Belg in het buitenland

1. Een nieuwe paspoort aanvragen
2. Prijs en leveringstermijn
3. Andere aanvraagmogelijkheden
4. FAQ
5. Bewaring van gegevens

Als u in het buitenland verblijft, is het aanvragen van een nieuw biometrisch paspoort soms lastig omdat het vaak ver reizen is om biometrische gegevens te laten registreren.

De paspoortaanvrager moet aanwezig zijn
Iedere burger moet zijn paspoort persoonlijk bij de ambassade of het consulaat aanvragen (vanaf de leeftijd van 6 jaar).

Bereid uw paspoortaanvraag voor
Op deze website vindt u de formulieren voor een paspoortaanvraag alsook de andere aanvraagmogelijkheden.

1. Een nieuw paspoort aanvragen

De procedure die u dient te volgen hangt af van de leeftijd van de persoon die een paspoort nodig heeft.

Kinderen jonger dan 6 jaar

1. Druk het paspoortaanvraagformulier voor kinderen jonger dan 6 jaar af en vul in.
2. Voeg hierbij een pasfoto van het kind - in kleur en zonder nietjes.
3. Stuur dit alles op naar de consulaire post waar het kind is ingeschreven.

In bepaalde gevallen kan de post u enkele bijkomende documenten vragen vooraleer het paspoort af te leveren.

 
Volwassenen en kinderen ouder dan 6 jaar

1. Druk het paspoortaanvraagformulier voor volwassenen en kinderen ouder dan 6 jaar af en vul in.
2. Stuur dit formulier op naar de consulaire post waar u ingeschreven bent (of het kind ingeschreven is). Een foto is niet nodig. In bepaalde gevallen kan de post u enkele bijkomende documenten vragen vooraleer het paspoort af te leveren.
3. Wacht op het akkoord van de post waar u ingeschreven bent om een afspraak te maken om uw handtekening en uw biometrische gegevens te registreren, namelijk:

• Een foto van uw gezicht, op de post genomen (vanaf 6 jaar). Indien u over een recente kleurenfoto beschikt, aarzel dan niet deze mee te brengen. Wij geven de voorkeur aan foto’s die ter plaatse worden genomen maar in uitzonderlijke gevallen kan een foto ingescand worden.
• Digitale vingerafdrukken van 2 vingers (vanaf 12 jaar).

U kunt uw biometrische gegevens op verschillende plaatsen laten registreren (zie Andere mogelijkheden hieronder).

 
U bent in geen enkele consulaire post ingeschreven?

Sinds de inwerkingtreding van het Belgisch Consulair Wetboek op 15 juni 2014, kunt u niet langer een gewoon biometrisch paspoort (met een geldigheidsduur van 7 jaar, 5 jaar voor minderjarigen) verkrijgen bij een Belgische vertegenwoordiging in het buitenland. Indien u nog steeds in een Belgische gemeente bent ingeschreven, moet u bij uw gemeente een biometrisch paspoort aanvragen.

Indien noodzakelijk, kunt u echter een voorlopig paspoort (met een geldigheidsduur van maximaal 1 jaar) aanvragen bij een Belgische vertegenwoordiging in het buitenland.
 

2. Prijs en leveringstermijn

U moet uw paspoort betalen in de plaatselijke valuta bij de consulaire post waar u uw aanvraag registreert omdat alleen deze post de exacte prijs (afhankelijk van de wisselkoers) kan berekenen.

De paspoorten die door onze ambassades en consulaten worden afgegeven, hebben steeds dezelfde prijs in euro, ongeacht de plaatselijke valutakoers. Deze prijs varieert afhankelijk van:

1. het aantal pagina’s (34 of 66)
2. de leeftijd van de aanvrager (minderjarig/meerderjarig).

De prijs omvat:

• een federale taks (behalve bij paspoorten voor kinderen jonger dan 18 jaar),
• de productiekosten (afhankelijk van het aantal pagina’s van het paspoort),
• de kosten voor de internationale levering, van de producent naar de ambassade of het consulaat.

 
Wanneer en hoe ontvangt u uw paspoort?

Uw paspoort is binnen de tien werkdagen bij de consulaire post waar u uw aanvraag hebt geregistreerd.

Als u dit bij de registratie hebt gevraagd, kan de consulaire post het paspoort per post toesturen. Dit gebeurt op uw verantwoordelijkheid en kosten.

U kunt uw paspoort natuurlijk zelf afhalen of daartoe een volmacht geven. U kunt hiervoor gebruikmaken van het door de consulaire post gebruikte model of van het document hieronder.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de post waar u uw aanvraag registreert.

Bij een paspoortaanvraag bij een andere consulaire post of een Belgische gemeente, wordt die automatisch doorgestuurd naar uw post van inschrijving voor akkoord. De leveringstermijn begint maar te tellen na goedkeuring (in het informaticaprogramma) van uw post.

U vindt alle informatie over prijzen en leveringstermijnen van de Belgische gemeentebesturen hier.
 

