Stafdirectie Informatie- en Communicatietechnologie

Opdracht

De stafdirectie ICT staat in voor alles wat betrekking heeft op de informatica- en telecommunicatieondersteuning van de kerntaken van de FOD Buitenlandse Zaken.

Dit betreft het ter beschikking stellen, onderhouden en tijdig vernieuwen van ICT-infrastructuur (computers en randapparatuur, laptops, servers, enz...) maar ook telecommunicatieapparatuur (telefooncentrales en telefoontoestellen, gsm, satellietinstallaties, faxtoestellen, radiomateriaal, enz...) en alles wat nodig is om het informaticamateriaal in lokale en wereldwijde netwerken met elkaar te laten communiceren.

Voorts zorgt ICT voor de nodige computerprogramma's (aangekocht of op maat gemaakt) ter ondersteuning van verschillende processen, voor de hulp aan de gebruiker (in Brussel en in de posten) via een Servicedesk en voor de veiligheid van ICT-systemen en -toepassingen. Ten slotte staat ICT in voor de verzending en de ontvangst van documenten en materiaal tussen het hoofdbestuur en de posten (de zgn. diplomatieke tas).

De stafdirectie is ook verantwoordelijk voor de ICT-ondersteuning van de diensten op het hoofdkwartier in Brussel, alsook van alle diplomatieke en consulaire posten in het buitenland.

 
Structuur

De Stafdirectie wordt geleid door de Stafdirecteur ICT.

ICT0.0: Secretariaat en Algemene Zaken

Het Secretariaat van de Stafdirectie ICT is verantwoordelijk voor het goede verloop van het proces van inkomende en uitgaande documenten, voor de administratieve afhandeling van personeelszaken (verloven, ziektemeldingen, dienstreizen) en voor de logistieke en organisatorische ondersteuning van de Stafdirectie.

ICT1: Administratief en financieel beheer, Servicedesk

ICT2: INFOSEC (Informatieveiligheid)

ICT3: Architectuur, Infrastructuur en Communicatietechnologie (ICT3)

De activiteiten van deze dienst beslaan alles wat te maken heeft met de ICT-architectuur en –infrastructuur en met communicatie in de brede zin van het woord. De dienst is onderverdeeld in 3 subsecties (ICT3.1, ICT3.2 en ICT3.3)

Technisch-administratief beheer (ICT3.1)

Architectuur, Systeembeheer, Elektronisch Berichtenverkeer, ITRH (ICT3.2)

  • Architectuur
  • Elektronisch berichtenverkeer en toegang via intranet

Netwerken, Telecommunicatie en Telefonie (ICT3.3)

  • Lokaal Netwerk (LAN)
  • Externe WAN-Netwerken
  • Beveiliging externe Wan-Netwerken en internet
  • Telecommunicatie en telefonie

ICT4: Toepassingen

ICT4 beheert de databanken, analyseert de behoeften van de gebruikers, ontwikkelt en onderhoudt de toepassingen gebruikt door de FOD en de diplomatieke posten. Deze dienst is ook verantwoordelijk voor de diverse installaties van materialen: PC’s, printers, …

Analyse, Planning, Projectmanagement (ICT4.1)

ICT4.1 is belast met de analyse en het beheer van projecten (planning), zowel nieuwe projecten als aanvragen voor aanpassing van bestaande projecten.

Ontwikkelingen (ICT4.2)

ICT4.2 ontwikkelt programma’s (toepassingen) op basis van de analyse en de planning geleverd door ICT4.1 of door “ervaren” vertegenwoordigers van de diverse Directies of door ervaren analist-programmeurs.

