In deze vertrouwelijkheidsverklaring leest u hoe de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking uw persoonsgegevens verwerkt.
Deze pagina kan mogelijk worden bijgewerkt. Kijk deze dus zeker af en toe na.
- Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
- Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?
- Over welke persoonsgegevens gaat het?
- Op welke gronden worden uw persoonsgegevens verwerkt?
- Aan wie worden uw persoonsgegevens doorgegeven?
- Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?
- Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
- Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die wordt vertegenwoordigd door de leden van het directiecomité die er elk voor hun directie in zetelen, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens binnen de opdrachten van de FOD.
2. Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?
Onder deze algemene vertrouwelijkheidsverklaring vallen de volgende verwerkingen van persoonsgegevens:
- de pagina's van de website van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die u raadpleegt. Bij die pagina's staat https://diplomatie.belgium.be vooraan in uw browser. Wanneer een link u naar een andere site, (online) toepassing, ander portaal of sociaal netwerk leidt, dan moet u daar nagaan onder welke voorwaarden persoonsgegevens op die diensten worden verwerkt;
- onze contactformulieren die u gebruikt;
- welke informatie u via onze nieuwsbrieven krijgt;
- de uitvoering van onze wettelijke taken of taken van algemeen belang.
3. Over welke persoonsgegevens gaat het?
We verwerken enkel persoonsgegevens:
- die noodzakelijk zijn om onze wettelijke taken of taken van algemeen belang uit te voeren;
- waarmee we uw vragen kunnen beantwoorden en/of u kunnen informeren;
- zodat u onze website probleemloos kunt gebruiken.
De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking kan de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- identificatiegegevens: familienaam, voornaam, geboortedatum, nummer van de identiteitskaart, IP-adres;
- contactgegevens: postadres, e-mailadres, telefoonnummer;
- gezinssituatie: burgerlijke staat, aantal kinderen;
- gegevens over uw contacten met ons via onze website, de telefoon, per e-mail;
- gegevens van videobewaking wanneer u naar onze kantoren komt;
- gegevens over de fysieke en/of mentale gezondheid.
4. Op welke gronden worden uw persoonsgegevens verwerkt?
De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een van de volgende gronden:
- het nakomen van een wettelijke verplichting;
- de uitvoering van een taak van algemeen belang;
- uw toestemming.
5. Aan wie worden uw persoonsgegevens doorgegeven?
Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan andere Belgische overheden (FOD's, gefedereerde overheden, gerechtelijke instanties, politiediensten ...). Dat gebeurt enkel zodat ze hun taken van algemeen belang kunnen uitvoeren of hun wettelijke verplichtingen kunnen nakomen.
Bij een geschil kunnen uw persoonsgegevens eveneens worden doorgegeven aan advocaten.
Als de persoonsgegevens niet vanwege een wettelijke verplichting of de uitvoering van een taak van algemeen belang van de ontvanger worden overgedragen of vanwege onze verdediging van onze rechten bij een rechtsvordering worden geen gegevens zonder uw toestemming doorgegeven.
Op deze pagina vindt u de overeenkomsten van gezamenlijke verantwoordelijkheid en de protocollen die voor de overdracht gelden en die moeten worden gepubliceerd.
Als de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte moet overdragen, gebeurt dat enkel op basis van een wettelijke verplichting en met de garanties die verplicht zijn volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
6. Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?
De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking moet zich zoals elke federale overheidsdienst houden aan de archiefwet van 24 juni 1955. Voor de persoonsgegevens die worden verwerkt om een wettelijke verplichting na te komen of een taak van algemeen belang uit te voeren werd een archieftabel in samenwerking met het Rijksarchief opgesteld.
Doorgaans worden uw persoonsgegevens niet langer bewaard dan nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.
Specifieke bewaartermijnen:
- uw IP-adres: 12 maanden
- cookies: 13 maanden
- uitwisselingen via het contactformulier en e-mail: 1 maand
In uitzonderlijke gevallen, zoals een juridische procedure, mogen uw persoonsgegevens langer worden bewaard.
7. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking staat garant voor de veiligheid (integriteit en vertrouwelijkheid) van uw persoonsgegevens. De gegevens worden meer bepaald beschermd tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik, verlies en ongeoorloofde wijzigingen.
Daarvoor passen we beveiligingstechnieken en -procedures toe waar we om veiligheidsredenen op deze pagina niet dieper op ingaan.
U kunt echter gerust zijn. We nemen voor de fysieke en technische infrastructuur en de organisatie de nodige maatregelen zodat we risico's adequaat kunnen afweren.
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
In overeenstemming met hoofdstuk 3 van de AVG en behoudens wettelijke uitzonderingen en afwijkingen beschikt u over verschillende rechten:
- recht op inzage en kopie:
U heeft het recht op de bevestiging dat de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking uw persoonsgegevens verwerkt. Tijdens die verwerkingsperiode kunt u de volgende informatie inzien:- de verwerkingsdoeleinden;
- rechtsgrond voor de verwerking;
- de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
- de categorieën ontvangers aan wie uw gegevens worden doorgegeven (waaronder ook afdoende garanties voor gevallen waarin uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven);
- hoelang de gegevens worden bewaard en van welke criteria daarvoor wordt uitgegaan;
- of er sprake is van een geautomatiseerde gegevensverwerking.
U heeft eveneens het recht om een kopie te krijgen van uw persoonsgegevens.
- recht op rectificatie: u heeft het recht foutieve persoonsgegevens te laten rectificeren. U mag ook vragen om onvolledige gegevens aan te vullen.
- recht op wissing: aangezien de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking uw persoonsgegevens verwerkt om zijn wettelijke verplichtingen na te komen of zijn taken van algemeen belang uit te voeren, is het recht op wissing hier niet van toepassing. Dit recht kan echter wel van toepassing zijn voor gevallen waarin u toestemming voor de verwerking moet geven.
- recht op beperking van de verwerking: u mag vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer u uw recht van bezwaar uitoefent, de juistheid van uw gegevens betwist, de verwerking onrechtmatig is of wanneer die beperking nodig is om rechten bij een rechtsvordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
- recht van bezwaar: u mag bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die verwerkt voor de uitvoering van een taak van algemeen belang. De verwerkingsverantwoordelijke mag zich echter verzetten tegen dat recht als er sprake is van dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, uw rechten en uw vrijheden of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
- recht op overdraagbaarheid: aangezien de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking uw persoonsgegevens verwerkt om zijn wettelijke verplichtingen na te komen of zijn taken van algemeen belang uit te voeren, is het recht op overdraagbaarheid hier niet van toepassing.
Voor gevallen waarin de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking uw persoonsgegevens verwerkt omdat u toestemming heeft gegeven, heeft u eveneens het recht die toestemming steeds in te trekken.
Elk verzoek om uw rechten uit te oefenen behandelen we binnen dertig kalenderdagen. Bij een complex verzoek of wanneer onze diensten veel verzoeken te verwerken krijgen, wordt die termijn met zestig dagen verlengd.
Om uw rechten uit te oefenen moet u een e-mail of brief naar onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO) sturen. U kunt worden gevraagd uw identiteit te bewijzen.
- via het contactformulier
- e-mailadres: dpo@diplobel.fed.be
- Postadres:
Federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking
Aan de functionaris voor gegevensbescherming (DPO)
Diensten van de voorzitster
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel
Als u meent dat de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de geldende reglementen heeft verwerkt, dan heeft u het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
- e-mailadres: contact@apd-gba.be
- Postadres:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel