Diensten en structuur

Het hoofdbestuur van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking bestaat uit zes Directies-generaal en vijf Stafdirecties en Directies.

Stafdirectie Begroting en Beheerscontrole (B&B)

De stafdirectie Begroting en Beheerscontrole is belast met het budgettair en financieel beheer van onze FOD, zowel in België als in het buitenland. Bovendien zorgt zij ook voor de inrichting en monitoring van het intern controlesysteem.
  1. Nog steeds geldig op
  2. Laatst bijgewerkt op

Opdracht

De FOD streeft ernaar om zijn wettelijke verplichtingen over deze facturen, zoals de tijdige betaling, na te komen. Dat bevordert de goede professionele relatie met de leveranciers, waardoor de liquiditeit en het financieel beheer van de leveranciers niet negatief beïnvloed wordt. Zo worden ook eventuele verwijlinteresten en schadevergoedingen vermeden.

De FOD zal zoveel mogelijk de voorziene betalingstermijn toepassen, zoals bepaald in de wetgeving over overheidsopdrachten en de wet van 2 augustus 2002 over de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.

Intern worden procedures ontwikkeld om dat zo efficiënt, effectief en veilig mogelijk te laten verlopen. Dankzij die procedures worden bijvoorbeeld, eventuele fouten en, in extreme gevallen, fraude tijdig gedetecteerd.

Tips voor de leveranciers, die bijdragen tot een vlotte verwerking en snelle betaling van de factuur:

  • respecteer onze algemene voorwaarden;
  • vermeld altijd het bestelbonnummer op de factuur;
  • stuur enkel een factuur nadat de prestaties geleverd werden.

Bestelbonnen: Algemene voorwaarden

1. Aanvaarding van een factuur of een creditnota

Wettelijke vermeldingen

De volgende zaken moeten wettelijke vermeld worden:

  • de aard van het document dient expliciet vermeld te worden door de vermelding "factuur" of "creditnota";
  • het factuur- of creditnotanummer;
  • de referentie of gestructureerde mededeling die gebruikt dient te worden bij de betaling;
  • de documentdatum;
  • het bedrag en de monetaire eenheid;
  • het ondernemingsnummer;
  • als van toepassing, de reden van het niet ondergeschikt zijn aan de BTW of de vrijstelling van de BTW;
  • de duidelijke omschrijving van de goederen, diensten of werken;
  • de volledige identificatie van de leverancier/dienstverlener/aannemer. De volledige naam, het volledig adres, de postcode, de stad of gemeente, de naam van een contactpersoon voor de betreffende goederen, diensten of werken.
  • de volledige identificatie van de bankrekening van de leverancier/dienstverlener/aannemer: de IBAN- en de SWIFT(BIC)-code.

 

Andere formele verplichte voorwaarden

Andere formele verplichte voorwaarden zijn dat:

  • de factuur leesbaar moet zijn;
  • de factuur in 1 origineel exemplaar verzonden moet worden aan het uniek facturatieadres (zie punt III);
  • de factuur duidelijk de bestelbonnummer en de naam van de persoon die de bestelling gedaan moet vermelden;
  • een creditnota altijd moet refereren naar de originele factuur.

Als een verplichte vermelding ontbreekt of er zit een fout, dan kan de factuur onmogelijk goedgekeurd en/of betaald worden. De factuur wordt geweigerd.

 

2. Informatie met betrekking tot de FOD Buitenlandse Zaken

Facturatieadres

U kunt uw facturen als volgt sturen:

De factuur moet maar één keer gestuurd worden, in de gekozen versie.

Leveringen

De leveringen moeten aan de in de bestelbon vermelde contactpersoon geadresseerd worden.

Alle vragen met betrekking tot uw factuur kunt u sturen naar het e-mailadres einvoice@diplobel.fed.be.

Identificatienummer van de FOD Buitenlandse Zaken bij de BTW voor intracommunautaire verrichtingen: 
BE0308358149