3. Andere aanvraagmogelijkheden

Zowel op de FOD Buitenlandse Zaken als in onze diplomatieke en consulaire posten zijn we ons wel bewust van de problemen die voor sommigen onder u, die in het buitenland wonen, voortkomen uit de verplichting uw paspoort in eigen persoon aan te vragen. Dit is jammer genoeg de prijs die moet betaald worden om te kunnen beschikken over een nog veiliger paspoort dat voldoet aan de eisen van Europa.

Binnen de grenzen van de wettelijke en technische middelen waarover wij beschikken stellen wij u evenwel meerdere kosteloze alternatieven voor.

3.1. Vraag uw paspoort waar u wil

Volwassenen en kinderen ouder dan 6 jaar moeten zich persoonlijk aanmelden in de consulaire post om hun handtekening, foto (vanaf 6 jaar) en vingerafdrukken (vanaf 12 jaar) te laten registreren.

Als u bij een consulaire post bent ingeschreven, kunt u voor de aanvraag van een paspoort op verschillende plaatsen terecht:

• Bij de consulaire post waarbij u bent ingeschreven
• Bij elke andere Belgische consulaire post (stad waar u werkt, waar u de vakantie doorbrengt, …)
• Bij een gemeentebestuur in België:
  • De laatste gemeente waarbij u in België was ingeschreven;
  • Of de gemeente waar u geboren bent (indien u nooit in België hebt gewoond);
  • Of een gemeente naar keuze (indien u nooit in België hebt gewoond en niet in België bent geboren).
• Ter gelegenheid van de dienstreis van een consul met een “mobiele kit” in uw regio. Enkele posten beschikken over mobiele biometrische apparatuur waarmee ze geregeld naar ver van de post gelegen gebieden met een grote Belgische gemeenschap reizen. De dienstreizen worden op voorhand op de website, in de nieuwsbrief of per mail aangekondigd. 

Sinds 1 januari 2018 werken alle Belgische consulaire posten en alle gemeentebesturen met hetzelfde programma voor paspoortaanvragen. Het is dus niet langer nodig dat u vooraf de toestemming van de post waarbij u bent ingeschreven, vraagt voor de registratie van uw aanvraag in een andere post of bij een Belgisch gemeentebestuur.

Na de controle van uw aanvraag in het programma, geeft de post waarbij u bent ingeschreven via elektronische weg de toestemming voor de productie van uw paspoort. Als zich een probleem stelt, zal de post contact met u opnemen over de aanvraag. De levertermijn loopt dus vanaf het ogenblik waarop uw post de aanvraag goedkeurt.

Het paspoort wordt afgegeven door de post of de gemeente waar u de aanvraag hebt gedaan.

3.2. Laat uw biometrische gegevens afnemen vooraleer u deze nodig heeft voor een nieuw paspoort

U bent toevallig voor het werk of in uw vrije tijd in de stad waar uw eigen of om het even welke consulaire post gelegen is maar u heeft nog niet onmiddellijk een nieuw paspoort nodig. U kan van de gelegenheid gebruik maken om uw biometrische gegevens te laten registreren. In dit geval maakt u gebruik van de "preregistratie":

1. Druk het formulier verzoek tot pre-registratie af, vul het in en stuur dit samen met een recente pasfoto naar de post waar u ingeschreven bent.

2. Wacht op het akkoord van uw post van inschrijving en maak dan een afspraak voor een gratis pre-registratie in de post van uw keuze:

• uw handtekening (vanaf 5 jaar)
• uw foto (vanaf 5 jaar)
• de vingerafdrukken van 2 van uw vingers (vanaf 11 jaar).

3. Vanaf het moment van de pre-registratie, heeft u 1 jaar om uw effectieve paspoortaanvraag per post op te sturen naar de consulaire post waar u ingeschreven bent. U moet dit paspoort pas betalen op het moment dat u overgaat tot een effectieve paspoortaanvraag (er is geen meerkost omdat u gebruik maakt van de pre-registratie, de prijs van het paspoort blijft hetzelfde).

De pre-registratie is niet mogelijk in België. 
 

4. FAQ

4.1. Waarom moet ik naar de ambassade of het beroepsconsulaat gaan, terwijl er vlakbij een ereconsul is?

Het is de bedoeling paspoorten af te geven die door alle derde landen worden erkend en die het reizen vergemakkelijken. Het best bereiken we dit door onze ambassades en beroepsconsulaten de exclusiviteit ter zake te geven. België heeft net als tal van andere Europese landen ervoor gekozen de ereconsulaten niet uit te rusten met de apparatuur die nodig is voor het afnemen van biometrische gegevens.

4.2. We hebben 3 kinderen tussen 2 en 10 jaar die geen vingerafdrukken moeten laten afnemen en we wonen op 500 km van het consulaat. Moeten we de kinderen toch meenemen om de paspoorten aan te vragen?

Enkel kinderen van 6 jaar of ouder moeten bij het indienen van de paspoortaanvraag aanwezig zijn. Van kinderen jonger dan 12 jaar worden geen vingerafdrukken afgenomen, maar van kinderen vanaf 6 jaar wordt wel een foto genomen en ze moeten hun paspoort ondertekenen. Ze moeten dus aanwezig zijn. Hou ook rekening met de rubriek Andere mogelijkheden (boven) en met de mededelingen van uw ambassade of consulaat.

