Privacy statement visa

Laatst bijgewerkt op

1 februari 2022

1. DEFINITIES:

"Persoonsgegevens": alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar natuurlijk persoon wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

"Verwerking": een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op welke andere wijze ook ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

"Verwerkingsverantwoordelijke": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

"Verwerker": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

"Ontvanger": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt.

"Derde": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.

“Algemene Verordening Gegevensbescherming”: De EU-verordening 2016/679 van het Europees Parlement en van de Raad van 27 april 2016 met betrekking tot de bescherming van natuurlijke personen inzake de verwerking van persoonsgegevens en de vrije verspreiding van deze gegevens. Afkorting: AVG of GDPR (General Data Protection Regulation)

2. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE:

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van visumaanvragen in de Belgische diplomatieke en consulaire posten is:

De Minister van Buitenlandse Zaken, vertegenwoordigd door de Directeur-generaal voor Consulaire zaken.

Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken
Directie-generaal Consulaire Zaken
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel
België

3. DE FUNCTIONARIS VOOR DE GEGEVENSBESCHERMING ("DPO"):

Taken van de "DPO" (Data Protection Officer):

De "DPO" kan gecontacteerd worden door de betrokken personen van wie gegevens door Buitenlandse Zaken worden verwerkt in het kader van een visumaanvraag, over alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van hun gegevens, en meer in het bijzonder:

de doeleinden van de gegevensverwerking;
de rechtsgrond van de verwerking;
de categorieën van verwerkte persoonsgegevens;
de categorieën van ontvangers van persoonsgegevens;
of persoonsgegevens worden overgedragen aan derde landen en welke de passende waarborgen zijn;
de periode van opslag van persoonsgegevens;
of er sprake is van geautomatiseerde gegevensverwerking; o het recht om verbeteringen te vragen;
het recht om het uitwissen van gegevens en de beperking van de verwerking ervan te vragen;
het recht om zich tegen de verwerking te verzetten.

Contactgegevens van de "DPO":

U kan de "DPO" van de Directie-generaal Consulaire Zaken contacteren:

via het webformulier
per briefwisseling:

Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken
Directie-generaal Consulaire Zaken
Ter attentie van de functionaris voor de gegevensbescherming
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel
België

4. VERZAMELDE PERSOONSGEGEVENS:

De Directie-generaal Consulaire Zaken verbindt zich ertoe enkel persoonsgegevens te verwerken die toereikend zijn, ter zake dienend en niet buitensporig in verhouding tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld (zie punt 5 hieronder), en ze niet verder te gebruiken op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden.

Behalve de persoonsgegevens die wij rechtstreeks bij u verzamelen, verzamelt de Directiegeneraal Consulaire Zaken ook bij andere instanties persoonsgegevens over u. Gelet op de ingediende verblijfsaanvraag, kan het gaan om de volgende categorieën van gegevens [1]:

