Legalisatie van documenten

e-apostille / e-legalisatie

Sinds 01/05/2018 worden

  • apostilles ALLEEN MAAR op elektronische manier afgegeven. 
  • de legalisaties kunnen afgegeven worden op papier en elektronisch.

Voor de afgifte van de elektronische apostilles en legalisaties heeft de dienst Legalisatie van FOD Buitenlandse Zaken de site eLegalization (https://elegalisation.diplomatie.be) gecreëerd, die alleen maar voor de erkende officiële partners toegankelijk is (gemeenten, notarissen, FOD,…) en niet voor particulieren.

 
1/ ALS UW DOCUMENT MOET GEAPOSTILLEERD WORDEN

AANDACHT!

  • Geen enkele apostille wordt nog afgegeven op papier sinds 1 mei 2018. De apostilles worden ALLEEN MAAR op elektronische manier afgegeven.
  • Geen enkel DOCUMENT GETEKEND DOOR EEN NOTARIS, waarvoor een apostille gevraagd wordt (zie ‘zoekcriteria’), kan ingediend worden aan de loketten van de dienst Legalisatie van FOD Buitenlandse Zaken. Die AANVRAGEN MOETEN GEBEUREN DOOR DE NOTARIS VIA DE SITE elegalization (zie punt 1 hierboven).

TWEE procedures mogelijk voor aanvraag van e-apostille

  1. De aanvraag kan rechtstreeks gebeuren door de overheid die het document uitgegeven heeft, op verzoek van de betrokken persoon

    De erkende, geaccrediteerde partner (gemeenten, notaris,…) dient de aanvraag in via de site eLegalization (https://elegalisation.diplomatie.be). 

    De betaling gebeurt rechtstreeks online en de ‘link’ naar het geapostilleerde document wordt rechtstreeks gestuurd met een email aan de aanvrager. De behandelingsduur van de aanvragen is kort (binnen 24 uur normaliter) en brengt geen enkele bijkomende kostprijs met zich. De volledige procedure kan online gebeuren en u dient zich niet te verplaatsen naar de loketten van de dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken. 

    Meer informatie op https://elegalisation.diplomatie.be - rubriek “meer info”
     
  2. Aanvraag aan de loketten van de dienst Legalisatie (Karmelietenstraat 27, 1000 Brussel, vanaf 9u tot 12 u). Bij voorkeur op afspraak! 

    De documenten van MINDER DAN 4 (vier) pagina’s worden onmiddellijk behandeld. De documenten die meer dan 4 pagina’s omvatten, dienen gedeponeerd te worden en zijn beschikbaar voor afhaling de daaropvolgende werkdag.

De apostille kan geconsulteerd en gedownload worden via de site  https://legalweb.diplomatie.be door middel van het nummer van de apostille én de datum van aflevering van diezelfde apostille.

 
2/ ALS UW DOCUMENT MOET GELEGALISEERD WORDEN

Indien uw document dient voorzien te worden van een legalisatie, dient uw document ook nog gelegaliseerd te worden door de ambassade of het consulaat van het land van bestemming.

Gelieve dus eerst na te gaan of die vreemde ambassade of dat vreemde consulaat de digitale legalisatie kan aanvaarden.  

  • zo ja, mag de overheid die het document heeft afgegeven de aanvraag van legalisatie via de site eLegalization (https://elegalisation.diplomatie.be) indienen, op verzoek van de betrokkene, zoals voor de e-apostille. U zal per mail de link naar het gelegaliseerde document ontvangen.
  • zo niet, kunt u steeds een legalisatie op papier verkrijgen aan de loketten van de dienst Legalisatie (Karmelietenstraat 27, 1000 Brussel, vanaf 9u tot 12 u). Bij voorkeur op afspraak!

 

U bent welkom zonder afspraak van 9 u. tot 12 u. iedere werkdag. 

Wij raden u aan een afspraak te maken om wachttijden aan het loket te vermijden.

Vanaf 1 juli 2018 kan op woensdag enkel nog op afspraak!

Online een afspraak maken met de dienst Legalisatie met een vraag voor een legalisatie/Apostille, is eenvoudig, snel en efficiënt! U maakt een afspraak via onze website en biedt u aan bij onze loketten 5 minuten vóór het vastgelegde tijdstip. U staat niet langer in de rij: niet voor een volgnummer, en evenmin voor de toegang tot het loket.

Maak uw afspraak hier!!

Voor alle duidelijkheid: ook zonder afspraak wordt u bediend aan onze loketten.

 
Geen betaling in baar geld meer aan de consulaire loketten

Sinds 1 juli 2015 aanvaarden de consulaire loketten van de FOD Buitenlandse Zaken geen enkele betaling in contant geld meer. Lees meer...


 
Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere. Veel documenten moet u daarom eerst laten legaliseren, om ze over de grens te kunnen gebruiken.

De legalisatie slaat op de controle van de oorsprong van een document. Legalisatie is een officiële bevestiging dat de handtekening van de ambtenaar die een document ondertekende, of het zegel of de stempel op het document, echt is.

Niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf wordt gelegaliseerd maar bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserend ambtenaar gelegaliseerd. Elke handtekening, elk zegel of elke stempel wordt gelegaliseerd door diegene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening, het zegel of de stempel kent. Dit verklaart waarom vaak verscheidene legalisaties - in een welbepaalde volgorde - nodig zijn.

Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren. Een groot aantal landen is aangesloten bij het “Apostilleverdag” van Den Haag van 5 oktober 1961. Er is dan maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel.


Vragen en antwoorden over legalisatie van documenten:

  1. Hoe Belgische documenten legaliseren voor gebruik in het buitenland?
  2. Hoe buitenlandse documenten legaliseren voor gebruik in België?
  3. Hoe buitenlandse documenten legaliseren voor gebruik in het buitenland?
  4. Moet het te legaliseren document opgesteld zijn in het Frans, het Nederlands of het Duits?
  5. Wat als legalisatie onmogelijk is?
  6. Kan ik mijn gelegaliseerde buitenlandse akte laten overschrijven in België?


Voor de legalisatie vanuit het buitenland kunt u ook steeds de website raadplegen van onze vertegenwoordiging ter plaatse: Belgische ambassades en consulaten in het buitenland.

Om uw vraag te verfijnen, kunt u ook de 'Zoekcriteria' gebruiken.

Legalisatie van digitale documenten (zie ook: omzendmail van 17/05/2017 naar de Belgische gemeenten)