Cijfer van september 2026: 9.810 diplomatieke tassen verstuurd in 2025

In 2025 verstuurde onze verzendingsdienst 6.820 diplomatieke tassen naar onze posten – ambassades en consulaten – in het buitenland. Samen goed voor bijna 51.000 kilo! Onze posten zelf stuurden 2.990 diplotassen naar Brussel. Dat brengt het totaal aantal diplotassen in 2025 op 9.810.

De diplomatieke tas – ook wel diplotas of diplomatieke valies genoemd – is voor sommigen allicht omgeven met een waas van mysterie. Want dat zijn toch top secret zendingen voor onze diplomaten in het buitenland?
 

Conventie van Wenen

Het klopt dat we de inhoud van onze diplomatieke tassen niet prijsgeven, maar in wezen draait het gewoon rond de uitwisseling van documenten en materiaal tussen ons hoofdbestuur in Brussel enerzijds en onze 115 posten – ambassades en consulaten – in het buitenland anderzijds.

En die verzendingen beantwoorden aan strikte regels. Zo is het zeker niet zo dat zomaar alles per diplotas verstuurd mag worden. Zowel internationale als nationale regelgeving leggen daarvoor beperkingen op.

Waardevolle zaken zoals kunstwerken, goud of geld zijn bijvoorbeeld niet toegelaten. Maar ook bederfbare voeding, ontvlambare producten (vuurwerk …), vloeibare stoffen (confituur, chocopasta…), wapens, batterijen en zo meer horen niet thuis in een diplotas. Onze verzendingsdienst ziet daar nauwlettend op toe, onder meer via een scanner.

Voorts is de inhoud van een diplomatieke tas wel degelijk strikt geheim, in die zin dat zelfs de plaatselijke douane de tas niet mag inkijken. Dat wordt duidelijk gestipuleerd in de Conventie van Wenen. Dat verdrag biedt een internationaal kader dat diplomatieke missies toelaat om overal ter wereld vlot te kunnen functioneren.
 

Klanten buiten onze FOD

Maar we willen hier wel een tip van de sluier oplichten. Wat we via de diplotas versturen, betreft vooral ICT-materiaal, paspoorten, identiteitskaarten met de geprinte codes, geloofsbrieven, relatiegeschenken, consulaire akten en andere documenten. Soms kunnen het ook moeilijk te verkrijgen wisselstukken zijn zoals een wiel voor een dienstwagen.

Ook instellingen buiten onze FOD – die vaak vertegenwoordigers hebben in het buitenland – maken gebruik van de diplomatieke tas. In 2025 bestond de top 5 van ‘klanten’ buiten onze FOD uit: (1) het Franstalig buitenlandagentschap WBI, (2) Defensie, (3) het Vlaams handelsagentschap FIT, (4) ons ontwikkelingsagentschap Enabel en (5) het Agentschap Buitenlandse Handel. Ook het Waalse handelsagentschap AWEX, de federale politie, de FOD Justitie en zelfs universiteiten verzenden soms zaken per diplotas.
 

Unieke zegel

De volumes van een diplomatieke tas lopen sterk uiteen. Vaak betreft het een relatief kleine blauwe tas of zak, maar het kunnen evengoed grote dozen of zelfs paletten zijn. Cruciaal is dat elke ‘tas’ keurig gemerkt is als officiële diplomatieke tas. Op die manier weet de douane onmiddellijk waarover het gaat.  

Elke tas is ook verzegeld met een unieke zegel met een stalen draad. Als de tas onderweg geopend zou zijn, kan onze ambassade of consulaat dat makkelijk zien. Bovendien registreert onze verzendingsdienst nauwkeurig de inhoud zodat onze post bij aankomst kan controleren of alles er wel in zit.

Paletten

Een 7-tal mensen zijn dagelijks in de weer om al die zendingen in goede banen te leiden. Ze ontvangen het te verzenden materiaal van de diverse diensten en instellingen, en controleren, registreren, verpakken en verzegelen het… Voor 85 posten staat er wekelijks een zending op de agenda, de overige 30 worden 2 maal per week bediend. Bij deze laatste horen onder meer Istanbul, Kinshasa, Parijs, Marseille, Londen en Los Angeles.

Grote verzendingen – op een palet – gebeuren buiten het strakke leveringsschema. Vorig jaar verstuurden we in totaal 340 paletten. Tellen we alles bijeen, dan komen we aan 6.820 diplomatieke tassen die onze verzendingsdienst in 2025 naar de posten verstuurde. Samen zijn die goed voor bijna 51.000 kilo!

Maar ook de posten zelf sturen diplomatieke tassen naar Brussel. Vorig jaar waren dat er 2.990. Dat brengt het totaal aantal diplotassen in 2025 op 9.810.
 

Digitalisering

Het transport zelf gebeurt door een extern transportbedrijf. Om de 5 jaar schrijven we een openbare aanbesteding uit om een bedrijf met de beste prijs-kwaliteitverhouding te kunnen selecteren. Het huidige bedrijf heeft een contract van 2024 tot 2029.

De diplomatieke tas vormt dus een belangrijk onderdeel van onze dagelijkse werking. Omdat we nu eenmaal overal ter wereld posten hebben, hebben we een internationaal erkend systeem nodig om uiterst vlot materiaal te versturen waar andere landen geen inzage in hebben.

En wie dacht dat er met de digitalisering minder verstuurd wordt dan vroeger, heeft het mis. Er zijn misschien wat minder aangetekende verzendingen, maar voorts kunnen we ook in digitale tijden niet om fysieke, tastbare zaken heen. Er is dus zeker nog heel veel werk voor onze collega’s die instaan om al dat materiaal ter plekke te krijgen!