’s dik zijn. Van minuut tot minuut stippelen de draaiboeken uit wat er stond te gebeuren en wie wat waar deed.

Bij de Ministerraden kwam er bovendien heel wat protocol aan te pas. Onze protocolchef en/of adjunct-protocolchef verwelkomden de ministers in de inkomhal van het Egmontpaleis of op de Erekoer, waar ze meestal met de wagen aankwamen. In het Egmontpaleis zelf wachtte de Belgische vakminister hen op voor de officiële verwelkoming en foto. Onze ceremoniemeester volgde alle ceremoniële aspecten nauwgezet op: de handdruk, de groepsfoto, de protocollaire orde, de plaatsing van de vlaggen, wie waar aan tafel zit… 

Bij het Protocol werken - naast de dossierbeheerders - ook een groot aantal medewerkers die achter de schermen hebben bijgedragen aan het succes van de evenementen: maître d'hôtel, regisseur, bedienend personeel, logistieke verantwoordelijke, intendante, logistieke medewerkers. Bovendien kon het Protocol - zoals alle diensten betrokken bij het voorzitterschap - beroep doen op versterking.

Externe firma’s en bureaus

Via een openbare aanbesteding werden een aantal firma's geselecteerd die - in samenwerking met het Protocol – specifieke taken op zich namen. Denk aan een evenementenbureau, een bureau van liaison officers, een cateraar en een audiovisuele firma.

Zo zorgde een cateringbedrijf voor koffiepauzes en lunches. De laatste – vaak voor 200 à 250 personen – gingen meestal door in de statige salons. Toch was het onze eigen maître d’hôtel die voor de interne evenementen het menu en de wijnen koos, waaronder ook al eens een Belgische wijn. De obers serveerden de maaltijden en drank, en dat allemaal op protocollaire wijze, te beginnen met de belangrijkste personen.

Stressbestendig

We mogen stellen dat niets aan het toeval werd overgelaten bij de organisatie van al deze evenementen. Toch gebeurden er steevast onverwachte zaken die noopten tot snelle oplossingen. Al was het maar een lift die het plots begaf en cruciaal was om het materiaal van de cameramensen naar boven te halen.

Onze collega’s van Protocol moesten dus constant op hun qui-vive zijn en vaak creatief uit de hoek komen. Enige stressbestendigheid was duidelijk een must! Al bij al zijn alle 78 evenementen uitstekend verlopen en waren onze collega’s na 6 maanden voorzitterschap toe aan een welverdiend verlof.

Volledigheidshalve melden we nog dat er daarnaast in november en december 2023 6 vergaderingen doorgingen om het voorzitterschap voor te bereiden. De afsluitende receptie op 4 juli 2024 werd ook niet meegeteld bij de 78 evenementen.

Hartelijk dank dus aan het Protocol, maar ook aan alle andere betrokken diensten - zoals vanzelfsprekend de TaskForce, de diensten Veiligheid, ICT, Communicatie, Gebouwen, Personeel, en de externe firma’s en bureaus - die alle op hun wijze bijgedragen hebben aan het succes van het voorzitterschap.