Identificatiegegevens: Persoonlijke identificatiegegevens (naam, titel, adres, vroegere adressen, telefoonnummer, identificatiegegevens toegekend door de Directiegeneraal Consulaire Zaken, enz.), identificatiegegevens, andere dan het Rijksregisternummer, uitgegeven door de overheidsdiensten (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, enz.), biometrische identificatiegegevens (DNA-gegevens, vingerafdrukken, foto's), enz.
Financiële bijzonderheden: Financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummers, enz.), inkomsten, bezittingen, totale inkomsten, beroepsinkomsten, spaargelden, enz., schulden, uitgaven (totale uitgaven, huurgelden, leningen, enz.), solvabiliteit (beoordeling van de inkomsten, van het financieel statuut, van de solvabiliteit), uitkeringen, hulp, enz., bijzonderheden betreffende het pensioen, enz.
Persoonlijke kenmerken: Persoonlijke bijzonderheden (leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, enz.), militaire situatie (militair statuut, militair overzicht, enz.), immigrantenstatuut (bijzonderheden betreffende het visum, arbeidsvergunning, verblijfs- of verplaatsingsbeperkingen, verblijfsrecht, enz.), enz.
Leefgewoonten: Levensstijl, bijzonderheden betreffende reizen en verplaatsingen (inlichtingen betreffende de vroegere verblijven en verplaatsingen, reisvisa, werkvergunningen, enz.), sociale contacten (vrienden, vennoten, andere relaties dan die met naaste verwanten, enz.), bezittingen (grond, eigendommen of andere bezittingen), enz.
Psychische gegevens: Meningen betreffende de persoonlijkheid of het karakter.
Samenstelling van het gezin: Huwelijk of andere huidige vorm van samenleven (naam van de echtgeno(o)t(e) of partner, meisjesnaam van de echtgenote of partner, huwelijksdatum, datum van het samenlevingscontract, aantal kinderen, enz.), maritaal overzicht (bijzonderheden betreffende de vorige huwelijken of verbintenissen, echtscheidingen, scheidingen, namen van de vroegere partners, enz.), bijzonderheden betreffende de andere familie- of gezinsleden (kinderen, personen ten laste, andere leden van het gezin, bloedverwanten in zijlijn, ouders en afstammelingen), enz.
Vrijetijdsbesteding en interesses: Vrijetijdsactiviteiten en interesses (hobby's, sport, andere interesses), enz.
Lidmaatschappen: Lidmaatschappen (andere dan professionele, politieke of vakbondsmaatschappen) van liefdadigheids- of vrijwilligersorganisaties, clubs, vennootschappen, verenigingen, organisaties, groeperingen, enz.
Gerechtelijke gegevens: Verdenkingen en inbeschuldigingstellingen (verdenking van inbreuken, onderzoeken of rechtsvorderingen, enz.), veroordelingen en straffen, gerechtelijke maatregelen (onder voogdij plaatsing, voorlopig bewindvoerder, internering, plaatsing, enz.), administratieve sancties, enz.
Woningkenmerken: Adres waar de woning zich bevindt, aard van de woning, duur van het verblijf op dit adres, huur, lasten, classificatie van de woning, enz.
Gegevens betreffende de gezondheid: Lichamelijke gezondheid (medisch dossier, medisch verslag, diagnose-informatie, behandeling, analyseresultaat, handicap of gebrek, dieet, enz.), bijzondere vereisten in verband met de gezondheid bij reizen, psychische gezondheid (medisch dossier, medisch verslag, diagnose-informatie, behandelingen, analyseresultaten, enz.), risicosituaties en risicogedragingen, genetische gegevens, gegevens met betrekking tot de zorg (gegevens met betrekking tot de gebruikte middelen en procedures voor de medische en paramedische opvolging), enz.
Studies en opleiding: Academisch curriculum (overzicht van de bezochte scholen, instellingen, universiteiten, aard van de gevolgde cursussen, beoogde diploma's, examenuitslagen, overige behaalde diploma's, beoordeling van de vooruitgang die in de studie wordt gemaakt, enz.), beroepsbekwaamheid (getuigschriften en beroepsopleidingen, speciale licenties, enz.), professionele ervaring (beroepsinteresses, onderzoeksinteresses, academische interesses, enz.), enz.
Beroep en betrekking: Huidige betrekking (werkgever, titel en beschrijving van de functie, graad, datum van aanwerving, werkplaats, specialisatie of type onderneming, werkafspraken en arbeidsomstandigheden, vroegere functies en voorafgaande ervaring, enz.), beëindiging van de betrekking, loopbaan (vorige betrekkingen en werkgevers, periodes zonder betrekking, dienstplicht, enz.), bedrijfsgeneeskunde, loon (betalingen, salaris, enz.), enz.
Rijksregisternummer / Identificatienummer van de sociale zekerheid
Raciale of etnische gegevens
Gegevens over het seksuele leven
Politieke opvattingen: Politieke overtuigingen, stemvoorkeur, Lidmaatschap van een politieke partij, opgenomen politieke functies, lidmaatschap van of steun aan belangengroepen of militante organisaties, enz.
Lidmaatschap van een vakvereniging: Lidmaatschap van een vakbond of een soortgelijke groep, vervulde functies, enz.
Filosofische en religieuze overtuigingen.

