Bezoeken & Evenementenbeheer (P2)

Er zijn vier soorten bezoeken met elk specifieke kenmerken. De Zendstaat dient de Directie Bezoeken en Evenementenbeheer van het Protocol (visits.protocol@diplobel.fed.be) zo spoedig mogelijk per verbale nota in kennis te stellen van het bezoek van hoogwaardigheidsbekleders aan ons land alsook van het gedetailleerde programma. Op basis van deze informatie worden het type ontvangst en het type veiligheidsvoorzieningen bepaald.

 
1. Staatsbezoeken

Een staatsbezoek is een officieel bezoek van een staatshoofd aan België op uitnodiging van Zijne Majesteit de Koning. Dergelijke inkomende bezoeken worden maximaal twee keer per jaar georganiseerd. De Directie P2 (Bezoeken en Evenementenbeheer) bereidt een gedetailleerd programma voor, in nauwe samenwerking met de diensten van het Koninklijk Paleis en met de ambassade van de Zendstaat in Brussel.

Een staatsbezoek duurt 1 à 3 dagen en omvat doorgaans een officiële ontvangst- en afscheidsplechtigheid en een galadiner in het Kasteel van Laken of in het Koninklijk Paleis dat wordt aangeboden door Hunne Majesteiten de Koning en de Koningin. Ook kan een bezoek aan een Belgische provincie worden georganiseerd.

 
2. Officiële bezoeken

Een officieel bezoek is een bezoek van een staatshoofd of regeringsleider op uitnodiging van de Belgische Eerste Minister. Ook het bezoek van een Minister van Buitenlandse Zaken op uitnodiging van zijn Belgische ambtgenoot wordt als een officieel bezoek beschouwd. Een officieel bezoek duurt 1 à 2 dagen.

Het gedetailleerde programma wordt voorbereid en uitgevoerd door de directie P2, in nauwe samenwerking met de ambassade van de Zendstaat in Brussel.  

Een officieel bezoek bestaat hoofdzakelijk uit contacten met de leden van de Belgische regering. In de mate van het mogelijke wordt het Staatshoofd ontvangen door Zijne Majesteit de Koning.

Een officieel bezoek omvat doorgaans een officiële ontvangstplechtigheid, een onderhoud met de Belgische Eerste Minister en een officiële lunch of een officieel diner aangeboden door de Eerste Minister (of door de Minister van Buitenlandse Zaken aan zijn ambtgenoot). Ook kan een bezoek aan een Belgische provincie worden georganiseerd.

Bij een officieel bezoek wordt het Staatshoofd bij zijn aankomst steeds verwelkomd door het Protocol van de FOD Buitenlandse Zaken en door het Protocol van het Ministerie van Defensie (militaire erehaag).

 
3. Werkbezoeken

Een werkbezoek is een bezoek van een buitenlandse hoogwaardigheidsbekleder op initiatief van een buitenlandse instantie. Op de agenda van werkbezoeken staan meestal gesprekken bij de internationale instellingen waarvan de zetel in Brussel is gevestigd. Het bezoek kan ook uitsluitend gericht zijn op bilaterale contacten met de Belgische regering. Vaak gaat het om een combinatie van beide.

De Directie P2 (visits.protocol@diplobel.fed.be) moet zo spoedig mogelijk per verbale nota in kennis worden gesteld van het bezoek. Eventuele verzoeken voor een onderhoud met ZM de Koning, de Eerste Minister of de Minister van Buitenlandse Zaken worden aan hetzelfde e-mailadres gericht. Voor een werkbezoek organiseert het Protocol van de FOD Buitenlandse Zaken geen ontvangst. Deze moet door de ambassade worden georganiseerd. Wel kan het Protocol van de FOD Buitenlandse Zaken het vip-salon van Brussels Airport vrij ter beschikking stellen voor een bepaalde categorie hoogwaardigheidsbekleders. De diplomatieke zendingen moeten hiertoe een reservering maken.

 
4. Privébezoeken

Een privébezoek bestaat uit een privéverblijf in België. De diplomatieke zending kan een beroep doen op de Directie Protocol (P2) om de veiligheid te garanderen van een Staatshoofd of Regeringsleider tijdens een privébezoek aan België. Dit is enkel mogelijk als de Directie P2 ten minste drie werkdagen op voorhand het gedetailleerde programma krijgt toegezonden via het e-mailadres visits.protocol@diplobel.fed.be. Er is geen ontvangst op de luchthaven. Verdere informatie staat in de protocolgids.