Legalisatie van documenten

Voorafgaande wettiging

Doorgaans moet uw document eerst door de bevoegde Belgische instantie gewettigd worden vooraleer de FOD Buitenlandse Zaken de legalisatie/apostille kan aanbrengen voor gebruik in het buitenland. Hiervoor is het van uiterst belang dat u controleert of dit van toepassing is, alvorens u zich bij ons kunt aanmelden. Zo vermijdt u onnodige verplaatsingen. 

Belgische burgers kunnen online een legalisatie of apostille aanvragen voor akten van de burgerlijke stand of uittreksels uit het bevolkingsregister via eLegalisation.

Weet dat voor andere documenten veel aanvragen rechtstreeks verlopen via de instantie die het document in België afleverde. 

Via deze simulator kunt u advies opzoeken voor uw specifieke situatie en land van bestemming.

Adres en openingsuren

Adres van de loketten: Karmelietenstraat 27, 1000 Brussel.

De toegang tot de dienst legalisatie is enkel op afspraak, elke werkdag van 9u tot 12u30. Een afspraak maken is noodzakelijk en kan enkel via deze afsprakenpagina.

Voor documenten afgeleverd in het buitenland, kunt u zich informeren via onze Belgische ambassades en consulaten ter plaatse. U vindt hun websites en contactinformatie op de pagina Ambassades en consulaten.

Praktische informatie

• Als u een document wilt legaliseren/apostilleren dat voorzien is van een elektronische handtekening en/of uitgegeven is in elektronisch formaat (DABS/BAEC, vertaling, enz.): De autoriteit die het elektronische document afgeeft (de gemeente, de vertaler of de notaris, voorbeeld) kan uw verzoek rechtstreeks bij ons indienen via de website eLegalization.
• Sinds 1 mei 2018 worden er geen papieren apostilles meer uitgegeven. Apostilles worden alleen elektronisch uitgegeven.
• Legalisaties worden standaard digitaal afgehandeld, maar het is mogelijk om de legalisatiesticker op papier op afspraak bij onze balies op te halen. Als u de elektronische versie al hebt, hoeft u niet nogmaals te betalen.
• Elk door een persoon ondertekend document moet betrekking hebben op een persoon met de Belgische nationaliteit of op een buitenlandse burger die officieel in België verblijft.
• Er kunnen geen door een notaris ondertekende documenten die een apostille vereisen (zie zoekcriteria) meer worden voorgelegd aan de loketten of per post worden opgestuurd naar de dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken. De apostille-aanvraag wordt rechtstreeks door de notaris gedaan via de site van eLegalization.

Wat is een legalisatie? Wat is een apostille? Is dat voor elk document nodig?

Door de legalisatie of apostille wordt uw Belgisch document bruikbaar in het buitenland, en uw buitenlands document in België. Een apostille is een soort legalisatie. 

Verschillende factoren bepalen of u een legalisatie of apostille nodig hebt.

Welke kosten zijn verbonden aan een legalisatie of apostille?

De prijs voor een legalisatie of apostille is steeds 25 euro per document. Aan de consulaire loketten zijn enkel elektronische betalingen mogelijk.

Hoe snel kan ik een legalisatie of apostille krijgen voor een in België afgeleverd document?

• Uw aanvraag aan het loket in Brussel wordt meteen behandeld indien u -of een persoon van uw keuze- zich met het originele, in België afgeleverde, document van maximaal 4 bladzijden aanmeldt (opgelet: documenten van notarissen enkel online, zie verder).
• Documenten van meer dan 10 bladzijden die aan het loket worden voorgelegd, zijn de daaropvolgende werkdag beschikbaar.
• Online aanvragen kunnen ingediend worden door de bevoegde Belgische instantie die het document afleverde , indien die al geaccrediteerde partner is van de dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken (bv. gemeenten, FOD, andere), en worden binnen de 48u behandeld. Verzoeken van notarissen worden binnen 5 werkdagen verwerkt.

Wie mag mijn document, dat afgeleverd werd in België, aan het loket aanbieden? Is een volmacht nodig?

Als u iemand vraagt om zich in uw plaats met een document aan te melden, is daar geen volmacht voor nodig. Om het even wie kan zich met het document aanmelden.

De enige uitzondering is de volgende: indien u de legalisatie vraagt van uw eigen handtekening, dient u zelf aanwezig te zijn.

Moet het te legaliseren/apostilleren document vertaald zijn?

Het te legaliseren/apostilleren document moet opgesteld zijn in een van volgende talen: Frans, Nederlands, Duits, Engels, Spaans, Italiaans of Portugees.

Is het document opgesteld in een andere dan bovenvermelde talen? In dat geval moet het originele document vergezeld zijn van een beëdigde vertaling. Meer informatie vindt u op de website van FOD Justitie

Let op: de documenten opgesteld in een vreemde taal die bestemd zijn voor gebruik in België moeten vertaald worden naar een van onze landstalen.

Bent u een “partner” (gemeentes, notarissen, FOD’s, andere openbare instanties) van onze dienst Legalisatie?

U vindt alle nuttige informatie via eLegalisation.

Zoekt u meer informatie over de materie legalisaties?

Zie onze rubriek over deze kwesties
 

Contact

Heeft u de info voor uw specifieke vraag niet teruggevonden op de website? Dan kunt u uw vragen stellen per e-mail. Voor een correcte en efficiënte behandeling van uw dossier is het noodzakelijk dat u alle relevante informatie verstrekt. U kunt deze informatie bezorgen via het e-mailadres elegalisation@diplobel.fed.be.

De dienst is telefonisch niet bereikbaar.