Diensten en structuur

De directie-generaal ICT staat in voor alles wat betrekking heeft op de informatica- en telecommunicatieondersteuning van de kerntaken van de FOD Buitenlandse Zaken.

De ICT-wereld van vandaag bestaat uit vele verschillende facetten, wat ook binnen onze FOD weerspiegeld wordt onder de vorm van verschillende ICT-diensten met elk hun eigenheid en expertise.

Zo kennen we:

• ICT 0: Chief Information Officer (CIO) office & Project Management Office (PMO);
• ICT 1: Administratief en financieel beheer;
• ICT 2: Cybersecurity;
• ICT 3: Operationeel beheer;
• ICT 4: Projectenbeheer;
• ICT 5: Kennis- en documentbeheer.

ICT 0: CIO office & PMO

ICT 0 kan ingedeeld worden in drie verschillende teams waaronder het Secretariaat en Algemene Zaken dat instaat voor de dagelijkse opvolging van ICT-personeelszaken (zoals verloven, afwezigheden, dienstreizen, etcetera.) en de organisatorische ondersteuning van de directie-generaal.

Met een focus op “doing the right things” bekijkt het CIO-office samen met de directies-generaal en stafdirecties welke noden er bestaan en maakt ze vervolgens afspraken, onder de vorm van een roadmap, om te komen tot een strategisch project. Het CIO-office hecht ook veel belang aan “doing the things right” met andere woorden het opzetten van een governance-framework zodat er duidelijke spelregels worden opgesteld voor IT-aanvragen en dit gekoppeld aan een heldere architectuur zodat we consistente oplossingen kunnen bieden aan onze business. Bovendien wordt er ook een sterke nadruk gelegd op customer experience en communicatie waarbij de business centraal gesteld wordt in onze aanpak en we ijveren voor een zo goed mogelijke dienstverlening.

Het PMO-team staat in voor de opvolging van de projectwerking. Het heeft als belangrijkste taak het professionaliseren en standaardiseren van innoverende projecten zoals Modern Workplace, Hermes3, Atlas en Cybersecurity.

Het ICT Post Coordination-team fungeert als tussenpersoon tussen ICT en alle diplomatieke en consulaire posten in het buitenland.

ICT 1: Administratief en financieel beheer

De ICT 1-teams bestaan enerzijds uit administratieve profielen, die verantwoordelijk zijn voor het HR-management, en anderzijds uit financiële profielen, die instaan voor het financiële beheer van de budgetten, overheidsopdrachten en facturatie. Zij beheren bovendien ook de budgetten die aan de posten worden toegekend. Kortom beheren zij als voorzichtig en redelijk persoon de werkingsmiddelen van ICT.

ICT 2: Cybersecurity

Daar waar ICT 1 waakt over de budgetten, waakt ICT 2 over de algemene informatieveiligheid van de FOD. Cyberveiligheid wordt dan ook steeds belangrijker in het huidig en toekomstig ICT-landschap. Daarom werd er ook het masterplan cybersecurity uitgewerkt naar aanleiding van een reeks geruchtmakende cyberinbraken door buitenlandse inlichtingendiensten om op globale wijze de cyberveerkracht van de FOD te verhogen en het hoofd te bieden aan de groeiende dreiging van cyberrisico’s. Het masterplan moet onder meer een snelle en veilige besluitvorming toelaten in crisissituaties en op termijn een kwaliteitslabel aanbieden op cybervlak om een antwoord te bieden aan de Europese Network and Information Security (NIS2) richtlijn. Op zijn beurt resulteert dit in een grotere geloofwaardigheid in de cyberveiligheid van ons land bij zowel binnenlandse als buitenlandse partners.

Binnen ICT 2 zijn er verschillende teams die elk hun expertise gebruiken om te komen tot een allesomvattende aanpak over informatieveiligheid:

• Met het Information Security Management-team stuurt en controleert ICT 2 de manier waarop IT-beveiliging binnen de FOD wordt aangepakt. Het is haar taak erop toe te zien dat de dreigingen en veiligheidsrisico’s waaraan de organisatie is blootgesteld, tijdig herkend worden en adequaat worden aangepakt.
   
• Classified Networks staat in voor de opbouw en het onderhoud van beveiligde netwerken volgens de wettelijke (inter-)nationale standaarden en levert ook advies rond beveiliging van gevoelige of geclassificeerde informatie. Zo hebben zij bijvoorbeeld de Walled Garden opgezet. Dit is een volledig afgesloten netwerk voor het uitwisselen van geclassificeerde informatie.
   
• Het Security Architecture & Engineering-team zorgt voor advies en review, en treft via risicoanalyse correcte maatregelen om mogelijke incidenten of dreigingen op voorhand te voorkomen maar ondersteunt eveneens de rechtstreekse integratie van alle veiligheidsmaatregelen en zorgt zo voor een 'security by design'-aanpak voor alle projecten.
   
• Het Cyber Security Operations Center (CSOC) bewaakt, voorkomt en reageert op de constant evoluerende dreiging binnen onze ICT-omgeving. Naast de voortdurende bewaking van onze ICT-systemen, worden ook analyses en forensische onderzoeken uitgevoerd en kwetsbaarheden in kaart gebracht. Aanbevelingen worden geformuleerd om deze kwetsbaarheden aan te pakken.
   
