Cijfer van november 2022: 231.594 gelegaliseerde documenten in 2021

In 2021 heeft onze legalisatiedienst in Brussel 104.290 documenten gelegaliseerd, het merendeel elektronisch. Daaronder zaten 38.913 legalisaties en 65.377 apostilles. Onze consulaire beroepsposten leverden 115.863 gelegaliseerde documenten af, hetzij op papier hetzij elektronisch. De ereconsulaten ten slotte waren goed voor 11.441 legalisaties. In totaal werden dus 231.594 documenten gelegaliseerd in 2021.

Wil je in het buitenland werken of studeren? Dan heb je een geldig diploma nodig. Wil je in het buitenland trouwen? Dat kan niet zonder de nodige documenten van je gemeente. Ook bedrijven die willen uitvoeren, hebben documenten nodig. Gaat het over voeding zoals ingevroren frieten, dan levert het Federaal Agentschap voor Voedselveiligheid de gezondheidscertificaten af. In geval van geneesmiddelen en vaccins moet Sciensano conformiteitscertificaten bezorgen.

Legalisatie = authenticiteit van een document nagaan

Toch volstaat dat nog niet. Voor al die documenten moet je ook passeren langs het legalisatieloket van de FOD Buitenlandse Zaken. De legalisatie bestaat eruit dat de authenticiteit van het document geverifieerd wordt. Er wordt met andere woorden nagegaan of wel degelijk de bevoegde persoon het document heeft opgesteld. Onze FOD beschikt daartoe over een gegevensbank met vele duizenden handtekeningen. Van burgemeesters en schepenen over notarissen tot ambtenaren van de verschillende federale overheidsdiensten. We bekijken dus of de handtekening correct is.

Ook buitenlanders in België komen soms langs. Stel dat een Congolees die in ons land woont een nationaliteitsbewijs nodig heeft, dan zal de Congolese ambassade die leveren, maar onze FOD zal het document nadien legaliseren. Buitenlanders die producten willen uitvoeren of die vanuit hun land naar België willen komen om privéredenen, regelen de legalisatie in onze consulaire beroepsposten.

Legalisatie hoeft niet voor alle landen

Het is wel zo dat de legalisatieplicht niet voor alle landen geldt. Zo bestaan er conventies waardoor de documenten bestemd voor landen als Frankrijk, Duitsland en Italië automatisch geldig zijn.

Vaak wordt ook een ‘apostille’ geleverd. Dat is eveneens een goedkeuring van een handtekening, maar dankzij de conventie van Den Haag is een apostille geldig in alle landen die de conventie ondertekend hebben. Dat zijn vooral Westerse landen, maar ook landen zoals Saoedi-Arabië en Pakistan tonen interesse.

Verregaande digitalisering

Overigens zijn de legalisaties al verregaand gedigitaliseerd. Het is dus niet altijd nodig om langs te komen voor een stempel. Tegenwoordig worden alle apostilles enkel elektronisch opgemaakt. België was het 10^de land ter wereld dat dat voor mekaar kreeg. Legalisaties kunnen zowel op papier als via elektronische weg.

De Databank voor Akten van Burgerlijke Stand (DABS) vormt daarbij een grote hulp. Als een gemeente een geboortebewijs moet afleveren, kan ze dat rechtstreeks doen via de DABS. De legalisatie van het document gebeurt via onze applicatie e-legalisatie. De aanvrager ontvangt zijn gelegaliseerd geboortewijs via mail en moet dus niet meer naar Brussel.

Dankzij de volledig elektronische procedure konden onze diensten ongestoord legalisaties blijven leveren, zelfs in coronatijden.

De variëteit aan documenten die gelegaliseerd moeten worden is enorm. Naast de hoger vermelde voorbeelden zijn dat onder meer notariële aktes, arbeidsovereenkomsten, vertalingen door beëdigde vertalers, statuten van genootschappen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, mortuariumkaarten uitgereikt door de FOD Volksgezondheid, documenten van ONE en Kind en Gezin in het kader van adoptie, jachtvergunningen, certificaten van oorsprong van uit te voeren goederen, en nog zoveel meer.