Stafdirectie Informatie- en Communicatietechnologie

 
Opdracht

De stafdirectie ICT staat in voor alles wat betrekking heeft op de informatica- en telecommunicatieondersteuning van de kerntaken van de FOD Buitenlandse Zaken.

Dit betreft het ter beschikking stellen, onderhouden en tijdig vernieuwen van ICT-infrastructuur (computers en randapparatuur, laptops, servers, enz...) maar ook telecommunicatieapparatuur (telefooncentrales en telefoontoestellen, gsm, satellietinstallaties, faxtoestellen, radiomateriaal, enz...) en alles wat nodig is om het informaticamateriaal in lokale en wereldwijde netwerken met elkaar te laten communiceren.

Voorts zorgt ICT voor de nodige computerprogramma's (aangekocht of op maat gemaakt) ter ondersteuning van verschillende processen, voor de hulp aan de gebruiker (in Brussel en in de posten) via een Servicedesk en voor de veiligheid van ICT-systemen en -toepassingen. Ten slotte staat ICT in voor de verzending en de ontvangst van documenten en materiaal tussen het hoofdbestuur en de posten (de zgn. diplomatieke tas).

De stafdirectie is ook verantwoordelijk voor de ICT-ondersteuning van de diensten op het hoofdkwartier in Brussel, alsook van alle diplomatieke en consulaire posten in het buitenland.

 
Structuur

De Stafdirectie wordt geleid door de Stafdirecteur ICT.

ICT0.0: Secretariaat en Algemene Zaken

Het Secretariaat van de Stafdirectie ICT is verantwoordelijk voor het goede verloop van het proces van inkomende en uitgaande documenten, voor de administratieve afhandeling van personeelszaken (verloven, ziektemeldingen, dienstreizen) en voor de logistieke en organisatorische ondersteuning van de Stafdirectie.

ICT1: Administratief en financieel beheer, Servicedesk

ICT2: INFOSEC (Informatieveiligheid)

ICT3: Architectuur, Infrastructuur en Communicatietechnologie (ICT3)

De activiteiten van deze dienst beslaan alles wat te maken heeft met de ICT-architectuur en –infrastructuur en met communicatie in de brede zin van het woord. De dienst is onderverdeeld in 3 subsecties (ICT3.1, ICT3.2 en ICT3.3)

Technisch-administratief beheer (ICT3.1)

Architectuur, Systeembeheer, Elektronisch Berichtenverkeer, ITRH (ICT3.2)

  • Architectuur
  • Elektronisch berichtenverkeer en toegang via intranet

Netwerken, Telecommunicatie en Telefonie (ICT3.3)

  • Lokaal Netwerk (LAN)
  • Externe WAN-Netwerken
  • Beveiliging externe Wan-Netwerken en internet
  • Telecommunicatie en telefonie

ICT4: Toepassingen

ICT4 beheert de databanken, analyseert de behoeften van de gebruikers, ontwikkelt en onderhoudt de toepassingen gebruikt door de FOD en de diplomatieke posten. Deze dienst is ook verantwoordelijk voor de diverse installaties van materialen: PC’s, printers, …

Analyse, Planning, Projectmanagement (ICT4.1)

ICT4.1 is belast met de analyse en het beheer van projecten (planning), zowel nieuwe projecten als aanvragen voor aanpassing van bestaande projecten.

Ontwikkelingen (ICT4.2)

ICT4.2 ontwikkelt programma’s (toepassingen) op basis van de analyse en de planning geleverd door ICT4.1 of door “ervaren” vertegenwoordigers van de diverse Directies of door ervaren analist-programmeurs.

De voornaamste toepassingen zijn:

  • boekhouding (B&B), personeelsbeheer (P&O), beheer van de gebouwen en de logistiek (P&O), algemene agenda (alle DG’s en stafdirecties), Europese richtlijnen, de verdragen en geschillen (DGJ), visa, legalisatie en paspoorten (DGC), beheer van de tussenkomsten van ontwikkelingssamenwerking (DGD), veiligheid en protocol (P), ...
  • toepassingen in de posten worden gegroepeerd in het project «IT Consulair». Het gaat om de boekhouding, de visa (outsourcing), het beheer van de Belgen in het buitenland, de consulaire ontvangsten, de signalering, de identiteitskaarten, de paspoorten, de biometrie, ...

Webteam (ICT4.3)

Deze afdeling is (op technisch vlak) verantwoordelijk voor de site www.diplomatie.belgium.be, de sites van de posten, het intranet (collaborative sites) en het beheer van de informatie in het algemeen (centralisatie en archivering)

Database administratie (ICT4.4)

Deze afdeling beheert dagelijks de databanken en controleert ervan de coherentie.

Installatieteam (ICT4.5)

Deze afdeling beheert dagelijks de installatie van de PC’s (standaard software) en printers

(hun onderhoud inbegrepen); ze stelt ook diagnose van de pannes en is verantwoordelijk van het goed functioneren van het crisiscentrum, van de dienst legalisatie, van de opleidingszalen, van de kabinetten, …

ICT5 - Kennis- en documentenbeheer

De Dienst Kennis- en documentenbeheer staat in voor de organisatie en bevordering van documentenbeheer en elektronische samenwerking, voor het beheer van het archief en de bibliotheek, alsook voor de promotie en opvolging van kennisoverdracht binnen het departement. Dit vertaalt zich concreet in de volgende activiteiten.

  1. Uitwerken van richtlijnen en adviezen en stimuleren van goede praktijken in het domein van kennis- en documentenbeheer
  2. Organiseren, beheren en bewaken van de kwaliteit van het intranet en het extranet
  3. Begeleiden en ondersteunen van de collega’s bij het gebruik van on-line tools voor samenwerking en documentenbeheer (SharePoint 2013, SharePoint on-line, Yammer) door het creëren van sites en toepassingen, het oplossen van problemen, het geven van opleidingen, maken van handleidingen …
  4. Ondersteunen van het proces van verandering dat gepaard gaat bij strategische ICT-projecten
  5. Archiveren van de documenten van de FOD in functie van de archiveringsstrategie en ter beschikking stellen ervan aan externe en interne gebruikers
  6. Ter beschikking stellen van boeken en gespecialiseerde publicaties aan het personeel van de FOD (bibliotheekfunctie)
  7. Ondersteunen en promoten van het proces van kennisoverdracht (vertrekker-opvolger)

 

 Organogram van de Stafdirectie Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) (PDF, 464.74 KB)