• Dankzij het Identity and Access Management Control Center (IMA) evolueert de FOD naar een toegangscontrolemodel gebaseerd op iemands rol. Dit zal ervoor zorgen dat je op basis van je departement en de functie die je uitvoert, één of meer rollen kan krijgen met vastgelegde toegangen naar de systemen en gegevens die je nodig hebt om je job naar behoren uit te voeren. Deze werkwijze gaat in hoge mate bijdragen tot een vlotte start van nieuwe medewerkers, aan een eenvoudiger aanvraagproces voor nieuwe toegangen, en een soepele afsluiting van toegangen voor vertrekkende collega’s.

ICT 3: Operationeel beheer

Binnen het operationeel beheer staat alles in het teken van een goede dienstverlening naar de eindgebruiker toe.

Deze dienst beheert de stock en zorgt er mede voor dat het nodige materiaal kan worden ontvangen en verzonden en dat iedere medewerker goed is uitgerust om zijn/haar job in de beste omstandigheden uit te voeren.

Ook de ServiceDesk valt onder de bevoegdheid van ICT 3. De ServiceDesk-medewerkers fungeren als eerstelijnssupport om de gebruikers zo goed en zo snel mogelijk te helpen met allerlei mogelijke incidenten. Zij zijn zowel telefonisch beschikbaar als via ons serviceplatform ServiceNow.

Specifieke incidenten of problemen worden ook opgenomen door onze technische teams. Zij werken vooral in functie van de eindgebruiker en bieden ondersteuning waar nodig, zowel op het hoofdbestuur als in de posten.

Ook biedt ICT 3 operationele ondersteuning op het gebied van printers, LAN/WAN-telefonie, Exchange en serverbeheer eenmaal in productie. Zelfs aangekochte applicaties kennen voor hen geen geheimen waardoor ICT 3 in staat is om ook voor deze applicaties updates te installeren, te troubleshooten en de nodige supportlijnen met de applicatieproviders te onderhouden.

ICT 4: Projectenbeheer

Daar waar ICT 3 zich voornamelijk focust op het operationele gebeuren eenmaal in productie, concentreert ICT 4 zich dan weer op de projectwerking. De focus van deze dienst ligt ook op de ondersteuning van de kerntaken van de FOD en naar de burger toe. Dat wil zeggen dat ICT 4 de applicaties die primordiaal zijn voor onze werking aankoopt of zelf ontwikkelt en onderhoudt.

De dienst ICT 4 staat in voor alle netwerktechnologie (netwerkkabels, routers, WiFi, firewalls, etc.) en voor de infrastructuur van servers, datacenters en de Azure cloudomgeving.

De toepassingen die door ICT 4 worden ontwikkeld vormen de ruggengraat van onze corebusiness bijvoorbeeld aanvragen visa, uitreiken paspoorten, legalisaties, bijstand aan de Belgen in het buitenland en crisisbeheer. Zij beheren die apps dan ook in twee verschillende omgevingen: de oude on-premise-omgeving en onze state-of-the-art Modern Workplace-omgeving. 

In de nieuwe Modern Workplace-omgeving worden onze huisgemaakte toepassingen aangevuld met aangekochte applicaties zoals Microsoft 365, Dynamics, Newsbox of ServiceNow. Zo beschikt de FOD over de tools die samenwerking, productiviteit, innovatie en flexibiliteit bevorderen.

Ook wordt er ingezet op Data Intelligentie om onze rapportering te kunnen baseren op feitelijke data. De rapporten en dashboards die hier uit voortvloeien, zorgen dan voor een betere monitoring van onze systemen.

ICT 5: Kennis- en documentbeheer

Kennisbeheer wordt meer en meer, terecht, gezien als een strategisch instrument binnen bedrijven en organisaties. Onze dienst Kennis- en documentenbeheer ontwikkelt bijgevolg concrete richtlijnen en advies volgens een eenduidige visie. Bovendien stimuleren zij de goede praktijken doorheen de gehele organisatie.

Het is natuurlijk belangrijk dat iedere medewerker vlot aan de nodige informatie kan komen en hiervoor zetten we in op verschillende aspecten. Enerzijds biedt de dienst boeken en abonnementen op vakliteratuur, juridische databanken en tijdschriften aan. Anderzijds wordt ook de nodige kennis en informatie ter beschikking gesteld via zowel het intranet als via de archieven.

De dienst zorgt ook voor de nodige begeleiding en ondersteuning van medewerkers bij het gebruik van onlinetools voor samenwerking en documentbeheer (SharePoint, Teams, ...) door platformen en toepassingen te creëren, problemen op te lossen, opleidingen te verzorgen, handleidingen op te stellen, enz. Deze instrumenten worden ook steeds meer aangewend om op een efficiënte en veilige manier samen te werken met andere organisaties.

De FOD Buitenlandse Zaken is een kennisorganisatie waar jaarlijks een groot aantal medewerkers van functie veranderen. Vooral met de diplomatieke beweging dreigt er telkens veel kennis verloren te gaan. Daarom zetten we dan ook sterk in op het ondersteunen en bevorderen van het proces van kennisoverdracht.