De voornaamste toepassingen zijn:

  • boekhouding (B&B), personeelsbeheer (P&O), beheer van de gebouwen en de logistiek (P&O), algemene agenda (alle DG’s en stafdirecties), Europese richtlijnen, de verdragen en geschillen (DGJ), visa, legalisatie en paspoorten (DGC), beheer van de tussenkomsten van ontwikkelingssamenwerking (DGD), veiligheid en protocol (P), ...
  • toepassingen in de posten worden gegroepeerd in het project «IT Consulair». Het gaat om de boekhouding, de visa (outsourcing), het beheer van de Belgen in het buitenland, de consulaire ontvangsten, de signalering, de identiteitskaarten, de paspoorten, de biometrie, ...

Webteam (ICT4.3)

Deze afdeling is (op technisch vlak) verantwoordelijk voor de site www.diplomatie.belgium.be, de sites van de posten, het intranet (collaborative sites) en het beheer van de informatie in het algemeen (centralisatie en archivering)

Database administratie (ICT4.4)

Deze afdeling beheert dagelijks de databanken en controleert ervan de coherentie.

Installatieteam (ICT4.5)

Deze afdeling beheert dagelijks de installatie van de PC’s (standaard software) en printers

(hun onderhoud inbegrepen); ze stelt ook diagnose van de pannes en is verantwoordelijk van het goed functioneren van het crisiscentrum, van de dienst legalisatie, van de opleidingszalen, van de kabinetten, …

ICT5: Verzendingsdienst

ICT5.1 Diplomatieke tas 

  • opstellen van het verzendschema met de vertrekdagen van de diplomatieke tassen zowel naar als van de posten en organisatie en opvolging van de verzendingen(routing)
  • agenda diplomatieke tas: registratie van de dienstbrieven (depêches), omzendbrieven en andere officiële correspondentie voor de posten (inbegrepen de ereconsulaten)
  • verzending materieel: beheer, controle, verpakking van materiaal (kantoorbenodigdheden, meubels, papier, ...) voor verzending naar de posten
  • loket en scanner: het aannemen van persoonlijke zendingen voor de diplomatieke tas en inning van de verzendingskosten
  • zendingen van gewest- en gemeenschapsinstellingen en maandelijkse facturatie van de verzendingskosten
  • verstrekken van inlichtingen aangaande de verzending en de inhoud van de diplomatieke tas
  • opstellen van onkostennota’s voor de persoonlijke zendingen met de diplomatieke tas die via De Post worden aangeboden en opvolging van de betalingen (evens herinneringen opstellen ingeval van niet-betaling)
  • verzending diplomatieke tassen: samenstelling, opstelling van de verzendingborderellen en koerierbrieven; verzegeling van de diplomatieke tassen
  • boekhouding: controle en in betaling stellen van de facturen voor de verzendingsdienst; aanvraag ordonnanceringskredieten; opvolging van het budget
  • inschrijven van de binnenkomende aangetekende zendingen en doorsturen naar de geadresseerden tegen aftekening voor ontvangst

ICT5.2 Andere zendingen

  • sorteerlokaal: ontvangen en sorteren van alle correspondentie en documenten, ontvangen van de diensten, de posten of via De Post en doorsturen naar hun bestemmeling via de boden van de secretariaten
  • post- en expreszendingen: verzending van correspondentie en pakjes – al dan niet aangetekend – die niet bestemd zijn voor de posten
  • sturen naar het Koninklijk Paleis voor de ondertekening door het Staatshoofd en terugzenden naar de dienst van herkomst na ondertekening
  • registratie van alle correspondentie afkomstig van buitenlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordigingen gevestigd in België en doorsturen naar de bestemmeling
  • verdeling voor het gehele departement via de secretariaten van dienstorders en dienstberichten

ICT5.3: ontvangst diplomatieke tassen en andere leveringen

  • ontvangst diplomatieke tassen vanuit de posten:
  • controle en verdeling van de inhoud van de tassen
  • klassement van de verzendingsborderellen
  • inlichtingen
  • ontvangst en registratie van leveringen van goederen voor het hoofdbestuur(bestellingen, persoonlijke pakjes en brieven, ...)

 
 Organogram van de Stafdirectie Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) (PDF, 424.69 KB)