Ook consulaten genieten van digitale burgerlijke stand; Van de ganzenveer van Napoléon naar de 21ste eeuw

In 1796 voerden de Fransen de burgerlijke stand in op Belgisch grondgebied. Dankzij de officiële akten van geboorte, huwelijk en overlijden kon de overheid het land beter besturen. Voor Napoléon betekende dat een beter zicht op de dienstplichtigen en een efficiëntere belastingheffing.

Sindsdien houden de gemeenten en de beroepsconsulaten vele miljoenen akten bij, een berg papier! Stamboomonderzoekers weten er alles van. Maar die fysieke archieven nemen plaats in, kunnen beschimmelen en kosten stapels papier en inkt.

Sinds 31 maart 2019 beschikt België over een modern alternatief, de 21^ste eeuw waardig: een centrale “Databank voor Akten van Burgerlijke Stand” (DABS) die alle akten bijhoudt. Bij een geboorte, huwelijk of overlijden komen er geen pen en papier meer aan te pas. De ambtenaar maakt een digitale akte op en ondertekent die elektronisch met zijn identiteitskaart. Burgers hoeven hun handtekening niet te plaatsen.

Dankzij DABS moeten burgers zich veel minder verplaatsen. Zo hoeven ze niet meer naar hun geboorteplaats te reizen voor een uittreksel van hun geboorteakte. Dat kan simpelweg in hun woonplaats of via een e-loket. Uiterst nuttig voor Belgen in het buitenland!

Burgers zullen ook minder vaak een uittreksel moeten voorleggen bij gemeentehuis of rechtbank. De ambtenaren kunnen immers zelf akten opzoeken. Men spreekt van het only once-principe: eens een akte in de databank zit, kunnen alle ambtenaren het daar oppikken.

De griffies van de familierechtbanken, de parketten en andere gerechtsdiensten zijn eveneens aangesloten op DABS. Bij naamswijzigingen of vonnissen rond echtscheiding of afstamming bijvoorbeeld worden de digitale akten automatisch gewijzigd. Ook het Rijksregister wordt automatisch bijgewerkt wanneer een akte gewijzigd wordt.  

DABS zorgt tevens voor een snellere doorstroming van gegevens en dus voor meer rechtszekerheid. Zo kan een echtscheiding anderhalve maand sneller verwerkt worden. Ook veiligheid kent een boost. Omdat de uittreksels overal gelijkvormig zijn en centraal geverifieerd kunnen worden, is fraude immers veel moeilijker.

Let wel: ook de oude, papieren akten vanuit lokale registers worden overgezet naar de nieuwe databank. In totaal worden er 589 gemeentelijke en 102 consulaire registers geïntegreerd.  

Sinds de lancering van DABS werden al ruim 800.000 akten ondertekend, circa 15 miljoen afschriften en uittreksels opgemaakt en gebeurden er ruim 900.000 automatische bijwerkingen in het Rijksregister. Onze beroepsconsulaten tekenden ongeveer 8000 nieuwe akten. DABS leidde ook tot ettelijke miljoenen euro besparing, zowel bij burgers, bedrijven, gemeenten als de federale overheid.

Toch is DABS voor verdere verbetering vatbaar. Zo zal de burger in de toekomst uittreksels toegestuurd krijgen in zijn e-box of zal hij zich kunnen identificeren met eID of itsme. De databank krijgt ook een nieuwe look and feel.