Légalisation : informations plus approfondies

En Belgique, et ce depuis le 01/05/2018,

• les apostilles sont délivrées uniquement sous format électronique
• les légalisations peuvent quant à elles être délivrées sur papier et sous format électronique.

En vue de la délivrance des apostilles et légalisations électroniques, le service Légalisation du SPF Affaires étrangères a créé le site eLegalization, qui est seulement accessible pour les autorités partenaires (communes, notaires, SPF, chambres de commerce…) mais pas pour les particuliers.

 
1. Si votre document doit être muni d’une apostille

• Plus aucune apostille papier n’est délivrée depuis le 1er mai 2018. Les apostilles sont délivrées uniquement sous format électronique.
• Plus aucun document signé par un notaire et devant être apostillé (voir critères de recherche) ne peut être présenté aux guichets au service Légalisation du SPF Affaires étrangères. La Demande d’apostille est faite directement par le notaire via le site eLegalisation (voir point 1 ci-dessous).

Deux procédures sont possibles pour demander l’e-apostille :

1. La demande d’apostille peut être effectuée directement par l’autorité émettrice du document à la demande de la personne concernée.
   
   Le partenaire accrédité (commune, notaire, …) introduit la demande depuis le site eLegalization le paiement se fait directement en ligne et le lien vers le document apostillé est directement envoyé par e-mail au demandeur. Le délai de traitement des demandes est rapide (demande traitée dans les 48h) et n’occasionne aucun coût supplémentaire. La totalité de la procédure se fait donc en ligne et vous ne devez pas vous déplacer jusqu’aux guichets du service Légalisation du SPF Affaires étrangères.
    
2. Demande aux guichets du service légalisation (27 rue des petits Carmes à 1000 Bruxelles de 9h à 12h).
   
   Les documents comportant moins de 4 pages sont traités directement. Les documents comportant plus de 4 pages doivent être déposés et sont disponibles le lendemain.

L’apostille électronique pourra être consultée et téléchargée via le site LegalWeb à l’aide du numéro de l’apostille et de la date de délivrance de celle-ci.

 
2. Si votre document  doit être muni d’une légalisation

Après la légalisation du SPF Affaires étrangères, le document devra encore être légalisé par l’ambassade ou le consulat du pays de destination.

Veuillez donc d’abord vérifier si l’ambassade étrangère ou la consulat étranger accepte ou pas la légalisation électronique.

• Si oui, l’autorité émettrice du document (commune, notaire, …) peut introduire la demande depuis le site eLegalization, comme pour l’e-apostille, et vous recevrez par mail le lien vers le document légalisé.

• Si non, vous pouvez toujours demander une légalisation sur papier en vous rendant aux guichets du service Légalisation du SPF Affaires étrangères (27 rue des petits Carmes 1000 Bruxelles de 9h à 12h).