5. DOELSTELLINGEN VAN DE VERWERKING

Conform artikel 6 van de "GDPR", zijn de persoonsgegevens doorgegeven door de visumaanvrager en de persoonsgegevens die over hem door de Directie-generaal Consulaire Zaken zijn verzameld bij derden, noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang, voor de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de Directie-generaal Consulaire Zaken is verleend, te weten: het in ontvangst nemen van visumaanvragen in de Belgische diplomatieke en consulaire posten in het buitenland.

Deze gegevens (zie punt 3 hierboven) worden voor de volgende doeleinden gebruikt:

Het identificeren van buitenlandse onderdanen.
Het verwerken van de verblijfsaanvragen ingediend door de vreemdelingen bij de Belgische diplomatieke en consulaire posten in het buitenland.
Het beheren van de geschillen in verband met de genomen beslissingen.
Het beheren van de briefwisseling tussen de Directie-generaal Consulaire Zaken en de personen, overheden of anderen die zich richten tot de Directie-generaal Consulaire Zaken.

6. ONTVANGERS VAN DE GEGEVENS:

De persoonsgegevens die u betreffen en door de Directie-generaal Consulaire Zaken zijn verzameld en verwerkt (of ten minste sommige van die gegevens), mogen aan de volgende categorieën van ontvangers worden meegedeeld:

De betrokken persoon, zijn wettelijke vertegenwoordigers.
De beroepsraadgevers (bijvoorbeeld advocaten) van de betrokken persoon of van zijn wettelijke vertegenwoordigers.
De Dienst Vreemdelingenzaken, het Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen, de gemeentebesturen, de Belgische diplomatieke en consulaire posten in het buitenland, enz.
Federale, gemeenschaps- of gewestelijke overheidsdiensten.
Justitie, politiediensten, inlichtingendiensten.
Sociale zekerheidsinstanties.

7. BEWAARTERMIJN VAN DE GEGEVENS:

In regel bewaart de Directie-generaal Consulaire Zaken de door haar verwerkte persoonsgegevens voor een periode van 75 jaar na het indienen van een visumaanvraag, waarna het dossier overgedragen wordt aan het Rijksarchief met oog op archivering voor historisch en wetenschappelijk onderzoek.

Afhankelijk van de bron en specifieke wettelijke kaders kunnen bewaartermijnen afwijken van deze algemene regel.

8. PROCEDURE OM EEN KOPIE TE VRAGEN VAN HET ADMINISTRATIEF DOSSIER

U kan in het kader van de wet van 11.04.1994 op de openbaarheid van bestuur een kopie vragen van uw administratief dossier in beheer van de Directie-generaal Consulaire Zaken. U dient uw aanvraag te adresseren aan:

Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken
Directie-generaal Consulaire Zaken
Directie Visa aangelegenheden (C4)
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel
België

9. RECHT OP INZAGE, OP RECHTZETTING, OP HET UITWISSEN EN OP DE BEPERKING VAN VERWERKINGEN:

A. Recht op inzage:

U hebt het recht uitsluitsel te bekomen of uw persoonsgegevens door de Directie-generaal Consulaire Zaken worden verwerkt, en in bevestigend geval, kan u inzage verkrijgen in:

de doeleinden van de gegevensverwerking;
de rechtsgrond van de verwerking;
de categorieën van verwerkte persoonsgegevens;
de categorieën van ontvangers van persoonsgegevens;
of persoonsgegevens worden overgedragen aan derde landen en welke de passende waarborgen zijn;
de periode van opslag van persoonsgegevens of de hierbij gebruikte criteria;
of er sprake is van geautomatiseerde gegevensverwerking.

U kan zich voor deze vragen richten tot de "DPO" van de Directie-generaal Consulaire Zaken (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.

B. Recht op rechtzetting:

U hebt het recht de rechtzetting te vragen van onjuiste persoonsgegevens of onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.

Indien u zou vaststellen dat de Directie-generaal Consulaire Zaken onjuiste persoonsgegevens over u verwerkt heeft of dat deze onvolledig zijn, vragen wij u zich in eerste instantie te richten tot de diplomatieke of consulaire post die uw visumaanvraag in beheer heeft, met de vraag onjuiste gegevens recht te zetten of onvolledige gegevens aan te vullen.

Het is mogelijk dat de diplomatieke of consulaire post welke uw dossier beheert, u bijkomende vragen of bewijstukken zal opvragen om uw verzoek te staven.

De diplomatieke of consulaire post stelt de partners waarmee zij de gewijzigde persoonsgegevens deelt in kennis van de aanpassingen, tenzij dit onmogelijk is of onevenredige inspanning vergt.

Indien u nog vragen heeft na contact met de bevoegde diensten, kan u zich richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.

C. Recht op uitwissen:

Gezien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de Directie-generaal Consulaire Zaken is opgedragen, beschikt u niet over het recht de uitwissing van uw persoonsgegevens te vragen en te verkrijgen.

Indien u vragen heeft met betrekking tot het recht op uitwissing, kan u zich richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.

D. Recht op beperking:

Gezien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de Directie-generaal Consulaire Zaken is opgedragen, beschikt u niet over het recht de beperkte verwerking van uw persoonsgegevens te vragen en te verkrijgen.

E. Recht op overdraagbaarheid:

Gezien de Directie-generaal Consulaire Zaken uw persoonsgegevens niet verwerkt op basis van uw toestemming of in de uitvoering van een contract, is het recht op overdraagbaarheid niet van toepassing. Ten gevolge hiervan beschikt u niet over het recht van de Directiegeneraal Consulaire Zaken uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen met het oog deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Indien u vragen heeft met betrekking tot het recht op overdraagbaarheid, kan u zich richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.

F. Recht op bezwaar:

U kan bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor zover de verwerking niet de noodzaak inroept voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag.

De Directie-generaal Consulaire Zaken kan zich hier echter tegen verzetten indien er dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van persoonsgegevens in beheer van de Directie-generaal Consulaire Zaken, vragen wij u zich in eerste instantie te richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.

10. ANTWOORD EN ANTWOORDTERMIJNEN:

Indien u zich beroept op het recht op inzage, het recht op rectificatie, het recht op uitwissen, het recht op beperking of het recht op bezwaar ontvangt u binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie over het gevolg dat aan uw verzoek is gegeven. Deze termijn kan met een bijkomende twee maanden worden verlengd, afhankelijk van de complexiteit van uw verzoek of het aantal lopende verzoeken. U krijgt bericht van een dergelijke verlenging van de antwoordtermijn.

Indien geen gevolg wordt gegeven aan uw verzoek, ontvangt u hiervan bericht voorzien van een motivatie, uiterlijk één maand na ontvangst van uw verzoek. U beschikt dan over de mogelijkheid klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit en beroep in te dienen bij de rechtbank.

11. KLACHT INDIENEN BIJ DE NATIONALE TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT:

Indien u meent dat de Directie-generaal Consulaire Zaken uw persoonsgegevens niet verwerkt overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Meer informatie hierover kan u terugvinden op de website van de Autoriteit

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
E-mail: contact@apd-gba.be
T: +32 2 274 48 00

--------------

[1] Deze lijst is gebaseerd op de categorieën van persoonsgegevens opgesteld door de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in haar aanbeveling nr. 06/2017 van 14 juni 2017 - Aanbeveling betreffende het Register van de verwerkingsactiviteiten (artikel 30 van de AVG) (CO-AR-2017-011).