4.3. Mijn paspoort is nog geldig. Mag ik het nog gebruiken?

Absoluut. Het blijft zonder beperkingen geldig tot de vervaldatum.

4.4. Waar worden mijn biometrische gegevens bewaard?

Al uw biometrische gegevens worden opgeslagen in de chip van uw paspoort. Deze bevindt zich in de achterflap van uw paspoort.

Wanneer u een paspoort aanvraagt, bewaren we uw gegevens gedurende 3 maanden. Dit laat ons toe het paspoort te produceren maar vermijdt ook dat  u naar uw post moet terugkeren indien u bij aankomst van het paspoort een fout ontdekt. Na 3 maanden worden uw gegevens vernietigd.

Op uw vraag kunnen we uw gegevens echter gedurende 7 jaar bewaren. In geval van een administratieve of productiefout, van verlies of diefstal, kunnen we een duplicaat van uw paspoort produceren (met dezelfde geldigheidsdatum dan uw oorspronkelijk paspoort) zonder dat u naar uw consulaire post hoeft terug te keren. Voor meer informatie, raadpleeg de rubriek Bewaring van uw gegevens hieronder.

4.5. Ik heb gevraagd mijn gegevens 7 jaar te bewaren. Kunnen deze worden gebruikt wanneer mijn huidig paspoort vervalt en ik een nieuw nodig heb?

Neen, de Europese regelgeving laat dit niet toe. Bij elke nieuwe paspoortaanvraag, moet u zich persoonlijk aanmelden zodat we opnieuw de biometrische gegevens kunnen registreren.

We kunnen de bewaarde gegevens enkel gebruiken om een duplicaat van uw paspoort te produceren in geval van een administratieve fout, productiefout, verlies of diefstal. Dit duplicaat heeft dezelfde geldigheidsdatum dan uw oorspronkelijk paspoort.

4.6. Mijn paspoort is gestolen. Ik heb gevraagd mijn gegevens gedurende 7 jaar te bewaren en ik wil deze nu gebruiken voor de aanvraag van een duplicaat. Waarom moet ik de volledige prijs van een nieuw paspoort betalen als het nieuwe (duplicaat) nog maar twee jaar geldig is?

Omdat de administratieve kosten en productiekosten voor elk paspoort dezelfde zijn, of het nu gaat om een nieuw paspoort van 7 jaar (5 jaar voor minderjarigen) of een duplicaat met een kortere geldigheidsduur.

in tegenstelling tot veel andere landen, gaan wij akkoord met een bewaring van de biometrische gegevens gedurende 7 jaar. Dit is een dienstverlening die enkel in België wordt aangeboden om tegemoet te komen aan een burger die een paspoort heeft verloren of van wie zijn paspoort werd gestolen. Vroeger werd deze persoon verplicht terug te keren naar zijn post om een nieuw betalend paspoort aan te vragen, zelfs indien het gestolen/verloren paspoort nog een lange geldigheidsduur had. Met het huidige systeem kan deze burger nu kiezen wat hem/haar het beste uitkomt. Het is een afweging tussen de resterende geldigheidsduur en het ongemak om zich opnieuw naar de post te verplaatsen. Indien het paspoort nog 4 jaar geldig is, is het waarschijnlijk goedkoper een duplicaat aan de volle prijs te betalen dan zich naar de post te verplaatsen om een nieuw paspoort met 7 jaar (5 jaar voor minderjarigen) geldigheid aan te vragen.

4.7. Ik heb een pre-registratie gedaan maar ik ben het aanvraagformulier dat men mij toen heeft meegegeven verloren. Hoe kan ik een paspoort aanvragen en gebruik maken van de gegevens van mijn pre-registratie?

Vul in dit geval het Noodaanvraagformulier in en stuur dit op naar de consulaire post waar u momenteel bent ingeschreven.
 

5. Bewaring van gegevens

Verplichte bewaring gedurende 3 maanden

Wanneer u een paspoort aanvraagt, zijn wij verplicht uw gegevens gedurende 3 maanden te bewaren in de database “Productie van paspoorten", wat het mogelijk maakt :

1. Uw paspoort aan te maken.
2. Onmiddellijk een nieuw paspoort aan te maken in geval van een productiefout of een administratieve fout. U hoeft dan niet terug te komen om nieuwe gegevens te laten registreren. 

Een facultatieve bewaring van 7 jaar

Enkel op uw vraag mogen wij uw gegevens gedurende 7 jaar bewaren.

Deze bewaring laat ons toe om een duplicaat van uw paspoort te laten maken zonder dat u naar uw post hoeft terug te keren om opnieuw uw gegevens te laten registreren. Dit kan uiteraard enkel in een aantal zeer specifieke gevallen:
 

Paspoort verloren, gestolen of met een fout of gebrek?

Contacteer in dit geval de consulaire post waar u bent ingeschreven.

Er wordt samen met u bekeken welke stappen zijn aangewezen. 

Verdere informatie over de verwerking van uw gegevens door de FOD, staat in onze Privacyverklaring.