De mobiele kit wordt 10 jaar

  1. Nog steeds geldig op
  2. Laatst bijgewerkt op
Image
koffer

13 kg mobiele kit op het strand van Vancouver (Canada) (© FOD Buitenlandse Zaken).

‘We moeten die Belgen helpen’

Zo klonk het bij de toenmalige directeur-generaal Consulaire zaken. Toen de biometrische paspoorten met vingerafdruk werden ingevoerd - een verplichting die Europa had opgelegd - beseften heel wat consulaire medewerkers dat dat voor veel Belgen in het buitenland best wat voeten in de aarde zou hebben. Stel je voor dat je heel Canada of Brazilië moet doorkruisen of de oceaan moet oversteken met je hele familie, enkel en alleen om een paspoort aan te vragen!? We konden als FOD Buitenlandse Zaken niet anders dan actie ondernemen en gingen op zoek naar alternatieven.

Onze teams schoten meteen in gang. Er volgde een detailonderzoek van de Europese richtlijnen en verordeningen, om exact uit te vissen wie een aanvraag zou mogen indienen en of die bevoegdheid kon worden gedelegeerd, ze gingen na waar (verplicht op het consulaat?) en wanneer (op het moment van de registratie?) de documenten zouden moeten worden aangevraagd… Zo ontstonden de contouren van de preregistratie, paspoortaanvragen op een andere post, en oplossingen bij verlies of diefstal van dat kostbare document. Met de mobiele kit zou dat uiteraard allemaal gemakkelijker worden.

Image
koffer tafel

De oude mobiele kit bevat naast een laptop onder andere ook een vingerafdrukscanner, een fototoestel op statief en een printer (© FOD Buitenlandse Zaken).

Op zoek naar een compacte oplossing

Zodra de regelgevende en technische aspecten van de baan waren, moest al dat materiaal enkel nog in een draagbaar formaat worden gegoten. Dat bleek niet vanzelfsprekend. Probeer maar eens een laptop, een vingerafdrukscanner, een signature pad om handtekeningen te registeren, een fototoestel op statief  - de resolutie van de webcams in die tijd leverde nog geen conforme foto’s op - en een printer tot één compacte oplossing om te vormen. Onze collega Alexander, de ontwikkelaar van de eerste mobiele kits, moest enorm vindingrijk zijn om dat allemaal te combineren. En zo kwam het dat de eerste mobiele kits er uitzagen als grote reiskoffers van 13 kg.

Kortom, niet heel compact. Toch reisden die mobiele kits van de eerste generatie 7 à 8 jaar de wereld rond, tot grote tevredenheid van iedereen en ondanks de technische uitdagingen, die menig zenuw op de proef hebben gesteld.

 

Technische ondersteuning. En veel koelbloedigheid.

Het is een waarheid als een koe: informatica is heel handig … als alles werkt. De vrees voor bugs was dan ook groot bij de consuls op missie! In elk verslag was sprake van tests voorafgaand aan het vertrek en tests bij aankomst, en zelfs telefoontjes aan onze informatici in Brussel. Gelukkig konden deze meestal wonderen verrichten om de vele afspraken tot een goed einde te brengen. Soms waren dat er tot wel 40 per dag!

Maar in bepaalde gevallen bleek hulp van op afstand niet mogelijk en was rustig blijven de boodschap, zo vertelt consul Johan: ‘Ik herinner me een van mijn missies in Vancouver, op 5 uur vliegen van Toronto. Ik zou gespreid over twee dagen 200 Belgen ontvangen. Sommigen van hen kwamen van heel ver, uit kleine dorpjes op honderden kilometers van Vancouver, tegen de grens met Alaska. Zaterdag, 11 uur, groot probleem: de batterij werkte niet meer. Geen batterij, dus ook geen werkend systeem. Ik probeerde tevergeefs de kit herop te staten, terwijl de Belgen voor me almaar nerveuzer en ongeduldiger werden. Onze ereconsul besloot dan om in zijn auto te springen om ergens een nieuwe batterij te kopen. Toen hij twee uur later terugkeerde, had ik de laptop weer aan de praat gekregen door de batterij eruit te halen en er meermaals over te wrijven. Dat was even schrikken, gelukkig zonder erg.’

Image
tablet

De moderne mobiele kit: een tablet volstaat (© FOD Buitenlandse Zaken).

Een dankbaar publiek

Doorgaans worden de 'mobiele kit'-missies met veel enthousiasme onthaald door de Belgen, die verheugd zijn over die lokale dienst. Tijdens die directe contacten met de ambassade is de stemming vaak opperbest. Onze landgenoten nemen die gelegenheid dan ook te baat om kennis te maken en persoonlijke ervaringen uit te wisselen.

Dat neemt niet weg dat er soms ook wat veeleisendere klanten zijn, zoals consul Anne zich herinnert: ‘Ik weet nog dat een oudere heer zijn beklag deed omdat hij helemaal naar München was moeten komen voor zijn paspoort, wat voor hem toch twintig kilometer was. Terwijl we met hem praatten om de sfeer toch wat te verlichten, merkten we dat hij dat paspoort nodig had ... voor een reis naar Australië!’

Tien jaar na de invoering zit de mobiele kit nu in een moderner jasje: de koffer van 13 kg is ingeruild voor een tablet. De mobiele kit heeft zeker en vast nog een mooie toekomst voor zich!

 

Lees ook:

Wanneer de overheid tot het uiterste gaat om haar burgers bij te staan